سیستم مدیریت اسناد
سیستم مدیریت اسناد برتر بیش از پیش مورد توجه مدیران و کسب و کارها قرار گرفته است و آنها با توجه به شرایط و نیاز کسب و کار خود میتوانند یک سیستم را اجرا کنند.
با توجه به برنامه های معرفی شده در مقاله قبلی در این مقاله ادامه 10 سیستم برتر را معرفی می کنیم:
5.Laserfiche
بررسی اجمالی:
- Laserfiche مدیریت هوشمند اسناد و اتوماسیون فرآیندهای تجاری را ارائه می دهد.
- فرآیندهای دستی را حذف می‌کند و کارهای تکراری را خودکار می‌کند و با استفاده از جریان‌های کاری قدرتمند، فرم‌های الکترونیکی، مدیریت اسناد و تجزیه و تحلیل، نحوه انجام کسب‌وکار را تسریع می‌بخشد.
- پلتفرم Laserfiche برای مدیریت محتوای مشاغل در هر اندازه در صنایعی مانند حسابداری، ساخت و ساز، آموزش، املاک و مستغلات، تولید و مراقبت های بهداشتی مناسب است.
ویژگی های کلیدی:
- روی برنامه‌های Windows، iOS/Android و دسترسی مبتنی بر وب کار می‌کند.
- ابزارهای همکاری، امضای الکترونیکی و ردیابی انطباق را ارائه می دهد.
- ویژگی هایی برای بایگانی اسناد، نمایه سازی، حفظ، کنترل نسخه و دسترسی آفلاین ارائه می دهد.
- بازیابی فایل و تبدیل نوع فایل را ارائه می دهد.
- ویژگی های مدیریت فرآیند کسب و کار، مدیریت گردش کار و مدیریت محتوای سازمانی را ارائه می دهد.
مزایا:
- Laserfiche با اتوماسیون، بهینه‌سازی فرآیند درخواست، ساده‌سازی مدیریت پرونده، و حذف کاغذبازی برای حضور کارکنان، کارایی را افزایش می‌دهد.
- Laserfiche ایجاد، ذخیره و ارسال اسناد دیجیتال را در کسب و کار آسان می کند، مکاتبات را سرعت می بخشد و تصمیم گیری مبتنی بر داده را آسان می کند زیرا همه اطلاعات در یک مکان هستند.
6. LogicalDOC
بررسی اجمالی:
- LogicalDOC با تمرکز بر بازیابی سریع اسناد و اتوماسیون فرآیندهای تجاری به سازمان ها کمک می کند تا کنترلی بر مدیریت اسناد داشته باشند.
- به لطف انعطاف‌پذیری، LogicalDOC می‌تواند با نیازهای مختلف سازگار شود و برای سازمان‌های کوچک، متوسط و بزرگ، از جمله بانک‌ها، مراقبت‌های بهداشتی، صنایع مکانیکی و شهرداری‌های متوسط مناسب‌تر است.
ویژگی های کلیدی:
- بر روی مرورگرهای وب، iOS و برنامه اندروید با رابط چند زبانه کار می کند.
- نمایه سازی متن کامل چند زبانه، کنترل نسخه، حفاظت از رمز عبور سند را ارائه می دهد.
- به جستجوی سند، عملکرد ورود/خروج، حاشیه نویسی، پیام رسانی داخلی و اشتراک ایمیل کمک می کند.
- تغییرات را تحت عملکردهای خاص فعال می کند.
مزایا:
- LogicalDOC یک ابزار بسیار بصری برای برنامه ریزی، اجرا و مدیریت پروژه های تجاری است.
7. M-Files
بررسی اجمالی:
- M-Files یک پلت فرم مدیریت اطلاعات هوشمند نسل بعدی را ارائه می دهد که با کمک به افراد در یافتن و استفاده مؤثرتر از اطلاعات، عملکرد کسب و کار را بهبود می بخشد.
- برخلاف سیستم‌های سنتی مدیریت محتوای سازمانی (ECM) یا پلت‌فرم‌های خدمات محتوا، M-Files سیستم‌ها، داده‌ها و محتوا را در سراسر سازمان بدون ایجاد اختلال در سیستم‌ها و فرآیندهای موجود یا نیاز به انتقال داده‌ها یکپارچه می‌کند.
- M-Files برای مشاغل کوچک تا متوسط که به شدت بر فرآیندهای مبتنی بر کاغذ متکی هستند، مناسب است.
- بسته بندی آنها منحصر به فرد است.
- مشتریان میتوانند ویژگی‌هایی را که می‌خواهند انتخاب کنند و میتوانند از سایر ویژگی‌ها انصراف دهند، که هم انعطاف‌پذیر و هم مقرون به صرفه است.
ویژگی های کلیدی:
- سفارشی‌سازی را با سایر ویژگی‌های موجود برای خرید و بسته‌بندی فعال می‌کند.
- دسترسی آفلاین، بازیابی فایل، تبدیل نوع فایل، کنترل نسخه را ارائه می دهد.
- ویژگی های OCR را برای قابلیت های جستجوی کامل تر ارائه می دهد.
- ابزارهای همکاری، گردش کار خودکار، ردیابی انطباق، امضای الکترونیکی را ارائه می دهد.
- ویژگی هایی را برای بایگانی، مونتاژ، نمایه سازی و نگهداری اسناد ارائه می دهد.
