مراحل اسکن مدارک با CamScanner

فرآیند اسکن یک سند را می‌توان به شکل زیر خلاصه کرد:

قرار دادن سند → عکاسی → تشخیص محدوده → برش → تنظیم کیفیت → مرتب‌سازی صفحات → ذخیره PDF

در ادامه هر مرحله را توضیح می‌دهیم.

۱. تهیه تصویر از سند

ابتدا سند یا مدرک را روی یک سطح صاف قرار دهید و تا حد امکان آن را بدون تاخوردگی نگه دارید.

در CamScanner یا ابزارهای مشابه می‌توانید تصویر سند را با دوربین گوشی ثبت کنید یا تصویری را که قبلاً گرفته‌اید از گالری انتخاب کنید.

برای رسیدن به نتیجه بهتر:

• نور محیط کافی باشد.
• روی سند سایه ایجاد نشود.
• دوربین تا حد امکان موازی با سطح سند باشد.
• تمام گوشه‌های سند در تصویر دیده شود.
• از زوم دیجیتال غیرضروری خودداری کنید.

هرچه تصویر اولیه باکیفیت‌تر باشد، نتیجه نهایی اسکن نیز بهتر خواهد بود.

۲. تشخیص محدوده و برش سند

پس از انتخاب تصویر، نرم‌افزار معمولاً محدوده سند را تشخیص می‌دهد.

در این مرحله باید چهار گوشه سند را بررسی کنید.

اگر یکی از گوشه‌ها به‌درستی تشخیص داده نشده باشد، محدوده برش را به صورت دستی اصلاح کنید.

این مرحله اهمیت زیادی دارد؛ زیرا ممکن است بخشی از متن، مهر، امضا یا اطلاعات موجود در گوشه‌های سند در اثر برش اشتباه حذف شود.

نکته مهم

قبل از ذخیره فایل، همیشه چهار طرف سند را بررسی کنید و مطمئن شوید هیچ بخش مهمی خارج از محدوده برش قرار نگرفته است.

۳. چرخاندن و اصلاح جهت تصویر

اگر تصویر سند کج یا در جهت نامناسب ثبت شده باشد، از گزینه چرخش استفاده کنید.

هدف این است که متن سند در فایل نهایی کاملاً صاف و خوانا باشد.

برای اسناد چندصفحه‌ای، بهتر است جهت تمام صفحات یکسان باشد تا هنگام مشاهده PDF کاربر مجبور نباشد صفحات را جداگانه بچرخاند.

۴. تنظیم نور، روشنایی و کنتراست

یکی از مزیت‌های نرم‌افزارهای اسکن موبایلی امکان اصلاح ظاهر تصویر است.

در این مرحله می‌توان مواردی مانند:

• روشنایی
• کنتراست
• وضوح
• شدت رنگ
• پس‌زمینه

را متناسب با نوع سند تنظیم کرد.

برای اسناد متنی معمولاً هدف اصلی این است که متن واضح و پس‌زمینه تا حد امکان تمیز و یکنواخت باشد.

با این حال، در مدارکی که مهر، امضا، عکس یا اطلاعات رنگی دارند، نباید تنظیمات را بیش از حد تغییر داد؛ زیرا ممکن است بخشی از اطلاعات تصویری سند از بین برود.

۵. بزرگنمایی و بررسی کیفیت

قبل از نهایی کردن اسکن، تصویر را بزرگ کنید و قسمت‌های مختلف آن را بررسی کنید.

موارد زیر را کنترل کنید:

• آیا متن خوانا است؟
• آیا گوشه‌های سند کامل هستند؟
• آیا بخشی از تصویر تار شده است؟
• آیا سایه روی سند وجود دارد؟
• آیا مهر و امضا واضح هستند؟
• آیا صفحه کج نشده است؟

این بررسی ساده می‌تواند از ایجاد یک آرشیو دیجیتال بی‌کیفیت جلوگیری کند.

۶. افزودن صفحات بیشتر

اگر سند چند صفحه‌ای است، لازم نیست برای هر صفحه یک فایل جداگانه ایجاد کنید.

صفحات مختلف را به پروژه اضافه کرده و آنها را در یک مجموعه قرار دهید.

برای مثال، اگر یک پرونده ۲۰ صفحه‌ای دارید، می‌توانید صفحات را به ترتیب اسکن کرده و در نهایت یک فایل PDF چندصفحه‌ای ایجاد کنید.

۷. حذف صفحات اشتباه

ممکن است در هنگام اسکن:

• یک صفحه دوبار ثبت شود؛
• تصویر اشتباه انتخاب شود؛
• یک صفحه تار باشد؛
• یا صفحه‌ای به اشتباه وارد پروژه شود.

در این حالت قبل از ساخت فایل نهایی، صفحه موردنظر را حذف کنید.

همیشه قبل از دانلود PDF نهایی، ترتیب و تعداد صفحات را کنترل کنید.

