پروژه اسکن اسناد
با مشارکت شرکت آروین پدید مهر در اسکن اسناد، قابلیت جستجو و دسترسی سریع را خواهید دید. پرسنل شما وقت بیشتری برای تمرکز روی کارهای مهم خواهند داشت، و دیگر ساعت ها صرف جستجوی اسناد کاغذی نمی کنند.
تبدیل سوابق تجاری، کاری و مالی به اسناد دیجیتال به زمان، پول و تلاش زیادی نیاز دارد. راه حل های مختلفی وجود دارد که می تواند این روند را سریع، مقرون به صرفه و ساده انجام دهد.
اما، برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن پروژه اسکن اسناد، در اینجا مواردی وجود دارد که باید قبل از شروع پروژه خود به آنها توجه کنید:
۱٫ آنچه را که از یک پروژه اسکن اسناد لازم دارید تعیین و برنامه ریزی کنید.
- آیا پروژه اسکن اسناد را فقط یک بار انجام می دهید یا بصورت برنامه ریزی شده و همیشگی انجام خواهد شد؟
- آیا اسناد دیجیتالی شما فقط برای اهداف بایگانی است یا به طور مرتب به آنها نیاز خواهید داشت؟
- انواع مختلفی از اسنادی که در این پروژه درگیر هستند چیست؟
- (به عنوان مثال منابع انسانی ، امور مالی ، موارد دیگر)
۲٫ نیازهای سیستم کار خود را شناسایی کنید.
- هر شرکتی به گردش کار منحصر به فرد خود نیاز دارد، و شناخت نوع دسترسی شما به اطلاعات مهم است.
- نیازهای بازیابی اسناد فعلی و آینده شما چیست؟ آیا می خواهید یک جریان و روند کاری خودکار را برنامه ریزی کنید؟
۳٫ اسناد خود را ارزیابی کنید.
- پرونده های کاغذی خود را مرور کنید. اندازه و حجم اسناد به چه صورت است؟
- برخی از بی نظمی ها و تنوع در اندازه کاغذ وجود دارد که می تواند روند اسکن را کند کند.
- این موارد معمولا شامل رسیدهای اندک و اسناد بزرگ است.
- حجم تخمینی اسناد چقدر است؟
اطلاعات تکمیلی را از اینجا بررسی کنید.
۴- نمایه سازی
نمایه سازی فرآیند اعمال منطق در اسناد شما است و تعیین می کند چگونه اسناد شما به صورت الکترونیکی سازماندهی و بازیابی می شود.
مثلا اگر در حساب های قابل پرداخت کار می کنید و فاکتورهایی را برای اسکن و فهرست بندی ارسال می کنید، ممکن است جزئیاتی از قبیل شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، شماره و مبلغ فاکتور سودمند باشد، به گونه ای که می توان از آن معیارها برای یافتن یک سند خاص استفاده کرد.
اگر می خواهید تصاویر خود را به سادگی در یک درایو مشترک داخلی یا یک سیستم مدیریت جایگزین اسناد ذخیره کنید، اسناد را می توان با توجه به فیلدهای فهرست نامگذاری کرد.
۵- نحوه نگهداری فایل اسکن و اسناد کاغذی
بعد از فرآیند اسکن اسناد ممکن است بخواهید اسناد اصلی مقاله (از نظر قانونی) را حفظ کنید.که برخی از صنایع به آن نیاز دارند. قبل از شروع پروژه اسکن اسناد باید تصمیم بگیرید که اسناد کاغذی بعد از اسکن نابود شوند یا (بر اساس ارجحیت و اهمیت اسناد) نگهداری شوند.
نرم افزار مدیریت اسناد اسکن شده
استفاده از سیستم مدیریت اسناد بهترین روش برای تهیه یک برنامه پس از پروژه اسکن اسناد است. این کار برای شما و کارمندانتان ساده است که بتوانید اطلاعات مهمی را از هر مکان و در هر زمان مدیریت کنید و به راحتی به آن دسترسی داشته باشید.
نرم افزار مدیریت اسناد دارای قابلیت های زیر است:
- دارای امنیت و سازگار است.
- مجوزهای دسترسی به کاربر را دارد.
- پیگیری کامل حسابرسی کاربران و اقدامات انجام شده را دارد.
- بارگذاری مستقیم و قابل فهرست بندی است.
- قابلیت های یکپارچه سازی قوی دارد.
- گزارش و تجزیه و تحلیل بر اساس نوع سند، حجم یا داده دارد.
- حذف فرایندهای دستی و صرفه جویی در وقت و هزینه از مزایای آن است.
خدمات اسکن اسناد یک راه حل مقرون به صرفه و مناسب برای تبدیل سوابق کسب و کار شما به یک قالب پرونده دیجیتال است. بهترین راه برای تهیه یک برنامه پس از اسکن ، استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد برای ذخیره اطلاعات شما است. پیدا کردن و مدیریت اطلاعات مهم از هر مکان برای شما و کارمندان ساده می کند. یک سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد با هدف طبقه بندی اسناد شما ، فهرست بندی، به اشتراک گذاری، جستجو و امنیت را آسان تر می کند. می توانید آن را بر روی سیستم مبتنی بر ابر یا در سیستم و محل کار خود ذخیره کنید.
نگهداری و خروجی مناسب فایل
ضمن اینکه اطلاعات باید از جنبه قانونی بصورت اورجینال ذخیره شوند، روش متداول دیگر برای قالب خروجی نرم افزار PDF است زیرا به راحتی امکان به اشتراک گذاری و محافظت از آنها را دارد.
اولویت با اسکن اسناد تاریخی است یا اسناد جدید؟
نکات برنامه ریزی پروژه اسکن اسناد
- هر چیزی را که به آن نیاز ندارید خرد کنید. زیرا بسیاری از پروژه های مشاغل فقط اسنادی را که وجود دارند اسکن نمی کنند.
- آنچه را بیشتر از همه استفاده می کنید در اولویت قرار دهید و اینکه از کدام اسناد مهمترین مزیت را از دیجیتالی شدن به دست می آورند.
- به جای اسناد جداگانه تعداد قفسه های مورد نیاز را تعیین کنید زیرا تخمین هزینه هر قفسه آسان تر است.
- در مورد قالب مورد نظر برای پرونده های اسکن شده خود تصمیم بگیرید.
- برای سازماندهی بهینه اطلاعات خود را براساس نوع پرونده، نام و صفحات فهرست کنید.
- یک برنامه ریزی و مدیریت پس از اتمام پروژه اسکن اسناد داشته باشید.