اسکن اسناد و اوراق
اسکن اسناد و اوراق
آیا حجم زیادی از اسناد کاغذی دارید که نیاز به تبدیل به فرمت دیجیتال دارند؟
شاید این مقاله بتواند به شما در تصمیم گیری کمک کند.
امروزه تیم های سازمان نیاز به دسترسی از راه دور به اسناد شرکت دارند. آنها باید در اسناد همکاری کنند و آنها را با ذینفعان خارجی به اشتراک بگذارند. جابجایی فیزیکی اسناد در این مورد یک کابوس لجستیکی است که به خصوص برای مشاغل بزرگ و متوسط زمان بر است. به این ترتیب یک فروشگاه واحد از سوابق الکترونیکی به یک نیاز تبدیل شده است.
آیا آماده انتقال از کاغذ به دیجیتال هستید؟ اسکن اسناد و اوراق
- این تحول نحوه عملکرد تیم ها را تغییر داده است.
- شرکت ها باید سیستم ها و فرآیندهای خود را تغییر دهند تا با شرایط عادی جدید سازگار شوند.
- دیجیتالی کردن اسناد تجاری دیگر اختیاری نیست.
- اگر قبلاً داده‌ها و گردش‌های کاری خود را دیجیتالی نکرده‌اید، اکنون زمان آن است.
- تصور تبدیل تعداد زیادی از سوابق شرکت به فرمت دیجیتال ممکن است در ابتدا شما را تحت تأثیر قرار دهد.
- این تحول منجر به کمکی در دسترس و همیشگی برای شما خواهد شد.
- همه ما می دانیم که اسکن اسناد و اوراق، اسناد را به یک تصویر دیجیتال تبدیل می کند.
- همه ما با تلفن های خود از یک سند عکس گرفته ایم و آن را از طریق ایمیل یا برنامه های پیام رسان به اشتراک گذاشته ایم.
- یک چاپگر/کپی چند منظوره که می تواند اسناد را اسکن کند تقریباً در هر محل کار و خانه یافت می شود.
- اما این دستگاه ها وظیفه اسکن تعداد زیادی از اسناد شرکتی را ندارند.
- هر روز یک شرکت معمولی صدها رکورد ملموس مانند سفارشات فروش، فاکتورها، رسیدها، مکاتبات پستی و سوابق پشتیبانی مشتری تولید می کند.
فرآیند اسکن اسناد و اوراق
اسکن DIY، که در آن کارکنان فرآیند اسکن را با اسکنرهای رومیزی انجام می دهند، اغلب کافی است. اما، شرکت‌هایی که دارای تعداد زیادی اسناد برای تبدیل هستند، نیاز به اسکن با حجم بالا دارند که اغلب به عنوان تبدیل فایل پشتیبان شناخته می‌شود. این کار آسانی نیست. این به تجهیزات پیچیده و همچنین خدمات مدیریت حرفه ای نیاز دارد.
- آماده سازی پروژه
- تهیه مستندات
- پیکربندی
- تضمین کیفیت تصویر
- مدیریت پروژه اسکن
اگر می‌خواهید قدمی فراتر بردارید، باید نرم‌افزار و خدمات مدیریت اسناد مانند OCR، طبقه‌بندی فایل‌ها، فهرست‌بندی، ابرداده‌های سفارشی، کنترل دسترسی و غیره را هم برنامه ریزی و اجرا کند.
روش اسکن اسناد و اوراق
تیم ماهر ما به طور کامل و آموزش دیده شده هر بخش از پروژه را کنترل می کند تا فرآیند را تا حد امکان برای شما آسان کند. ما برای اطمینان از اینکه تکنیک‌های جمع‌آوری اسناد، حفظ سوابق، بسته‌بندی اسناد، حمل‌ونقل، تبدیل و ذخیره‌سازی کاملاً تحت نظارت هستند، از یک روش زنجیره‌ای سختگیرانه استفاده می‌کنیم.
مراحل زیر را در یک پروژه اسکن اسناد معمولی در نظر بگیرید:
- مرحله ۱: اهداف خود را مشخص کنید.
نمایندگان ما برای آگاهی از اهداف و مستندات شرکت شما وقت صرف می کنند. آنها با شما همکاری می کنند تا یک مدل خدماتی ایجاد کنند که خواسته های شما را ترسیم می کند و در نتیجه یک برنامه دقیق ایجاد می کند.
- مرحله ۲: پیکربندی اسکن اسناد و اوراق
در این مرحله به کاربران امکان می دهد اسناد فیزیکی را دیجیتالی کرده و آنها را آپلود کنند.
- مرحله ۳: اسکن اسناد و اوراق
قبل از شروع عمل اسکن؛ توصیه می شود از اسکنرهای مدرن و قابل اعتمادتری استفاده کنید. اسکنرهای تولیدی با سرعت حداکثر ۱۲۰ صفحه در دقیقه می توانند برای برنامه های با حجم بالا استفاده شوند. این به شما این امکان را می دهد که بدون ایجاد اختلال در عملکرد خود، کارها را به سرعت به پایان برسانید. علاوه بر این، برخی از چاپگرها از تکنیک‌های قدرتمند تمیز کردن تصویر استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که کاغذهای اصلی شما از بالاترین کیفیت ممکن برخوردار هستند.
- مرحله ۴: تولید تصویر
پس از اسکن، تصاویر تقریباً در هر فرمتی که برای ادغام در سیستم‌های تجاری موجود خود نیاز دارید صادر می‌شوند: PDF، TIFF و غیره. این امکان دسترسی فوری به داده های کاغذهای اسکن شده را برای تیم شما فراهم می کند.
- مرحله ۵: آنچه در نهایت به آن دست می یابید.
تغییر از کاغذ به دیجیتال یک محل کار بسیار سازنده، سازگار با محیط زیست و کارآمد ایجاد می کند که برای صرفه جویی در هزینه شما و کاهش ریسک با هزینه کم طراحی شده است!
پس از اسکن اسناد و اوراق از شر همه آن کاغذها خلاص می شوید.
اکنون که اسناد کاغذی شما در نسخه‌های دیجیتالی فشرده و قابل جستجو هستند، به خوبی در راه رسیدن به یک دفتر بدون کاغذ هستید! اگر از نرم افزار مدیریت اسناد استفاده کنید، استفاده، به روز رسانی، ذخیره و بازیابی اسناد واقعی در زمان و هزینه شما صرفه جویی می کند.
آیا می خواهید سوابق کاغذی خود را به یک مخزن دیجیتال و سیستم بایگانی تبدیل کنید؟ برای دریافت قیمت می توانید با ما کارشناسان ما تماس بگیرید!
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.