۸. مرتب کردن صفحات اسکن‌شده

در اسناد چندصفحه‌ای، ترتیب صفحات اهمیت زیادی دارد.

صفحات را به ترتیب صحیح مرتب کنید:

صفحه ۱ → صفحه ۲ → صفحه ۳ → …

این موضوع مخصوصاً برای قراردادها، پرونده‌های اداری، اسناد مالی و مدارک چندصفحه‌ای اهمیت دارد.

۹. انتخاب کیفیت مناسب اسکن

کیفیت مورد نیاز به نوع سند بستگی دارد.

کیفیت بالاتر همیشه به معنای نتیجه بهتر نیست. فایل بسیار حجیم ممکن است برای ارسال و نگهداری مناسب نباشد؛ بنابراین باید بین کیفیت تصویر و حجم فایل تعادل ایجاد شود.

۱۰. ذخیره و دانلود فایل نهایی

پس از اصلاح صفحات و کنترل کیفیت، فایل نهایی را ذخیره کنید.

بسته به ابزار مورد استفاده، ممکن است بتوانید خروجی را در قالب‌هایی مانند PDF یا تصویر دریافت کنید.

برای ارسال مدارک و اسناد چندصفحه‌ای، PDF معمولاً انتخاب کاربردی‌تری است؛ زیرا صفحات را در یک فایل واحد نگهداری می‌کند.

اسکن با موبایل یا اسکن حرفه‌ای؟

برای چند مدرک ساده، اسکن با گوشی می‌تواند سریع و کاربردی باشد.

اما زمانی که با تعداد زیادی سند، پرونده، آرشیو سازمانی یا اسناد حساس سروکار داریم، استفاده از تجهیزات و خدمات حرفه‌ای اسکن می‌تواند نتیجه دقیق‌تر و منظم‌تری ایجاد کند.

ویژگی	اسکن با موبایل	اسکن حرفه‌ای
مناسب برای چند مدرک
سرعت برای حجم کم		—
مناسب آرشیو حجیم	محدود
کنترل یکنواخت کیفیت	محدود
اسکن تعداد زیاد صفحات	محدود
مدیریت پروژه‌های سازمانی	محدود
OCR و پردازش حرفه‌ای	وابسته به ابزار	قابل ارائه بر اساس پروژه

چه زمانی بهتر است اسکن اسناد را به متخصص بسپاریم؟

اگر تعداد اسناد کم باشد، اسکن با موبایل می‌تواند نیاز شما را برطرف کند.

اما برای پروژه‌هایی مانند:

• اسکن تعداد زیادی پرونده
• دیجیتال‌سازی آرشیو
• اسکن اسناد مالی و حسابداری
• اسکن پرونده‌های سازمانی
• اسکن کتاب و اسناد حجیم
• تبدیل آرشیو کاغذی به فایل دیجیتال

استفاده از خدمات تخصصی اسکن می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش نظم و کیفیت خروجی شود.

پروژه اسکن اسناد دارید؟

اگر حجم زیادی از اسناد و مدارک برای دیجیتال‌سازی دارید، می‌توانید برای بررسی نوع اسناد و برآورد پروژه با آروین پدید مهر تماس بگیرید.

تماس با آروین پدید مهر: 02188987050

تفاوت اسکن معمولی و OCR چیست؟

یکی از نکات مهم در دیجیتال‌سازی اسناد، تفاوت میان فایل تصویری اسکن‌شده و فایل دارای OCR است.

در اسکن معمولی، صفحه کاغذی به یک تصویر دیجیتال تبدیل می‌شود.

اما در OCR، نرم‌افزار تلاش می‌کند متن موجود در تصویر را تشخیص دهد تا امکان جست‌وجو و پردازش متن فراهم شود.

قابلیت	اسکن معمولی	اسکن + OCR
تبدیل سند کاغذی به فایل
مشاهده سند
جست‌وجو در متن
استخراج متن	محدود
مناسب آرشیو دیجیتال
مناسب جست‌وجوی محتوایی	محدود

بنابراین اگر هدف شما فقط نگهداری تصویر سند است، اسکن معمولی ممکن است کافی باشد؛ اما برای آرشیوهای بزرگ و قابل جست‌وجو، OCR می‌تواند ارزش بیشتری داشته باشد.

آیا اسکن مدارک با موبایل برای آرشیو سازمانی مناسب است؟

برای تعداد محدودی از اسناد، بله؛ اما در پروژه‌های سازمانی معمولاً موضوع فقط «گرفتن عکس» نیست.

در پروژه‌های بزرگ باید مواردی مانند:

• نام‌گذاری فایل‌ها
• ترتیب صفحات
• کیفیت یکنواخت
• فرمت خروجی
• ساختار پوشه‌ها
• OCR
• امنیت اطلاعات
• پشتیبان‌گیری
• حجم فایل‌ها

نیز مدیریت شوند.

به همین دلیل دیجیتال‌سازی یک آرشیو بزرگ با اسکن چند مدرک با موبایل تفاوت اساسی دارد.