منظور از اسکن مدارک چیست؟
اسکن مدارک چیست؟ اسکن یک سند شامل تهیه یک کپی دیجیتال از یک سند فیزیکی یا دسته ای از اسناد است تا بتوانید آن را در دستگاه تلفن همراه یا رایانه خود ذخیره کنید. می توانید اسناد را از لپ تاپ، رایانه رومیزی، تبلت یا تلفن همراه خود با استفاده از تجهیزات یا برنامه های تخصصی اسکن کنید.
اسکنرهای مدارک چگونه کار می کنند؟
یک اسکنر چگونه کار می کند؟
اسکنرها با تابش نور به یک تصویر، سند یا شی کار می کنند. به عبارت ساده، نور منعکس شده سپس از طریق آینه ها و لنزها به فناوری حساس به نور هدایت می شود، سپس به داده های الکترونیکی تبدیل می شود که برای تشکیل یک کپی دیجیتالی از نسخه اصلی استفاده می شوند.
نحوه اسکن یک سند و مدرک
با استفاده از دستگاه تلفن همراه یا رایانه
اسکن یک سند شامل تهیه یک کپی دیجیتال از یک سند فیزیکی یا دسته ای از اسناد است تا بتوانید آن را در دستگاه تلفن همراه یا رایانه خود ذخیره کنید. می توانید اسناد را از لپ تاپ، رایانه رومیزی، تبلت یا تلفن همراه خود با استفاده از تجهیزات یا برنامه های تخصصی اسکن کنید.
در این مقاله، مراحل نحوه اسکن یک سند در دستگاه تلفن همراه یا رایانه، به علاوه نکاتی برای اسکن و اینکه چرا ممکن است به یک سند اسکن شده نیاز داشته باشید را توضیح می دهیم.
چگونه یک سند را اسکن کنیم؟
می توانید یک سند را با استفاده از دستگاه ها، سیستم عامل ها و برنامه های مختلف اسکن کنید. هنگامی که نیاز به اسکن سریع فایل‌ها دارید یا از فضای کاری خود دور هستید، ممکن است برخی از گزینه‌ها را راحت‌تر بیابید، در حالی که روش‌های دیگر ممکن است در محل کار یا دفتر خانه شما بهتر عمل کنند. در اینجا دو روش برای اسکن یک سند وجود دارد:
روش اول: نحوه اسکن سند با استفاده از دستگاه تلفن همراه
- دستگاه های هوشمند مانند تلفن همراه و تبلت اغلب به شما امکان می دهند اسناد را با استفاده از یک برنامه اسکن کنید.
- برخی از دستگاه ها دارای برنامه های داخلی برای اسکن هستند، در حالی که برخی دیگر نیاز به دانلود جداگانه دارند.
- فرآیند هر گوشی و تبلت کمی متفاوت است، اما چند مرحله کلی برای اکثر دستگاه ها اعمال می شود.
- در اینجا ۱۰ مرحله اساسی وجود دارد که می توانید برای اسکن یک سند با دستگاه تلفن همراه خود انجام دهید:
- برنامه اسکن اسناد خود را باز کنید.
- “Scan Documents” یا گزینه ای مشابه را از منو انتخاب کنید.
- دوربین دستگاه خود را روی کل سند در نور خوب و پس‌زمینه ثابت متمرکز کنید.
- زاویه دوربین را تا مرکز سند تنظیم کنید.
- دکمه گرفتن عکس را لمس کنید.
- برای ذخیره اسکن یا افزودن سند دیگری، راهنمایی های روی صفحه را دنبال کنید.
- تمام اسناد دیگر را با استفاده از روش مشابه اضافه کنید.
- گزینه “ذخیره” را انتخاب کنید تا فایل در دستگاه شما ذخیره شود.
- نوع فایل و محل ذخیره سازی را انتخاب کنید.
- فایل خود را نامگذاری کنید و آن را در دستگاه خود ذخیره کنید.
روش دوم: چگونه یک سند را با استفاده از کامپیوتر اسکن کنیم.
- می‌توانید با استفاده از یک اسکنر، که دستگاه جداگانه‌ای است که به رایانه شما متصل می‌شود و تصاویر سند اسکن شده را ارسال می‌کند، یک سند را روی لپ‌تاپ یا رایانه رومیزی خود اسکن کنید.
- برخی از چاپگرها یا دستگاه های کپی نیز عملکرد اسکن دارند و ممکن است به صورت بی سیم متصل شوند.
بسته به تجهیزات و سیستم عامل خود، این هفت مرحله را برای اسکن یک سند از طریق رایانه خود دنبال کنید:
- سند را رو به پایین روی شیشه دستگاه کپی قرار دهید یا سند را در سینی تغذیه اسکنر قرار دهید.
- دکمه اسکن را روی دستگاه فشار دهید یا یک برنامه اسکن را در رایانه خود باز کنید و گزینه اسکن را انتخاب کنید.
- پیش نمایش سند را روی صفحه نمایش خود مشاهده کنید تا تأیید کنید که می توانید آن را ببینید و به طور کامل بخوانید.
