سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد، یک نرم افزار مدیریت محتوای سازمانی است که اغلب به عنوان سیستم های مدیریت اسناد (DMS) شناخته می شود. ادبیات زیادی در مورد اصطلاحات مدیریت اسناد وجود دارد مانند: DMS، EDRMS یا CMS که معمولاً بیشتر تحت تأثیر قوانین بازاریابی است تا دلایل عینی.
- سیستم مدیریت اسناد یک راه حل مدیریتی است که به کسب و کارها اجازه می دهد تا تولید، ذخیره سازی، مدیریت و توزیع اسناد الکترونیکی را کنترل کنند.
- و اثربخشی بیشتر و توانایی استفاده مجدد از اطلاعات و کنترل جریان اسناد را به همراه داشته باشند.
- این مدیریت در واقع یک نرم افزار مدیریت اسناد است که تمام مدیریت اسناد ضروری، همکاری و قابلیت جستجوی پیشرفته را در یک راه حل آسان برای استفاده ادغام می کند.
- این سیستم همچنین شامل ابزارهای مدیریتی برای تعریف نقش‌های کاربران مختلف، کنترل دسترسی، سهمیه کاربر، سطح امنیت اسناد، گزارش‌های دقیق فعالیت و تنظیم خودکار است.
- مخزن بسیار ارزشمندی از دارایی های اطلاعاتی شرکت ایجاد می کند تا ایجاد دانش را تسهیل کند و تصمیم گیری تجاری را بهبود بخشد.
- این نرم افزار گروه های کاری و بهره وری شرکت را از طریق شیوه های مشترک، روابط بیشتر و بهتر با مشتری، چرخه های فروش سریع تر، بهبود زمان عرضه محصول به بازار را افزایش دهد.
شیوه مدیریت کسب و کار در چند سال گذشته به طور قابل توجهی تغییر کرده است . فرآیندهای کسب و کار نیز بهبود و افزایش یافته است و طیف گسترده ای از اطلاعات و توسعه داده ها را ارائه می دهد. کسب و کارها مدیران و کارکنان متعددی را منصوب کرده اند که به مدیریت وظایفی که به آنها اختصاص داده شده است، کمک می کنند.
نرم افزار مدیریت اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد یک برنامه کامپیوتری است که برای ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد و تصاویر الکترونیکی که از اسناد کاغذی تهیه و اسکن شده اند، استفاده می شوند.
مزایای نرم افزار های مدیریت اسناد
- یک راه حل مدیریتی است که به کسب و کارها اجازه می دهد تا تولید، ذخیره سازی، مدیریت و توزیع اسناد الکترونیکی را کنترل کنند.
- اثربخشی بیشتر و توانایی استفاده مجدد از اطلاعات را به همراه دارد.
- تمام مدیریت اسناد ضروری، همکاری و قابلیت جستجوی پیشرفته را در یک راه حل آسان برای استفاده ادغام می کند.
- مدیریت اسناد شامل ابزارهای مدیریتی برای تعریف نقش‌های کاربران مختلف، کنترل دسترسی، سهمیه کاربر، سطح امنیت اسناد، گزارش‌های دقیق فعالیت و تنظیم خودکار است.
- نرم افزار مدیریت اسناد مخزن بسیار ارزشمندی از دارایی های اطلاعاتی شرکت ایجاد می کند تا ایجاد دانش را تسهیل کند و تصمیم گیری تجاری را بهبود بخشد.
- گروه های کاری و بهره وری شرکت را از طریق شیوه های مشترک، روابط بیشتر و بهتر با مشتری، چرخه های فروش سریع تر، بهبود زمان عرضه محصول به بازار را افزایش دهد.
- نرم افزار مدیریت اسناد تصمیم گیری آگاهانه تر را برای شرکت به ارمغان می آورد.
- باعث افزایش بهره وری می شود.
- کاهش زمان عملیاتی را به همراه دارد.
- منجر به افزایش کیفیت و درجه دقت می شود.
- منجر کاهش هزینه ها و هزینه های مستقیم نیروی کار انسانی می شود.
مدیریت اسناد در سازمان
مدیریت اسناد سازمانی یک پلت فرم قابل همکاری برای سرمایه گذاری بر روی منابع در سراسر برنامه ها و مخازن در سراسر سازمان فراهم می کند.
- از طریق مدیریت اسناد محتوای سازمانی خود را کنترل کنید.
- اطلاعات را از هر منبع دیجیتالی جمع آوری کنید.
- در اسناد و پروژه های وابسته به اسناد، با همکاران همکاری کنید.
- اسناد را مدیریت کنید.
- همه اسناد به صورت الکترونیکی ذخیره و سازماندهی می شوند به گونه ای که برای گردش کار و نیازهای دسترسی منطقی باشد.
- آنها را می توان به راحتی با جستجوی جهانی هوشمند بازیابی کرد.
اهمیت اسناد سازمانی
- مدیریت چرخه عمر سازمان – حاکمیت اطلاعات – مدیریت محتوا و گردش کار را تنظیم کنید.
مدیریت اسناد سازمانی شامل کدام موارد است؟
- با کنترل کارآمد و سیستماتیک، منجر به بهینه شدن در نگهداری، دریافت و استفاده سوابق می شود.
- فرآیندهای جمع آوری و نگهداری شواهد و اطلاعات مربوط به فعالیت ها و معاملات تجاری در قالب سوابق، به سازمان کمک می کند.
- رکوردها را در طول زمان ضبط و مدیریت می کند و دسترسی به آنها را راحت تر فراهم می کند.
- فرآیندهایی را ممیزی می کند که در آن مهلت های زمانی برای اقدامات نظارت شده و بر کسانی که تجارت را انجام می دهند تحمیل می شود.
- شامل فرآیندهای به منظور حفظ سوابق، تخریب یا انتقال است که در مقامات مدیریت یا سایر ابزارها مستند شده است.
- تخریب فرآیند حذف یا حذف سوابق، فراتر از هر گونه بازسازی احتمالی است.
- مجموعه ای از قوانین است که برای هر نوع رکورد در شرکت، محل نگهداری آنها، خط مشی هایی که در مورد آنها اعمال می شود، مدت زمانی که باید حفظ شوند. را شامل می شود.
- اسناد و اطلاعاتی را که باید حفظ شوند، اصلاح شوند، از بین بروند، و یا چه کسانی به آنها دسترسی داشته باشند، مسئولیت مدیریت آنها را بر عهده دارد.
- در واقع یک موتور گردش کار برای تعریف و استفاده مجدد از منطق کسب و کار، ساده کردن فرآیندهای کسب و کار و کمک به کارکنان برای هماهنگی موثر با سازمان و یکدیگر ارائه می دهد.
- با پیوند دادن فرآیندها با ایجاد محتوا، سازمان ها را قادر می سازد تا اطلاعات معاملاتی را مبادله کنند و به نیازهای جدید یا در حال تغییر کسب و کار سریعتر پاسخ دهند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.