آرشیو اسناد و مدارک
آرشیو اسناد و مدارک چیست؟
بایگانی
وقتی کلمه بایگانی را می شنوید، احتمالا یک کتابدار در کنار کتابهای باستانی یا کسی که مقالات تاریخی را با دستکش های سفید در دست جابجا میکند در ذهنتان مجسم می شود. مستندات و بایگانی جنبه های مهم در کسب و کار است. حتی مشاغل کوچک که دارای مالکیت اختصاصی هستند نیز دارای اسناد مهم می باشند. که باید به طور ایمن سازماندهی و ذخیره شوند.
بسته به صنعت شما، ممکن است الزامات قانونی در مورد اینکه چه اسناد، داده ها و اطلاعات مشتری باید نگهداری شود و چه زمانی باید نابود شود، وجود داشته باشد.
بایگانی اسناد به فرآیند قرار دادن اسناد در فضایی مناسب نیاز دارد تا آنها را ذخیره کنند. دلایل مختلفی برای بایگانی اسناد وجود دارد، از جمله:
- به دلایل مالیاتی باید اسناد را نگه دارید، اما بعید به نظر می رسد که در آینده نزدیک به آنها مراجعه کنید.
- نیاز به ثبت و نگهداری سابقه و سندی از سابقه کار خود دارید.
- برای تحقق الزامات قانونی باید اسناد را نگه دارید.
- سند و سابقه همکاری خود با مشتریان را ، بمنظور ادامه همکاری در آینده حفظ می کنید.
- بایگانی یا آرشیو اسناد و مدارک اغلب به ذخیره اسناد فیزیکی اطلاق می شود ، اما می تواند برای ذخیره داده ها نیز مورد استفاده قرار گیرد.
- از آنجا که مشاغل بیشتر از الگوی بدون کاغذ استفاده می کنند ، بایگانی داده ها بخش مهمی از اسناد و استراتژی بایگانی است.
- بسیاری از مشاغل به جای نگهداری اسناد کاغذی ، اسناد کاغذ قدیمی خود را اسکن می کنند
- و سپس آنها را به صورت دیجیتال آرشیو (بایگانی) می کنند.
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
یک سیستم مدیریت اسناد یک رویکرد سازمان یافته برای تشکیل، ذخیره و بایگانی اسناد شما است. برخی از مشاغل از این اصطلاح برای اشاره به سازمان دیجیتال و بایگانی استفاده می کنند. یک سیستم مدیریت اسناد می تواند به موارد زیر مراجعه کند:
- سیاست ها و دستورالعمل های مربوط به سازماندهی اسناد ، ذخیره سازی و بایگانی.
- برنامه یا برنامه خاصی که شما برای سازماندهی و ذخیره اسناد استفاده می کنید.
- سرویس های شخص ثالث (معروف به خدمات مدیریت اسناد) که به نمایندگی از مشاغل شما با ذخیره و بایگانی اسناد اداره می شوند.
- بسیاری از مشاغل کوچک باید با اسناد کاغذی و دیجیتالی سروکار داشته باشند ،
- بنابراین هر سیستمی که آنها پیاده سازی کنند باید سیاستها و دستورالعملهای مربوط به انواع اسناد را در بر بگیرد.
چرا آرشیو اسناد و مدارک (اسکن اسناد و مدارک) مهم است؟
- بایگانی اسناد از این جهت اهمیت دارد که به شما امکان می دهد اسناد مهم برای تجارت را حفظ و سازماندهی کنید. ایجاد سیستمی برای نگهداری اسناد به شما و کارمندانتان امکان می دهد اسناد را به سرعت و به راحتی پیدا کنید. به همان میزان مهم ، این امکان را به شما می دهد تا به راحتی توصیه های مربوط به حفظ اسناد تجاری را رعایت کنید.
- مهمترین اسناد ، مانند اظهارنامه مالیات بر درآمد کسب و کار شما و اسناد پشتیبان آنها ،
- دفترچه راهنمای کسب و کار ، چک های لغو شده ، صورت های حساب بانکی و پرونده های منابع انسانی باید همگی حداقل برای هفت سال نگه داشته شوند.
- رویکرد سازمان یافته برای ذخیره اسناد شما برای اطمینان از تطابق با ممیزی داخلی یا خارجی بسیار مهم است.
- امنیت یکی دیگر از دلایلی است که بایگانی اسناد برای هر تجارت مهم است. اسناد کاغذی که به طور ایمن سازماندهی و ذخیره نشده اند در معرض سرقت و خسارت قرار می گیرند.
- اسناد دیجیتالی که به درستی ذخیره نشده و ایمن نیستند در معرض سرقت سایبر ، حذف تصادفی و نقص سخت افزاری قرار دارند.
ملاحظات امنیتی برای بایگانی اسناد
امنیت پیرامون اسناد مهم تجارت شما باید چندین عامل را در نظر بگیرد. این شامل:
- قوانین حفظ حریم خصوصی داده ها در کشور.
- قوانین حفظ حریم خصوصی داده ها برای صنعت شما.
- محافظت از حریم خصوصی برای مشتریان.
- امنیت در مورد محصولات اختصاصی و شیوه های مرتبط با تجارت شما.
- برای اسناد فیزیکی، ممکن است بخواهید از کمدی که فایل ها و زونکن ها را در آن بصورت امن و تحت نظارت نگه می دارید، استفاده کنید.
- برای اسناد دیجیتال، ممکن است شما بخواهید اسناد را در محل در سروری که خود دارید بایگانی کنید، یا ممکن است یک بایگانی مبتنی بر ابر را ترجیح دهید.
- در هر صورت، دسترسی به پرونده ها باید محدود و پایش شود و بایگانی بایستی برای تهدیدات احتمالی امنیت سایبری کنترل شود.
- برای مشاوره در مورد امنیت پرونده ها و داده های دیجیتال، ممکن است بخواهید با یک شرکت خدمات مدیریت اسناد مجرب مشورت کنید تا اطمینان حاصل کنید که از بهترین روش ها استفاده می کنید.