اهمیت مدیریت اطلاعات
در عصر کنونی فناوری، مدیریت اطلاعات یک عمل پیش پا افتاده و در عین حال حیاتی است که همه سازمان ها باید آن را دریابند. اهمیت مدیریت اطلاعات و سوابق را نمی توان در یک تجارت دست کم گرفت.
نقش مدیریت اطلاعات در یک سازمان
- مدیریت اطلاعات شامل مراحل متفاوتی از جمع آوری داده ها، ذخیره سازی و در نهایت تخریب مناسب است.
- این علم به چند دسته تقسیم می شود: ورودی و جمع آوری، ذخیره سازی، افزونگی و پشتیبان گیری، و کاهش.
- ورودی و مجموعه، پروتکل‌هایی را برای کارمندان ایجاد می‌کند تا از نحوه ایجاد داده‌ها و سیستم فایلی که باید برای بازیابی آسان در آینده پیروی کنند، دنبال کنند.
- همچنین مشخص می کند که چه چیزی باید نگه داشته شود و چه چیزی نباید.
- ذخیره‌سازی می‌تواند شامل فایل‌های کپی سخت و الکترونیکی باشد و پارامترهایی را تعیین می‌کند که چه وسایل ذخیره‌سازی مجاز هستند و چه چیزهایی غیرمجاز (یعنی هارد درایوها در مقابل پوشه‌های کاغذی در مقابل شبکه‌ها یا درایوهای فلش).
- ذخیره سازی همچنین می تواند به معنای ذخیره سوابق و اطلاعات شرکت در سیستم های ذخیره سازی مبتنی بر ابر با استفاده از راه حل های مبتنی بر اینترنت باشد.
کمک آماری به تصمیم گیری
- مدیریت اطلاعات و سوابق امکان جمع آوری آسان آمار را فراهم می کند.
- بسیاری از تصمیم گیری های تجاری بر اساس تحلیل روند است.
- تحلیل روند بر اساس یافتن الگوها در اطلاعات و داده ها و نتیجه گیری در مورد رفتار آن الگوها توسعه و ساخته می شود.
- هرچه مدیریت اطلاعات بهتر باشد، تجزیه و تحلیل روند و دانش کسب و کار مرتبط بهتر است.
جلوگیری از حذف اطلاعات
- یکی دیگر از اجزای کلیدی مدیریت اطلاعات و سوابق، جلوگیری از حذف اطلاعات است.
- این می تواند به راحتی اتفاق بیفتد: یک فایل حذف می شود، پوشه اشتباه خرد می شود.
- اگر یک فایل از بین برود، می توان آن را به سرعت با یک نسخه جدید جایگزین کرد.
مزایای سازمانی مدیریت
- باعث بهبود کارایی می شود.
- داده‌ها سریع‌تر، آسان‌تر یافت می‌شوند و تصمیم‌گیری با تجزیه و تحلیل فوری و بازیابی اطلاعات بهبود می‌یابد.
- زمانی که از پروتکل های مناسب پیروی می شود، فضای کمتری از کاغذ، بایگانی و قفسه و سیستم ذخیره سازی استفاده می شود.
- هنگامی که مدیریت صحیح اطمینان حاصل می کند که نسخه های پشتیبان اخیر وجود دارد.
- از تخریب و از دست دادن آنها جلوگیری می کند.
- در نهایت، مدیریت اطلاعات و سوابق به حفظ سازمان در هنگام برخورد، پاسخگویی و خدمت به مشتریان یا پروژه ها کمک می کند.
برون سپاری به عنوان یک گزینه
- شرکت‌ها باید به تخصص‌های اصلی خود بپردازند.
- سازمان ها زمان و انرژی و کارمند خود را نباید درگیر مدیریت اطلاعات کنند.
- در چنین مواردی، استفاده از یک شرکت حرفه ای برای نگهداری و تبدیل و طراحی مدیریت اطلاعات برای فایل‌های فیزیکی می‌تواند بسیار سودمند باشد.
- این خدمات تضمین می کند که اطلاعات ذخیره شده بر اساس نیاز مشتری، طبقه بندی، نگهداری و … شود.
- سیستم های مشابهی برای انتقال سوابق الکترونیکی شرکت به فضای ذخیره سازی مبتنی بر ابر وجود دارد.
با توجه به پیشرفت تکنولوژی بسیاری از شرکت‌های بزرگ به سمت مدیریت و استفاده بهینه از اطلاعات و اسناد و مدارک خود حرکت کرده اند تا کارآمدتر باشند
نگهداری از اسناد و مدارک، سیستم بایگانی، تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال (اسکن اسناد و مدارک) از اقدامات مهم سازمان ها در این راستا است.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.