روش های مدیریت و نگهداری اسناد
انتخاب روشهای مدیریت و نگهداری اسناد از تصمیمات مهم مدیریتی در پیشبرد و موفقیت سازمان توسط مدیر مجموعه است.
روش های بایگانی اسناد چیست؟
روشهای مدیریت اسناد و بایگانی – هنگامی که صحبت از بایگانی اسناد شما می شود، سه راه حل اصلی ذخیره سازی وجود دارد که باید در نظر بگیرید: ذخیره سازی سنتی، ذخیره سازی دیجیتال، و اسکن بر اساس تقاضا.
آرشیو اسناد چیست؟ و چگونه کار می کند؟
روش های مدیریت اسناد و بایگانی- بایگانی سند به معنای قرار دادن اطلاعاتی است که دیگر به طور منظم از آنها استفاده نمی کنید و به مدت زمان طولانی در فضای ذخیره سازی ایمن قرار می گیرید. البته فرآیندی پیچیده است و انجام اشتباه این فرآیند باعث می شود خود را در معرض نقض های امنیتی قرار دهید. شرکت های بایگانی اسناد می توانند اسناد شما را مدیریت کنند، خطرات اشتباهات را کاهش دهند و به بهبود حفاظت از داده های شما کمک کنند.
- بایگانی اسناد در محل خود – فضای ذخیره سازی ارزشمندی را اشغال می کند و به این معنی است که شما باید یک سیستم بایگانی مناسب را پیاده سازی کنید تا بتوانید به راحتی اسناد را در صورت نیاز پیدا کنید.
- بایگانی اسناد با یک شرکت آرشیو اسناد – یک شرکت متخصص، اسناد شما را جمع آوری کرده و آنها را در محل اختصاصی خارج از سایت ذخیره می کند. باتوجه به خدماتی که انتخاب می کنید، آنها:
-اسناد را بایگانی می کنند، اسکن می کنند و در صورت درخواست برایتان ارسال می کنند.
-اسناد را بایگانی می کنند و در صورت درخواست، اسناد را به صورت کپی به شما تحویل می دهند.
-اسناد کاغذی خود را قبل از بایگانی یا از بین بردن آنها اسکن کنید.
-(بایگانی کردن اسناد خارج از سایت می تواند فضای ارزشمندی را در محل شما ذخیره کند و بازیابی اسناد را بسیار آسان تر کند).
آرشیو اسناد دیجیتال چیست؟
راه حل های مدیریت اسناد دیجیتال به اسکن اسنادی اشاره دارد که قرار است به صورت دیجیتالی ذخیره شوند. این بدان معناست که کاربر کنترل بیشتری بر سوابق الکترونیکی خود دارد. ممکن است بتوانید اسناد دیجیتالی را خودتان از طریق یک پورتال آنلاین برای دسترسی آسان تر مدیریت کنید، اگرچه این امر احتمالاً هزینه اضافی به همراه دارد.
کدام شرکت ها از آرشیو اسناد دیجیتال سود می برند؟
مشاغلی که:
اسناد زیادی تولید می کنند – نیاز به دسترسی مکرر به داده های گذشته دارند – احتمال بیشتری برای حسابرسی دارند (شرکت های مالی و غیره).
مزایای آرشیو اسناد چیست؟
- دسترسی آسان.
- صرفه جویی در فضا (اسناد کاغذی را می توان پس از اسکن از بین برد/بازیافت کرد).
- مکان یابی اسناد از طریق کلمات کلیدی یا بارکد آسان است.
معایب آرشیو اسناد چیست؟
- هزینه های اولیه بیشتر.
- دیجیتالی کردن کاتالوگ برخی اسناد به زمان نیاز دارد.
- ماهیت تخصصی این خدمات به این معنی است که هزینه های جاری را بالا می برد.
آرشیو اسناد چگونه کار می کند؟
قبل از اینکه اسناد تجاری را بایگانی کنید، باید نحوه انجام این کار را مشخص کنید تا همه افراد شرکت شما اسناد را به روشی مشابه پردازش کنند. با ایجاد یک روش مدیریت اسناد و بایگانی، می توانید اطمینان حاصل کنید که اسناد شما به درستی، ایمن و آسان برای بازیابی در صورت نیاز بایگانی می شوند.
هر نوع راه حل بایگانی را که انتخاب می کنید، شرکت آرشیو اسناد باید اسناد شما را به عنوان بخشی از خدمات از محل شما جمع آوری کند.
سه نوع اصلی از خدمات بایگانی اسناد وجود دارد:
۱٫خدمات استاندارد بایگانی اسناد
- شرکت بایگانی اسناد شما را خارج از محل، در یک انبار اختصاصی ذخیره می کند.
- آنها به هر جعبه یا فایل بارکد خود را می دهند تا بدانید کدام اسناد در کدام جعبه هستند.
- هنگامی که به سندی نیاز دارید، می توانید از شرکت بخواهید که نسخه اصلی را از طریق سرویس تحویل ردیابی شده برای شما بیاورد.
۲٫خدمات اسکن بر اساس درخواست بایگانی اسناد
یک سرویس اسکن بر اساس تقاضا به صورت زیر عمل می کند:
- این شرکت اسناد کاغذی شما را بایگانی می کند.
- وقتی سندی را درخواست می کنید، شرکت آن را اسکن کرده و برای شما ایمیل می کند.