- اگر اسناد بیشتری برای افزودن به فایل دارید، گزینه افزودن صفحات بیشتر را انتخاب کنید.
- این فرآیند را تا زمانی که هر سند را در رایانه خود اسکن کنید، تکرار کنید.
- گزینه “ذخیره” را انتخاب کنید و نوع فایل و مقصد ذخیره سازی فایل اسکن شده خود را انتخاب کنید.
- به فایل خود یک نام قابل تشخیص بدهید و آن را در رایانه خود ذخیره کنید.
نکاتی برای اسکن مدارک و اسناد
در اینجا چهار نکته وجود دارد که می توانید هنگام اسکن اسناد از تلفن همراه، تبلت، لپ تاپ یا رایانه رومیزی خود استفاده کنید:
۱٫ از قابل مشاهده بودن فونت یا تصویر اطمینان حاصل کنید.
قبل از اینکه فایل اسکن شده خود را ذخیره کنید، پیش نمایش را روی صفحه نمایش دستگاه تلفن همراه یا رایانه خود مشاهده کنید تا مطمئن شوید که می توانید کل تصویر را مشاهده کنید یا کل سند را بخوانید. اگر اسکن خیلی تاریک یا خیلی روشن به نظر می رسد، می توانید تنظیمات روشنایی را در برنامه اسکنر یا تجهیزات اسکن خود تنظیم کنید. اگر تار به نظر می‌رسد، دوباره اسکن را امتحان کنید و مطمئن شوید که سند کاملاً ثابت روی شیشه دستگاه کپی می‌ماند یا بدون پارگی وارد اسکنر می‌شود.
۲٫ اسناد متنی را قابل ویرایش کنید.
برخی از برنامه ها به شما امکان می دهند اسناد اسکن شده خود را به عنوان فایل های قابل ویرایش ذخیره کنید. این بدان معناست که شما می توانید آنها را مانند یک سند پردازش کلمه باز کرده و تغییر دهید. اگر با تیمی همکاری می کنید یا می خواهید تغییرات خود را در فایل ایجاد کنید، ممکن است اسکن های خود را به عنوان اسناد قابل ویرایش ذخیره کنید. برخی از برنامه ها همچنین به شما امکان می دهند اسناد اسکن شده را به صورت PDF ذخیره کنید و آنها را قابل جستجو کنید، به این معنی که می توانید از یک فرمان کامپیوتری برای جستجوی فایل ها برای کلمات یا عبارات خاص استفاده کنید.
۳٫ یک سرویس اسکن را در نظر بگیرید.
اگر تعداد زیادی فایل فیزیکی برای اسکن دارید و می خواهید به استفاده از فایل های الکترونیکی تبدیل شوید، می توانید یک سرویس اسکن برای تبدیل فایل های شما برای شما استخدام کنید. آنها فایل‌های شما را برمی‌دارند، آنها را به مکانی امن می‌آورند، آنها را اسکن می‌کنند و دسترسی آسان به فایل‌هایتان را برای شما فراهم می‌کنند تا بتوانید آنها را در دستگاه‌های خود ذخیره کنید. اکثر شرکت ها همچنین به درخواست شما، فایل های فیزیکی را خرد یا برگردانند.
۴٫ فایل های اسکن شده خود را سازماندهی کنید.
شرکت ها اغلب اسناد دیجیتال را به جای فایل های فیزیکی ترجیح می دهند زیرا سازماندهی را آسان تر می کنند. درست مانند کابینت های بایگانی فیزیکی، مهم است که فایل های دیجیتالی خود را به گونه ای سازماندهی کنید که در دسترس باشند. در نظر بگیرید که فایل‌های خود را در پوشه‌های دستگاه خود با استفاده از همان روشی که برای فایل‌های فیزیکی استفاده می‌کنید، مانند حروف الفبا یا تاریخ، ذخیره کنید تا اسناد اسکن شده جدید را به‌طور مناسب مکان‌یابی و ذخیره کنید.
- دانستن نحوه اسکن یک سند می تواند به شما کمک کند تا در محل کار منظم بمانید، و برخی از کارفرمایان ممکن است از نامزدهایی برای موقعیت های خاص بخواهند که این مهارت را داشته باشند.
- اکثر شرکت ها ترجیح می دهند فایل های دیجیتال را به جای فایل های فیزیکی نگهداری کنند زیرا رایانه ها فضای ذخیره سازی بیشتر و ویژگی های امنیتی پیشرفته ای را ارائه می دهند.
- ذخیره سازی اسناد به صورت دیجیتالی همچنین اشتراک گذاری فایل ها را با چندین عضو تیم یا مشتری آسان تر می کند و در هزینه لوازم اداری مانند کاغذ و جوهر صرفه جویی می کند.
- با اسکن اسناد، می‌توانید نسخه‌های دیجیتالی فایل‌های خود را انتقال داده و ذخیره کنید تا در محل کار به راحتی در دسترس باشند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن سند
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.