اسکن سند
نحوه اسکن سند به ایمیل
روش هایی برای ۴ سیستم عامل مختلف
- اسکن سند روشی مفید برای نگهداری کپی های دیجیتالی فایل های فیزیکی شماست.
- برخی از اسکنرها و برنامه های اسکن به شما امکان می دهند سند و مدرک را به ایمیل اسکن کنید.
- درک نحوه اسکن یک سند به ایمیل با استفاده از سیستم عامل های مختلف می تواند به شما کمک کند کارآمدتر کار کنید.
در این مقاله نکاتی برای ارسال ایمیل اسناد اسکن شده ارائه می دهیم و نحوه انجام این کار را در ویندوز، macOS، iOS و اندروید توضیح می دهیم.
چگونه یک سند را به ایمیل در ویندوز اسکن کنیم؟
در اینجا مراحل اسکن سند به ایمیل در دستگاه ویندوز شما بیان شده است:
- اسکنر اسناد خود را به دستگاه ویندوز خود وصل کنید و هر دو دستگاه را روشن کنید.
- اسناد خود را اسکن کنید و آنها را در پوشه فایل دلخواه در دستگاه ویندوز خود ذخیره کنید.
- روی سند اسکن شده کلیک راست کرده و “ارسال به” را انتخاب کنید که گزینه های ارسال باز می شود.
- برای باز کردن پیش نویس ایمیل جدید که شامل سند اسکن شده است، گزینه «گیرنده نامه» را انتخاب کنید.
- قبل از ارسال ایمیل، روی فایل پیوست کلیک کنید تا بررسی کنید که آیا آن را با موفقیت پیوست کرده اید یا خیر.
نحوه اسکن یک سند به ایمیل در macOS
در اینجا مراحل اسکن سند به ایمیل در دستگاه Mac مطرح شده است:
- اسکنر اسناد خود را به دستگاه مک خود وصل کنید و هر دو دستگاه را روشن کنید.
- “System Preferences” خود را باز کنید و منوی “Printers and Scanners” خود را باز کنید.
- روی اسکنر خود کلیک کنید و گزینه اسکن را باز کنید تا “Use Document Feeder” را انتخاب کنید تا گزینه های اسکنر خود را تنظیم کنید.
- محل اسکن شما “Save To” را انتخاب کنید تا بتوانید آنها را پیدا کنید و در ایمیل خود وارد کنید.
صفحات سند خود را اسکن کنید و ایمیلی را که می خواهید فایل در آن گنجانده شود را باز کنید، سپس فایل اسکن شده را درج یا بکشید و رها کنید.
چگونه یک سند را با استفاده از iOS به ایمیل اسکن کنیم؟
در اینجا مراحل اسکن سند به ایمیل در دستگاه iOS بیان شده است:
- برنامه ایمیل را در دستگاه خود باز کنید و یک پیش نویس ایمیل برای سند اسکن شده خود ایجاد کنید.
- روی کادر متنی که می‌خواهید اسکن را در آن وارد کنید ضربه بزنید تا صفحه کلید دستگاهتان باز شود.
- نماد سند مربعی را در بالای صفحه کلید خود که نشان دهنده اسکنر فایل است، لمس کنید.
- دوربین دستگاه خود را طوری قرار دهید که کل سند روی صفحه نمایش داده شود و تصویری از سند خود بگیرید.
- تمام صفحاتی را که می خواهید در ایمیل وارد کنید اسکن کنید و “ذخیره” را فشار دهید تا سند را به عنوان پیوست به پیش نویس ایمیل خود اضافه کنید.
چگونه یک سند را به ایمیل با استفاده از اندروید اسکن کنیم؟
در اینجا مراحل اسکن سند به ایمیل در دستگاه Android شما آمده است:
- درایو ذخیره سازی ابری دستگاه Android خود را باز کنید و نماد “+” را انتخاب کنید تا سند جدیدی به درایو خود اضافه کنید.
- نماد اسکن دوربین را لمس کنید تا دوربین دستگاهتان باز شود و دوربین خود را برای گرفتن سند قرار دهید.
- روی دکمه ثبت دایره ضربه بزنید تا از هر صفحه سند عکس بگیرید.
- تأیید کنید که می خواهید تصاویر را به یک فایل اسکن PDF با ضربه زدن روی علامت تیک تبدیل کنید.
