روش های مدیریت و نگهداری اسناد

در مقاله قبلی  اطلاعاتی در ارتباط با آرشیو اسناد ، روش های بایگانی و اصول اصلی این کار ارائه شد تا شرکت های مدنظر را با چه معیارهایی بسنجید و جهت دریافت حدمات انتخاب کنید و در این مقاله در ادامه مطالب قبلی به روش های مدیریت و نگهداری اسناد و … میپردازیم.

برای انتخاب یک سرویس آرشیو قابل اعتماد باید به موارد زیر توجه کرد:

1. تمهیدات امنیتی
   دوربین مدار بسته و …
2. منابع
3. پشتیبانی مشتری
   مشتریان اگر مشکلی دارند یا نیاز به کمک دارند، مهم است بدانند که می توانید به راحتی با شرکت خدمات در تماس باشند.
4. هزینه ها
5.  استانداردها
   ISO 9001:2008 – سیستم های مدیریت کیفیت
   ISO 14001:2004 – سیستم های مدیریت محیطی
   ISO 27001:2013 – سیستم های مدیریت امنیت اطلاعات
   BS OHSAS 18001 2007 – سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی
6. و…
   قبل از اینکه با استفاده از خدمات بایگانی اسناد موافقت کنید، دقیقاً بدانید که چه چیزی در آن گنجانده شده است. برخی از شرکت ها فقط مکانی را برای ذخیره اسناد بایگانی شده – مشابه امکانات ذخیره سازی خود – بدون ارائه هیچ گونه ویژگی امنیتی فراهم می کنند. علاوه بر ذخیره اسناد، یک شرکت بایگانی خوب باید خدمات نمایه سازی، بازیابی، اسکن، و جمع آوری و تحویل ایمن، به علاوه موارد اضافی مفید مانند ارائه جعبه های ذخیره سازی را نیز ارائه دهد.

مسیر یک سرویس استاندارد بایگانی اسناد جهت مدیریت و نگهداری اسناد چیست؟

• اسناد را از محل خود جمع آوری کرده و در صورت درخواست به آنها تحویل دهید.
• استفاده از نرم افزار مدیریت اطلاعات برای ثبت تمام اسناد در یک سیستم، به این معنی که هیچ چیز نمی تواند گم شود.
• از بین بردن و بازیافت اسناد – برخی از شرکت ها تصمیم می گیرند که اسناد کاغذی خود را پس از تبدیل از بین ببرند یا بازیافت کنند.
• اسناد را معمولاً در جعبه های بایگانی در مکان های امن ذخیره کنید.
• به شما امکان می دهد کپی های دیجیتالی اسناد خود را بازیابی کنید.
• ارائه خدماتی برای بازیابی و تحویل اسناد کاغذی.

خدمات آرشیو اسناد چه چیزی را می تواند بایگانی کند؟

علاوه بر اسناد کاغذی، می توانید بسیاری از موارد دیگر را بایگانی کنید، مانند:

• عکس، نگاتیو و اسلاید
• روزنامه ها و مجلات
• کارت ها
• کتاب ها

شرکت های آرشیو چگونه عکس ها را ذخیره می کنند؟

• علیرغم رواج عکاسی دیجیتال، بسیاری از مردم هنوز عکس های چاپی، نگاتیو و اسلایدهایی دارند که می خواهند نگه دارند. شرکت‌های آرشیو می‌توانند عکس‌ها را در قالب دیجیتال اسکن کنند و/یا عکس‌ها، نگاتیوها و اسلایدهای موجود را ذخیره کنند تا آنها را برای نسل‌های آینده حفظ کنند.
• این فقط عکس‌های شخصی نیستند که می‌توانید در انبار قرار دهید. کسب‌وکارهایی مانند شرکت‌های رسانه‌ای و عکاسان حرفه‌ای نیز می‌توانند با آرشیو کردن نسخه‌های چاپی تصاویر خود، از آزاد کردن فضا بهره ببرند.

