مزایای اسکن اسناد چیست؟
چرا باید اسناد و مدارک خود را اسکن کنیم؟
اسناد و اطلاعات پایگاه دانش هر سازمان هستند، اما نگه داشتن این اطلاعات به عنوان کاغذ، ارزشی را که سازمان می تواند از آن دانش دریافت کند ، را محدود میکند. بعلاوه جستجو و یافتن دانش و اطلاعات مورد نیاز در بین انبوهی از اطلاعات ذخیر شده در اسناد کاغذی بسیار زمان بر بوده و این مسئله در بسیاری از موارد مانع از دستیابی به نتایج و بهره برداری از اطلاعات آن اسناد می شود. با اسکن اسناد، کلیه اطلاعات درون اسناد آزاد شده و با قابلیت های اشتراک گذاری جدید در بین دستگاه ها و بستر های اطلاعاتی جدید قدرتی قابل توجه از آنها آزاد می شود. با دیجیتالی شدن اطلاعات درون اسناد، قابلیت دسترسی به اطلاعات را بالا برده و بستری برای آشکار شدن دانش پنهان خواهد شد.
اسکن اسناد و مدیریت دانش
در منظر مدیریت دانش ، همچنانکه میشل فوکو مطرح کرده است ، دانش قدرت است به ویژه زمانی که آن را با دیگران به اشتراک می گذاریم. از طرفی با اسکن اسناد و آشکار سازی و قابل اشتراک گذاری نمودن دانش و اطلاعات محبوس در آنها، بستری مناسب برای شناسایی، ارزش گذاری و بهره برداری از این بخش از دانش سازمان را فراهم می آوریم.
خدمات اسکن حرفه ای و تخصصی مجموعه آروین پدید مهر به سازمانها و شرکت ها کمک می کند با به مزیت های آزاد سازی اطلاعات اسناد و مدارک کاغذی دست یابند.
در ادامه برخی از مزایای اسکن اسناد را مرور می کنیم تا پاسخی مناسب برای سئوال «چرا باید اسناد و مدارک خود را اسکن کنیم؟» را داشته باشیم.
مزایای اسکن اسناد چیست؟
- خدمات اسکن اسناد به شما کمک می کند تا به اسناد کاغذی خود در قالب دیجیتال دسترسی کامل داشته باشید.
- با اسکن و سازماندهی اسناد می توانید به سرعت و به راحتی آنچه را که به دنبال آن هستید بیابید.
- با جستجوی سریع (با رعایت سیاست های حفاظت از اسناد) به شما در سرعت انجام کار کمک خواهد شد.
- باعث بهبود گردش کار می شود.
- اسناد دیجیتال امکان دسترسی سریع ، اشتراک گذاری و مدیریت تمام اسناد شما را فراهم می کند.
- به لطف قابلیت جستجو ، یافتن دقیقاً همان چیزی را که به دنبالش هستید در چند ثانیه آسان و سریع می کند.
- با مدیریت اطلاعات اسناد در فضای ابری و دسترسی آسان از طریق دستگاه های تلفن همراه به شما کمک می کند.
- ابزار ها و بستری مناسب برای اجرای فرآیند های مدیریت دانش خواهید داشت.
با اسناد کاغذی، زمان ارزشمندی برای جستجوی اسناد فیزیکی و ذخیره سازی تلف می شود، یک کارمند متوسط 1 تا 2 ساعت در روز را به دنبال اطلاعات مورد نیاز خود ، از دست می دهد. خدمات اسکن آروین پدید مهر این زمان و پول را به شما باز می گرداند.
-
می توانید اطلاعات خود را به هر جایی ببرید.
این خدمات شما را قادر می سازد تا به سرعت و ایمن به اطلاعات دیجیتال خود از هر جا و تقریباً در هر دستگاهی دسترسی داشته باشید.
-
از اطلاعات خود محافظت کنید.
از مزایای اسکن اسناد این است که به شما این امکان را می دهد که به طور ایمن تمام دارایی های تجاری خود مانند نقشه ها ، سوابق پزشکی و قرارداد ها یا سوابق دانشجویی را به فایل های دیجیتال تبدیل کنید که بهره وری و همکاری بین اعضای تیم خود را بهبود می بخشد .
-
کاهش هزینه
از دیگر مزایای اسکن اسناد این است که با دیجیتالی کردن اسناد خود و ذخیره دیجیتالی آنها می توانید در هزینه های ذخیره سازی و همچنین فضای با ارزش در دفتر صرفه جویی کنید. علاوه بر این ، در هزینه و زمان صرفه جویی می کنید زیرا کارمندان شما بدون توجه به جایی که هستند، سریعتر و راحتتر ، آنچه را که نیاز دارند پیدا میکنند.
[table id=1 /]
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.