PDFelement و مدیریت اسناد الکترونیکی
PDFelement و مدیریت اسناد الکترونیکی چه نقش و جایگاهی در سیستم تحول دیجیتال و اسکن اسناد و مدارک دارند؟
با گشترش دیجیتالی و بدون کاغذ شدن ، سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی اهمیت پیدا کرده‌اند، زیرا امکان ایجاد، ذخیره و مدیریت ساده اسناد دیجیتال را فراهم می‌کنند. رایج ترین نوع فایل دیجیتالی که در سطح جهانی رایج است PDF است.
اما حتی بهترین ابزارهای سیستم مدیریت الکترونیکی در هنگام کار با PDF با محدودیت هایی همراه هستند، زیرا قالب برای ویرایش ساده یا کار مشتری ایجاد نشده است.
PDFelement و مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟
- PDFelement به شما کمک می کند تا بر محدودیت ها غلبه کنید.
- این برنامه راه حل کاملی را برای کار با اسناد PDF ارائه می دهد که امکان ویرایش و کار منعطف با داده ها، فرم های دیجیتال و … را دارد.
-
عملکردهایی را برای همکاری مطمئن و ایمن (از جمله اظهار نظر و ویرایش ساده) و به اشتراک گذاری آنها ارائه می دهد.
-
تبدیل دسته ای فایل ها به PDF و استخراج داده ها از چندین سند به طور همزمان به این معنی است که زمان مورد نیاز برای مدیریت اسناد الکترونیکی مهم به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.
-
PDFelement برنامه ای است که به نرم افزار سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی شما کمک قابل توجهی می کند.
راه حل های PDFelement جهت بهبود سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی
اول: استاندارد سازی اسناد در قالب PDF برای استفاده بهتر از داده ها و همکاری بهتر اعضا در تیم
- اگر تیم‌های مختلفی دارید که با فایل‌های مختلف در برنامه‌های مختلف کار می‌کنند، بهره‌وری اغلب تحت تأثیر قرار می‌گیرد زیرا هر کدام از فایل‌ها متفاوت عمل می‌کنند.
- PDFelement یک راه حل سریع و ساده برای تبدیل فرمت های مختلف فایل به فایل های PDF استاندارد صنعتی ارائه می دهد.
- و می توانند در چندین تیم به اشتراک گذاشته شوند.
- فرمت های فایل پشتیبانی شده عبارتند از Word، Excel، PPT، HTML، EPUB و RTF.
- اسناد را می توان با یک فرآیند تبدیل دسته ای به PDF تبدیل کرد که باز هم زمان زیادی را برای ایجاد فرآیندهای استاندارد برای مدیریت مؤثر تر اسناد الکترونیکی کاهش می دهد.
دوم: ویرایش ساده فایل های PDF
- فایل‌های PDF هرگز برای ویرایش و سازگاری ایجاد نشدند، اما از آنجایی که در سال‌های اخیر به فرمت استاندارد فایل‌های تجاری تبدیل شده‌اند، PDF های غیرقابل ویرایش به یک چالش تبدیل شده‌اند.
- راه‌حل های قبلی برای ویرایش فایل‌های PDF پیچیده و پرهزینه بودند،
- اما PDFelement برای تبدیل شدن به بهترین راه‌حل برای ویرایش فایل‌های PDF توسعه یافت
- و نرم‌افزاری را ایجاد کرد که به همان روشی که همه واژه‌پردازهای خوب کار می‌کنند، کار می‌کند.
- به راحتی متن را به اسناد PDF موجود و جدید اضافه کنید و همچنین تصاویر و نمادها را برای ایجاد اسناد متنوع در صورت نیاز درج کنید.
- می‌توانید این ویرایش‌ها را به راحتی با استفاده از Microsoft Word انجام دهید، PDFelement با تمام عملکردهایی که Word ارائه می‌دهد، برای فایل ها درنظر گرفته است.
سوم: استخراج داده ها از اسناد به صورت خودکار
- همانطور که گردش کار اسناد خود را استاندارد می کنید،
- نیاز به انتقال داده های مهم از فایل ها به اسناد و سیستم های جدید را خواهید یافت. در گذشته، این نیاز به ورود دستی داده ها داشت که زمان و منابع را تلف می کرد.
- عملکرد استخراج خودکار داده ها از PDFelement به سرعت داده ها را در قالب آماده تجزیه و تحلیل استخراج می کند.
- چندین فایل را می توان به صورت دسته ای پردازش کرد تا زمان مورد نیاز برای وارد کردن داده ها در برنامه های جدید کاهش یابد.
- با فیلدهای داده که کاملاً قابل تنظیم و ویرایش هستند،
- PDFelement همچنین به طور کامل بر روی داده های استخراج شده کنترل می کند.
چهارم: ایجاد فرم ساده، موثر و قابل ویرایش
- همه مشاغل به نوعی نیاز دارند. اما ایجاد آنها اغلب نیاز به دانش نرم افزاری و مهارت های طراحی ویژه ای برای تولید فرم های تعاملی با نام تجاری دارد.
- PDFelement راه حل ساده دیگری را ارائه می دهد که کار با فرم ها را بسیار راحت تر می کند.
- ابزارهای ویرایش PDFelement ایجاد فرم های تعاملی و دیجیتالی قابل پر کردن برای همه موارد را بدون دردسر می کند.
- قابلیت کشیدن و رها کردن داده ها ، به شما امکان می دهد تا فرم های تعاملی قابل استفاده بیشتری اضافه کنید.
- این عملکرد برای فرآیند مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار مفید است.
پنجم: از فایل های حساس خود با رمز عبور محافظت کنید.
- بسیاری از اسناد تجاری حاوی اطلاعات حساسی هستند که باید محافظت شوند.
- اغلب لازم است که کل اسناد یا بخش هایی از اسناد با رمز عبور محافظت شوند تا فقط افراد معتمد خاصی بتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
- راه حل های مدیریت اسناد الکترونیکی همیشه راه ساده ای برای دستیابی به این امر ارائه نمی دهند.اما PDFelement این کار را می کند.
- افزودن رمزهای عبور کاملاً رمزگذاری شده به اسناد (یا دسته‌ای از اسناد) ساده است ،
- تا بتوانید از افرادی که می‌توانند به آن فایل‌ها دسترسی پیدا کرده و آنها را باز کنند، محافظت کنید.
- امکان افزودن، اصلاح و مدیریت و کنترل رمزهای عبور روی چندین سند به طور همزمان، PDFelement را با عملکردهای امنیتی کامل و انعطاف پذیر ایجاد می کنند.
- اسناد حساس خود را به طور موثر با PDFelelment مدیریت کنید.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.