- ابزارهای مجوز دسترسی و کنترل را فراهم می کند.
مزایا:
- M-Files بسیار ایمن است و فضای ذخیره سازی ابری کافی را ارائه می دهد.
- دسترسی به محتوا در دستگاه‌ها آسان است.
- با استفاده از ویژگی جستجو امکان بازیابی آسان محتوا را فراهم می کند.
- علاوه بر این، به اشتراک گذاری فایل ها در سراسر تیم نیز آسان است، به خصوص زمانی که با هم در یک پروژه کار می کنید.
8. OnlyOffice
بررسی اجمالی:
- OnlyOffice یک مجموعه نرم افزار اداری و DMS است که توسط Ascensio Systems SIA توسعه یافته است.
- OnlyOffice بستری را برای مدیریت اسناد فراهم می کند که به بهترین وجه برای چندین سازمان آموزشی (مدارس، موسسات آموزش عالی)، شرکت های کوچک و متوسط، شرکت ها و سازمان های دولتی مناسب است.
ویژگی های کلیدی:
- ابزارهای همکاری، امضای الکترونیکی، آرشیو اسناد، کنترل نسخه، بازیابی فایل، تبدیل نوع فایل، OCR، مونتاژ اسناد را ارائه می دهد.
- ابزارهای مدیریت پروژه، چت تیمی، به اشتراک گذاری فایل و ابزارهای ارائه را فراهم می کند.
- روی نسخه دسکتاپ برای برنامه های ویندوز، iOS و اندروید کار می کند. از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است.
- آموزش را از طریق تماس های زنده و آنلاین ارائه می دهد.
مزایا:
- OnlyOffice دارای یکپارچگی کامل دسکتاپ است.
- این نرم افزار مانند هیچ نرم افزار دیگری در بازار، روی گوشی های هوشمند لینوکس، سیستم عامل مک، و ویندوز و ابر اجرا می شود.
9. شیرپوینت
بررسی اجمالی:
- راه حل مدیریت اسناد مایکروسافت در ابتدا در سال 2003 ارائه شد. با هر به روز رسانی یکپارچگی بهتری با سایر محصولات مایکروسافت حاصل شد و شیرپوینت را به یکی از پرکاربردترین DMS ها تبدیل کرد.
- ترکیب با قابلیت فهرست‌ها و ادغام در کل اکوسیستم محصولات مایکروسافت، شیرپوینت برای سازمان‌های بزرگ برای تقسیم‌بندی خط‌مشی‌ها و کنترل‌های دسترسی خود مناسب‌تر است.
ویژگی های کلیدی:
- شیرپوینت بسیار قابل تنظیم است.
- تقریباً 65٪ از کاربران اضافه کردن عملکردهای سفارشی را انتخاب می کنند.
- به اشتراک گذاری خارجی فایل ها اجازه می دهد.
- مدیریت محتوا را با استفاده از کتابخانه ها، فهرست ها، ابرداده ها، مدیریت سوابق و سیاست های حفظ ارائه می دهد.
- توابع جستجو را برای یافتن فایل ها و مخاطبین فراهم می کند.
- سایت های تیمی فضایی را برای گروه هایی از پیش تعیین شده از کاربران برای همکاری فراهم می کنند. همچنین سایت های فرعی قابل تنظیم وجود دارد.
- با ایجاد هشدارها و گردش کار، فرآیندهای کسب و کار را خودکار می کند.
مزایا:
- این ابزار برای استفاده، پیکربندی و استقرار آسان است، امنیت داده ها را تضمین می کند و امکان دسترسی مبتنی بر نقش به سایت های شیرپوینت را فراهم می کند.
10. VIENNA Advantage
بررسی اجمالی:
- VIENNA Advantage که در سال 2005 در آلمان تأسیس شد، به خود افتخار می کند که اولین DMS است که به طور ایمن با راه حل های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکپارچه شده است.
- VIENNA Advantage انتخاب مناسبی برای شرکت‌های با اندازه متوسط و بزرگ است که به دنبال یک محصول DMS قابل اعتماد، مقیاس‌پذیر، مقرون‌به‌صرفه و با پشتیبانی خوب همراه با یکپارچه‌سازی ERP و CRM هستند.
ویژگی های کلیدی:
- گزینه های مبتنی بر ابر و در محل را ارائه می دهد.
- رمزگذاری بسیار امن، امضای الکترونیکی، کنترل نسخه را ارائه می دهد.
- خدمات 24 ساعته مشتریان را از نمایندگان زنده ارائه می دهد.
- نمایه سازی و OCR را ارائه می دهد.
- مدیریت گردش کار را خودکار می کند.
- سفارشی سازی را فعال می کند.
مزایا:
- این محصول برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستم مدیریت اسناد و مدیریت ارتباط با مشتری را در یک برنامه ارائه می دهد.
کسب‌وکارها دائماً در حال جمع‌آوری و مدیریت فایل‌ها هستند و انتخاب یک DMS قابل اعتماد و مقیاس‌پذیر کلیدی است. استفاده از DMS نه تنها فایل های شما را منظم و مطابق با استانداردهای صنعت نگه می دارد، بلکه گردش کار را ساده و خودکار می کند. اکنون که به تمام اطلاعات به‌روز در مورد برترین سیستم‌های مدیریت اسناد مجهز شده‌اید، امیدواریم سیستمی را بیابید که به بهترین وجه با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن سند
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.