اگر شرکت من حسابرسی شود، چگونه آرشیو اسناد می تواند کمک کند؟

• اگر شرکت شما در حال حسابرسی است، ممکن است نیاز به ارائه اسنادی مانند حقوق و دستمزد، اطلاعات مالیات بر ارزش افزوده و اسناد تجارت بین المللی و غیره داشته باشید.
• در طی این ممیزی، ممکن است لازم باشد این اطلاعات را از چندین سال گذشته ارائه دهید. دولت اصرار دارد که همه سوابق باید خوانا و به راحتی قابل دسترس باشند تا در صورت لزوم بازرسی شوند.
• بایگانی اسناد شما را در مکانی امن، ایمن و تمیز نگه می دارد. اسناد شما به راحتی از طریق ردیابی بارکد قابل دسترسی خواهند بود و به شما کنترل کامل سوابق خود را می دهند.

چه مدت باید اسناد و مدارک کاغذی را نگه داریم؟

• برخی از اسناد تجاری دارای دوره های نگهداری هستند، به این معنی که قبل از از بین بردن آنها باید آنها را برای مدت زمان مشخصی نگه دارید.
• توصیه می شود سوابق مالی و حقوق و دستمزد را به مدت سه سال از پایان سال مالیاتی مربوط به آن نگهداری کنید.
• شما باید دوره نگهداری شرکت خود را برای اسنادی غیر از مواردی که به دلایل قانونی و حسابرسی باید نگه دارید در خط مشی مدیریت سوابق شرکت خود مشخص کنید.

نرم افزار اسکن و آرشیو چگونه کار می کند؟

• نرم افزار اسکن و بایگانی اسناد چاپ شده استاندارد را به فایل های قابل اسکن تبدیل می کند.
• آنها از یک نرم افزار به نام OCR (تشخیص کاراکتر نوری) استفاده می کنند. نرم افزار OCR تصاویر متون تایپ شده، دست نویس یا چاپ شده را به PDF یا سایر اسناد متنی تبدیل می کند.
• سپس می توان این اسناد را از طریق نرم افزار آرشیو جستجو کرد. این بدان معناست که کاربران می توانند کلمات یا عبارات کلیدی را جستجو کنند.
• با توجه به ماهیت تخصصی نرم افزار اسکن و بایگانی، احتمالاً برای این سرویس حق بیمه پرداخت خواهید کرد. اسکن کردن کاتالوگ اسناد به زمان نیاز دارد و اگر شرکت شما مدارک زیادی تولید کند، این یک روند مستمر خواهد بود.

روند آرشیو اسناد کاغذی چگونه است؟

روند بایگانی اسناد کاغذی، باید فایل های شما در انبار با دوربین مداربسته ۲۴ ساعته محافظت شوند و فقط از طریق پرسنل بررسی شده امنیتی قابل دسترسی خواهند بود.

سه مرحله ای که برای آرشیو اسناد کاغذی انجام می شود:

1. اسناد شما جمع آوری شده و سپس در انبار اختصاصی ذخیره می شود.
2. به هر جعبه یا فایل یک بارکد منحصر به فرد داده می شود.
3. می توانید مدارک خود را از طریق پورتال آنلاین ما درخواست کنید.
   ۳a. اسناد فردی را می توان اسکن کرد و از طریق ایمیل ارسال کرد.
   ۳b. جعبه ها را می توان از طریق یک سرویس تحویل ردیابی ارسال کرد.

حفاظت از داده ها چیست؟

حفاظت از داده ها – فرآیند محافظت از اطلاعات مهم در برابر از دست دادن، سازش یا فساد است. اگر اطلاعات افراد را به هر دلیلی غیر از اهداف شخصی، خانوادگی یا خانگی جمع آوری می کنید، باید قوانین حفاظت از داده ها را رعایت کنید.

چه چیزی به عنوان داده های شخصی محسوب می شود؟

انواع مختلفی از داده های شخصی وجود دارد. چند مثال کلیدی عبارتند از:

نام
نشانی
عکس ها
آدرس آی پی
داده های ژنتیکی

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

1. خدمات اسکن اسناد
2. خدمات اسکن اسناد و مدارک
3. اسکن اسناد مالی و حسابداری
4. دفترچه یادداشت
5. چاپ تقویم
6. و …
   

   در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.