- پس از دریافت سند دیجیتال، می توانید بخواهید که سند کاغذی مجدداً بایگانی شود یا از بین برود .
- شما همچنان به یک پورتال آنلاین دسترسی خواهید داشت که از طریق آن می توانید مکان ذخیره اسناد خود و تاریخ بازیابی یا نابودی آنها را مشاهده کنید.
۳٫خدمات اسکن آرشیو کامل اسناد ، مدیریت و نگهداری اسناد
- این سرویس شامل اسکن کل آرشیو شما (یا هر تعداد اسنادی که می خواهید) و سپس از بین بردن و بازیافت اسناد کاغذی یا نگهداری آنها در انبار می باشد.
- مزیت کلیدی سرویس اسکن کامل بایگانی این است که پس از اسکن اسناد، می توانید بدون نیاز به درخواست از شرکت آرشیو برای ارسال آنها، به آنها دسترسی داشته باشید و آنها را مدیریت کنید.
- اکثر شرکت های بایگانی این خدمات را به صورت استاندارد ارائه نمی دهند، در عوض با شرکت های شریک همکاری می کنند تا یک سرویس اسکن کامل بایگانی را ارائه دهند.
- با توجه به حجم کار، این سرویس اغلب بسیار گرانتر از سرویس اسکن بر اساس تقاضا است.
۴٫چگونه می توانم با نرم افزار آرشیو به اسناد خود دسترسی داشته باشم؟
- نرم افزار اسکن و بایگانی اسناد مکان یابی، ردیابی و بازیابی اسناد بایگانی شده را آسان و ایمن می کند، هم در قالب کاغذی هم دیجیتالی.
- اگر اسناد شما اسکن شده و به صورت دیجیتالی ذخیره شده اند، به کل آرشیو خود دسترسی کامل خواهید داشت.
- اگر اسناد شما در قالب کاغذی ذخیره شده اند، می توانید از این نرم افزار برای مشاهده محل ذخیره آنها و اطلاعات اولیه مانند تاریخ های ذخیره، آخرین بازیابی یا نابودی آنها استفاده کنید.
نرم افزار آرشیو اسناد در راستای مدیریت و نگهداری اسناد معمولاً دارای ویژگی های زیر است:
- یک پورتال آنلاین که در آن می توانید درخواست کنید نسخه هایی از اسناد را برای شما ارسال کنند یا می توانید درخواست کنید که اسناد را از بین ببرند.
- دسترسی ایمن کنترل شده، بنابراین فقط پرسنل مجاز می توانند اسناد را مشاهده، اصلاح یا بازیابی کنند.
- حسابرسی، برای دیدن اینکه چه کسی به اسناد دسترسی پیدا کرده، اصلاح کرده، ذخیره کرده یا از بین برده است.
- سیستم‌های بارکد اغلب در کنار نرم‌افزار بایگانی برای ردیابی اسناد و جعبه‌های ذخیره‌سازی سریع و ساده استفاده می‌شوند.
روش بازیابی اسناد کاغذی ، مدیریت و نگهداری اسناد چگونه است؟
- شرکت آرشیو به هر جعبه بارکد منحصر به فرد خود را قبل از قرار دادن آن در انبار می دهد. شما می توانید از این سیستم بارکد برای درخواست سند استفاده کنید و شرکت بایگانی فایل را پیدا کرده و شخصاً به شما تحویل می دهد.
- تحویل به طور کامل پیگیری می‌شود و برای حداکثر امنیت، فقط به یک مخاطب با نام ارسال می‌شود.
- پس از اتمام کار با سند، شرکت بایگانی آن را جمع آوری می کند و اگر تصمیم بگیرید دیگر به نسخه کاغذی نیاز ندارید، آن را دوباره بایگانی می کند یا از بین می برد.
مزایای استفاده از سرویس آرشیو اسناد ، مدیریت و نگهداری اسناد چیست؟
- صرفه جویی در فضا – بایگانی اسناد با جابجایی جعبه های بایگانی بزرگ به خارج از محل، فضای ارزشمندی را در دفتر شما آزاد می کند.
- افزایش امنیت – اسناد در مکان های امن نگهداری می شوند و فقط پرسنل مجاز به آنها دسترسی دارند.
- کنترل بیشتر – اسناد به طور مستمر ردیابی می شوند، بنابراین نمی توان آنها را در جای خود قرار داد و بدون ثبت آن نمی توان آنها را بازیابی یا تغییر داد.
- سازماندهی و بهره وری بهتر – کارمندان به راحتی می توانند اسناد مورد نیاز خود را پیدا کنند و به آنها دسترسی داشته باشند.
- دانش – اگر مطمئن نیستید که چگونه اسناد کاغذی را بایگانی کنید، شرکت های بایگانی می توانند این کار را برای شما انجام دهند.
- انعطاف‌پذیری – می‌توانید تمام اسناد خود یا فقط فایل‌های خاصی مانند فاکتورها یا سوابق منابع انسانی را بایگانی کنید.
- ایمنی – اسناد بایگانی تضمین می کند که از آسیب آتش سوزی و سیل محافظت می شوند.
- از قانون پیروی کنید – مطمئن شوید که همیشه از مقررات صنعت خود در زمینه نگهداری سوابق پیروی می کنید.
برای خواندن ادامه مقاله اینجا کلیک کنید.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.