چرا اسناد کاغذی را اسکن کنیم؟
چرا اسکن اسناد ؟ چرا اسناد کاغذی را اسکن کنیم؟ مزایا و معایب تبدیل اسناد کدام گزینه را سنگین تر کرده است؟ اسناد دیجیتالی یا اسناد کاغذی؟
ایمنی اسناد
اسکن و تصویربرداری سند یک گزینه جایگزین برای محافظت از سوابق شما در قالب الکترونیکی مانند سی دی یا سرور خارج از سایت است که می تواند اسناد یک اتاق از فایل های کاغذی را در خود جای دهد. این روش به پشتیبان‌گیری‌ها اجازه می‌دهد تا در صورت خراب شدن سیستم رایانه شما در حین فاجعه، در یک مکان امن باقی بمانند.
۵ مزیت برتر اسکن اسناد
آیا با شلوغی کاغذ در اطراف دفتر مشکل دارید؟ آیا در یافتن سریع آن سوابق مهم در یک فروشگاه پر از جعبه مشکل دارید؟ به نظر می رسد که کسب و کار شما باید سیستم بایگانی خود را به سیستم دیجیتال ارتقا دهد و آن فایل های کاغذی را به الکترونیکی تبدیل کند. پس از تبدیل، نگهداری فایل‌های الکترونیکی آسانتر، بازیابی آسانتر است و باعث کاهش شلوغی و افزایش فضا می‌شود.
در اینجا ۵ مزیت برتر برای لذت بردن از یک سیستم پرونده سازی ساده تر، تمیزتر وجود دارد:
۱٫ زمان را برای جستجوی اسناد تلف نکنید.
تحقیقات نشان می دهد که شما می توانید تا دو ساعت در روز را صرف جستجوی اسناد هدر دهید. کاهش زمان جستجوی فایل های مهم یکی از دلایل اصلی اسکن اسناد امروزی است. این به شما، همکاران و کارمندانتان این امکان را می دهد که به جای اتلاف وقت برای جستجوی اسناد، زمان بیشتری را صرف انجام کارهای مهم کنید.
۲٫ فایل ها را از دست ندهید.
با درهم ریختگی و کمدهای بایگانی پر از اسناد، احتمال از دست رفتن اسناد وجود دارد زیرا افراد متعددی در هر روز آنها را مدیریت می کنند. این می تواند منجر به جستجوی بی مورد برای سندی شود که اشتباه بایگانی شده یا در جایی جا مانده است. با یک سیستم بایگانی الکترونیکی، یک سند می تواند توسط چندین کاربر مدیریت شود و هرگز آسیبی نبیند یا در جای خود قرار نگیرد. این یک سیستم تصویربرداری سند را ایده آل می کند.
۳٫ اسناد را آسانتر مدیریت کنید.
با حجم زیاد سوابق کاغذی، کار زیادی برای دسته بندی، پرونده سازی صحیح، ردیابی، فتوکپی و جابجایی جعبه های ذخیره پر از فایل ها انجام می شود. پس از تبدیل اسناد، فرآیند از بین بردن اسنادی است که دیگر مورد استفاده قرار نمی گیرند. این می تواند بار سنگینی بر تیم کوچک در یک کسب و کار وارد کند. مشکلی که به راحتی با تبدیل سند به سیستم بایگانی الکترونیکی برطرف می شود. این اجازه می دهد تا آن کارهای خسته کننده و وقت گیر در رایانه با زمان بسیار کمتری انجام شود.
۴٫ سوابق و اسناد را ایمن نگه دارید.
آمادگی مناسب برای یک فاجعه به این معنی است که بتوانید از بلایای طبیعی بزرگی که به طور بالقوه می تواند سوابق شما را از بین ببرد، بازیابی کنید. این به این معنی بود که موارد تکراری همه سوابق خود را شاید در یک مکان امن خارج از سایت نگهداری کنید. اسکن و تصویربرداری سند یک گزینه جایگزین برای محافظت از سوابق شما در قالب الکترونیکی مانند سی دی یا سرور خارج از سایت است که می تواند اسناد یک اتاق فایل را در خود جای دهد. که به پشتیبان‌گیری‌ها اجازه می‌دهد تا در صورت خراب شدن سیستم رایانه شما در حین فاجعه، در یک مکان امن باقی بمانند.
۵٫ به راحتی سند را بین دیگران توزیع کنید.
تهیه اسناد برای توزیع، یک فرآیند پر زحمت و طولانی است که برای توزیع نیاز به مراحل زیادی دارد. اگر چیزی در یک سند تغییر کند، ارسال یک نسخه به روز شده برای همه مشکل بیشتری ایجاد می کند. این امر توزیع کاغذ را دست و پا گیر می کند.
اسکن اسناد و تصویربرداری با این حال روند را ساده می کند و آن را بسیار آسان تر می کند. این گزینه به شما امکان می دهد اسناد را برای توزیع بر روی یک CD قرار دهید، آن را از طریق ایمیل ارسال کنید، یا در یک درایو مشترک ذخیره کنید. با این گزینه در دسترس شما، توزیع اسناد از طریق اینترانت اداری یا به شعب دیگر بسیار ساده تر از گذشته شده است.
با در نظر گرفتن همه این موارد، تغییر را از یک سیستم کاغذی قدیمی به یک سیستم کارآمد جدید ایجاد شده با اسکن اسناد و تصویربرداری انجام دهید تا بتوانید از این مزایا بهره مند شوید:
- سوابق را بهتر مدیریت کنید.
- اسناد را سریعتر پیدا کنید.
- جعبه ها را حذف کنید و فضای ذخیره سازی را ذخیره کنید.
- جلوگیری از از دست رفتن سوابق.
- صرفه جویی در هزینه، صرفه جویی در فضا، صرفه جویی در آرامش خاطر با اسکن اسناد و تصویربرداری.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.