- روی سه نقطه در گوشه سمت راست بالای صفحه ضربه بزنید تا منویی باز شود که به شما امکان می دهد سند اسکن شده را ایمیل کنید.
نکاتی برای اسکن اسناد به منظور پیوست کردن به ایمیل ها
اسکنر خود را تمیز کنید.
- ناحیه ثبت تصویر یک اسکنر می تواند از گرد و غبار، اثر انگشت و لکه های جوهر کثیف شود.
- تمیز کردن منظم اسکنر فرآیند اسکن روان را تضمین می کند و اعوجاج تصویر را به حداقل می رساند.
- مطمئن شوید که اسکنر شما عاری از مواردی است که می‌تواند مانع دید سند شما شود، از جمله گیره‌ها، منگنه‌ها و سایر مواد صحافی.
تنظیمات رنگ خود را انتخاب کنید. تا اسکن سند با کیفیت انجام شود.
- تنظیمات رنگ برای اسکنرهای شما می تواند بر کیفیت سند اسکن شده ای که ایجاد می کنید تأثیر بگذارد.
- این به این دلیل است که اسکنر با استفاده از تنظیماتی که شما انتخاب می کنید، سند را دیجیتالی می کند.
- برای یک سند سیاه و سفید، اسکن تمام رنگی ممکن است به فرآیندهای تصویربرداری غیر ضروری نیاز داشته باشد که سعی در شناسایی کوچکترین تغییرات رنگی در یک صفحه سفید دارد.
- اسکن یک سند رنگارنگ سیاه و سفید از فرآیندهای اسکن برای تغییر رنگ های سند اصلی استفاده می کند، که ممکن است منجر به سندی شود که خواندن آن چالش برانگیز است.
- تنظیمات رنگ روی اسکنر شما بر نحوه ثبت تصویر تأثیر می‌گذارد، بنابراین انتخاب تنظیم رنگ مناسب برای سند می‌تواند اطمینان حاصل کند که اسکن‌های قابل خواندن ایجاد می‌کنید.
نقاط خود را در هر اینچ تعیین کنید.
- تنظیمات نقطه در هر اینچ در اسکنر شما میزان جزئیاتی را که هنگام اسکن اسناد فیزیکی ثبت می کند، تعیین می کند.
- با توجه به محتوا و اندازه سند خود، می توانید تنظیمات نقطه در هر اینچ خود را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که فایل دیجیتال جزئیات لازم را از نسخه اصلی به دقت منعکس می کند.
- برای اسناد متنی استاندارد روی کاغذ حروف، تنظیمات نقطه در اینچ را بین ۳۰۰ تا ۶۰۰ در نظر بگیرید.
اندازه اسکن سند خود را تنظیم کنید.
- اسکنر شما ممکن است بتواند اسناد در اندازه های مختلف، از کارت ویزیت گرفته تا پوستر فیلم را اسکن کند.
- برای اطمینان از اینکه اسکنر شما اندازه سند فیزیکی شما را تشخیص می دهد، می توانید اندازه اسکن را متناسب با ابعاد آنچه می خواهید اسکن کنید انتخاب کنید.
- برخی از اسکنرها ممکن است به طور خودکار نواحی اسکن خالی را برش دهند، که ممکن است قسمت هایی از سند را که در آن فضاهای خالی وجود دارد حذف کنند.
- تنظیم اندازه اسکن می تواند به شما کمک کند از خطر برش نادرست سند جلوگیری کنید.
اندازه فایل خود را بررسی کنید.
- برخی از ایمیل‌ها دارای محدودیت‌هایی در اندازه فایل هستند که حداکثر اندازه فایلی را که می‌توانید در یک ایمیل ارسال کنید تعیین می‌کند.
- اگر فایل بزرگی دارید که از این محدودیت ها بیشتر است، ممکن است ایمیل ارسال نشود یا سیستم ایمیل شما به صورت خودکار آن را به صورت فایل کوچکتر ارسال کند.
- اندازه فایل را بررسی کنید تا تعیین کنید که آیا اندازه فایل شما در محدوده مورد نیاز ایمیل شما است یا خیر.
- این می تواند به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا خودتان اندازه فایل را تغییر دهید تا از کیفیت سند اسکن شده اطمینان حاصل کنید.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.