مدیریت اسناد کاغذی
- با واکسیناسیون عمومی، برداشته شدن محدودیت ها و پایان یافتن قرنطینه، بسیاری از مشاغل در سایر کشورها شروع به کار کرده اند و به دفتر خود بازگشتند.
- برای شرکت ها و دفاتری که از اولین روزهای کرونا و قرنطینه در خانه کار می کنند، بازگشت دوباره به دفتر یک شوک خواهد بود.
- البته برای ما در ایران، هنوز زندگی به حالت عادی برنگشته است.
- قرنطینه و محدودیت های کاری، واکسیناسیون با سرعت کم بخاطر شرایط موجود در ایران باعث شده تا مشاغل به این اقدامات لازم نه الان ولی امیدواریم در آینده ای نزدیک بپردازند.
آیا نگران بازگشت به آرشیو سازماندهی نشده محل کار خود هستید؟
- یکی از دغدغه های بسیاری از مشاغل بازگشت به دفتر محل کار است.
- بازگشت به بایگانی های سازماندهی نشده و شروع و برنامه ریزی برای مدیریت اسناد کاغذی که نیاز به برنامه ریزی و وقت و هزینه دارد.
- یک کسب و کار کارآمد بستگی به نحوه مدیریت اسناد کاغذی دارد.
- اگر مشاغل در مورد نحوه مدیریت اسناد کاغذی و بایگانی خود بی نظم باشند،
- باعث تاخیر در عملیات روزانه، مسائل حقوقی و مشتریان ناراضی را به همراه خواهد داشت.
- آرشیو کاغذی و بایگانی می تواند سازماندهی نشده و بی نظم باشد.
- به ویژه هنگامی که کارکنان به سرعت وارد دفتر شده اند تا یک سند مهم تجاری را تهیه کنند، در بایگانی و قفسه ها جستجو کرده و …
- اگر کسب و کار شما به دنبال راه حلی برای مدیریت اسناد کاغذی در آینده است،
- پاسخ ساده است: آرشیو دیجیتال. با دیجیتالی شدن اسناد خود و بارگذاری در یک سیستم مدیریت اسناد، از سردرگمی آرشیو سازماندهی نشده جلوگیری کنید.
با یک سیستم مدیریت اسناد کاغذی کارآمد، تجارت خود را به مسیر اصلی بازگردانید.
- به گفته گارتنر، هر سال به طور متوسط ۴ هفته صرف نظم دهی به اسناد سردرگم و نامرتب، برچسب گذاری نشده، ردیابی نشده یا گم شده از دست می رود.
- معمولا این کار توسط کارمندانی که مدارک را در حین کار بر میدارند و بر نمی گردانند، رخ میدهد.
- با مدیریت دستی اسناد کاغذی، مشاغل برای خود افراد، بصورت ساعتی هزینه می کنند.
- بهتر است این زمان صرف انجام وظایف مهم تجاری شود.
- دیجیتالی کردن اسناد کاغذی جستجوهای وقت گیر را از طریق چندین پرونده برای یک سند حذف می کند.
- فایل های دیجیتالی شما به طور کامل قابل هستند.
- اسناد فقط با یک کلیک فاصله دارند.
- سیستم مدیریت اسناد آروین پدید مهر می تواند با سازماندهی اسناد دیجیتالی و سهولت یافتن و دسترسی به آنها، به افزایش کارایی کارکنان شما کمک کند.
- با دسترسی سریع و کارآمد به اسناد کاغذی، کارکنان می توانند زمان و تمرکز خود را بر فعالیت های مهم تجاری صرف کنند.
- علاوه براین، اسناد را می توان بصورت ۲۴ ساعته و ۷ روزه در اختیار سایر کاربران قرار داد. این برای وضعیت کنونی کرونا بسیار مناسب است.
- ریسک گم شدن یا آسیب دیدن اسناد و مدارک بسیار کم و حتی صفر است.
تبدیل فضای بایگانی به فاصله گذاری اجتماعی
- عمل فاصله گذاری اجتماعی به این زودی از بین نمی رود.
- ممکن است کارکنان قبل از کووید در مجاورت یکدیگر نشسته باشند، اما از آنجا که هنوز محدودیت ها به طور کامل برطرف نشده است، فاصله اجتماعی هنوز باید رعایت شود.
- هر کابینت ۴ کشویی حدود ۱۲۰۰۰ صفحه را شامل می شود و تقریباً ۸ فوت مربع از فضای آن را اشغال می کند.
- با دیجیتالی کردن بایگانی خود، می توانید از این منطقه استفاده کرده و فضای بیشتری را برای فاصله اجتماعی بین میزها در نظر بگیرید.
- آیا به کپی فیزیکی اسناد خود نیاز دارید؟ برای بسیاری از مشاغل، دیجیتالی شدن همه چیز امکان پذیر نیست.
- هنوز اسناد خاصی وجود دارد که باید در برخی موارد به صورت نسخه چاپی نگهداری شوند.
- مانند اسناد حقوقی، پزشکی یا منابع انسانی که ممکن است شرکت ها برای اهداف حسابرسی به آنها نیاز داشته باشند.
آروین پدید مهر
- آروین پدیدمهر یک راه حل ذخیره اسناد ارائه می دهد تا بتوانید فضای اداری را ذخیره کرده و بهترین امنیت فیزیکی را به اسناد مهم بدهید.
- آروین پدید مهر می تواند به شما کمک کند تا اسناد خود را مطابق با نظر و نیاز سازمان بر اساس الویت تبدیل کنید.
- بسیاری از مشاغل موجود در بایگانی به خوبی سازماندهی نشده اند.
- و برای یافتن اسناد و مدارک مهم تجاری نیاز به جستجوی پرونده ها دارند.
- وقتی اسناد به خوبی مدیریت و ذخیره شوند، جعبه ها برای دسترسی سریع بارکد شده و ردیابی می شوند و در صورت نیاز سریعاً بازیابی می شوند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید: