الزامات اسکن اسناد
شرکت هایی که در زمینه اسکن اسناد و مدارک فعالیت می کنند باید قبل از راه اندازی فرآیند اسکن تصمیماتی اتخاذ کنند و شرایطی را فراهم کنند و الزامات اسکن اسناد را در نظر بگیرند. به عنوان مثال:
آیا اسناد باید یک طرفه یا دو طرفه اسکن شوند؟
شرایط قانونی اسکن یکطرفه و دوطرفه چیست؟
وضوح اسکن چیست و چرا اهمیت دارد؟
۱-رزولوشن یا DPI چیست؟
یکی از موارد الزامات اسکن اسناد دانستن رزولویشن است. DPI در اصل به معنای تعداد نقطه در هر اینچ است (Dots Per Inch). این عدد با استفاده از تعداد پیکسل و اندازۀ تصویر دیجیتالی تان محاسبه می شود. واحد آن پیکسل بر اینچ (pixel/inch) است. رزولوشن در واقع یک واحد اندازه گیری است که برای تعیین میزان وضوح تصاویر به کار می رود. این واحد اندازه گیری با شمارش تعداد نقاط یا پیکسل ها در خطی به طول یک اینچ به ما اطلاعاتی را در مورد کیفیت و وضوح تصویر ارائه می دهد.
در واقع هر چه تعداد نقاط و پیکسل ها در تصویر بیشتر باشند کیفیت چاپ و تصویر افزایش پیدا خواهد کرد و بالعکس. بیشتر بودن DPI در کنار ابعاد مناسب عکس نشانگر بالا بودن کیفیت تصاویر است. به عنوان مثال انواع رزولوشن های به کار برده در چاپ های مختلف به طور معمول به شرح زیر است:
گرافیک وب – ۹۶ نقطه در اینچ
سند آرشیو استاندارد – ۲۰۰ نقطه در اینچ
سند مورد نیاز برای تشخیص نویسه نوری (OCR) – ۳۰۰ dpi
طرح‌ها/طراحی‌های بردار – ۴۰۰ نقطه در اینچ
اسناد مورد نیاز برای بایگانی تاریخی – ۶۰۰ نقطه در اینچ
۲-در الزامات اسکن اسناد اسکن رنگی امجام شود یا سیاه و سفید؟
معمولا برای اسکن های بایگانی (و اکثر نیازهای اسکن) از اسکن سیاه و سفید استفاده می کنند.
- سیاه و سفید
اسنادی که به صورت سیاه و سفید اسکن می شوند همیشه (در داخل اسکنر) به مقیاس خاکستری تغییر می کنند. سپس روی تصویر فرآیندی به نام آستانه اعمال می شود تا تصویر سیاه و سفید تولید شود. Thresholding به سادگی تعیین می کند که یک پیکسل چه زمانی باید یک پیکسل سیاه یا سفید باشد. - مقیاس خاکستری
مقیاس خاکستری زمانی استفاده می‌شود که تن تصویر حاوی داده‌های رنگی یا خاکستری باشد و تن تصویر باید حفظ شود، مثلاً عکس‌ها یا گرافیک‌های سایه‌دار. - رنگ
بدیهی است که زمانی که تصویر حاوی داده های رنگی باشد از رنگ استفاده می شود، با این حال برخی از کاربران فقط مایلند اطلاعات رنگی مهم مانند مرزهای زمین یا داده های گرافیکی را حفظ کنند، نه لوگوهای سربرگ، هایلایت و غیره.
۳-با توجه به الزامات اسکن اسناد فایل اسکن شده به چه فرمتی ذخیره شود؟
به طور کلی فرمت های فایل، رایج ترین فرمت های مورد نیاز برای اسکن به شرح زیر هستند:
TIFF
- نام این فرمت مخففTagged Image File Format است.
- TIFF یکی از اقسام فرمت های بدون افت کیفیت است.
- این فرمت با بیشتر برنامه‌های ویرایشی و مرورگرهای تصویری سازگاری دارد.
- فرمت TIFF را می‌توان به صورت بی‌ضرر نیز فشرده کرد.
- برای این کار می‌توان با برنامه‌های فشرده‌سازی LZW یا Zip کار کرد یا آن که از برنامه‌هایی مانند WinZip بهره برد.
- برای اسناد سیاه و سفید، خاکستری یا رنگی استفاده می شود اما اغلب برای اسناد سیاه و سفید استفاده می شود.
- این فرمت یک استاندارد تثبیت شده است که از چندین صفحه پشتیبانی می‌کند و می‌تواند توسط اکثر برنامه‌ها به درستی تفسیر شود.
JPEG
- JPEG یک روش فشرده‌سازی فایل است.
- معمولا به عنوان فشرده سازی همراه با اتلاف مطرح می شود، چون معمولا برخی از داده ها در طول فشرده سازی از بین می روند، اما نسبت فشرده سازی خوبی را برای تصاویر رنگی و خاکستری فراهم می کند.
- اگر از سطح کم فشرده سازی استفاده شود، معمولاً توسط چشم انسان قابل تشخیص نیست.
- فرمت JPEG فرمت خوبی برای تصاویر و عکس های رنگی است.
- از فرمت های چند صفحه ای پشتیبانی نمی کند.
- یک نسخه بدون ضرر از JPEG وجود دارد اما توسط بسیاری از برنامه ها به خوبی پشتیبانی نمی شود.
- کمپانی معروف ادوبی در سال ۱۹۹۰ فرمتی به اسم PDF را معرفی کرد.
- فرمت pdf کمک می کند تا کاربران بتوانند آن را در پلتفرم‌های مختلف مثل ویندوز و غیره توسط نرم‌افزارهای ساده‌ای تحت عنوان PDF Reader باز کرد.
- در این فرمت مشکل به هم ریختگی فونت و ساختار صفحات برطرف می‌شود.
- فایل‌های PDF فقط شامل متن نیستند بلکه می‌توان در فایل PDF از عکس و لینک و ویدیوها و دکمه‌های تعاملی و فرم‌ها و حتی گرافیک سه‌بعدی استفاده کرد که البته در مورد برخی انواع محتوا، نرم‌افزاری که قرار است فایل PDF را باز کند، می‌بایست قابلیت‌های خاص را پشتیبانی کند.
- در فایل‌های PDF می‌توانید فایل فونت یا حداقل حروفی که در document استفاده شده را هم به صورت توکار یا Embedded اضافه کنید تا مشکلی در نمایش صحیح به وجود نیاید.
- این فرمت از فایل توسط Adobe توسعه داده شد و به دلیل خواننده رایگانی که Adobe دارد، محبوب شد.
- از فرمت فایل PDF اغلب زمانی استفاده می‌شود که به ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند OCR ، لینک‌سازی، امضای دیجیتال و سایر ویژگی‌های امنیتی نیاز باشد.
- فایل‌های PDF از تصاویر رنگی،خاکستری و سیاه و سفید پشتیبانی می‌کنند.
- بسیاری از برنامه های اسکن می توانند فایل های PDF قابل جستجو ایجاد کنند.
ادامه مقاله الزامات اسکن اسناد را از اینجا بخوانید.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.