خدمات اسکن اسناد و مدارک

خدمات اسکن اسناد و مدارک

اسکنر چیست؟

اسکنر از لوازم جانبی کامپیوتر است. دستگاهی است که تصاویر را از چاپ های عکاسی، پوستر، صفحات مجله و منابع مشابه برای ویرایش و نمایش رایانه ضبط می کند. شمایلی مانند دستگاه فتوکپی دارند و برای تبدیل اسناد و تصاویر از برگه کاغذ به یک فایل به کار می رود. اسکنرها انواع مختلفی دارند اما به طور کلی فناوری به کار رفته ی آنها مشابه یکدیگر است.

اهمیت نرم افزار اسکنر در تصویربرداری دیجیتال، سازماندهی و تبدیل و… است. اسکنر سخت افزاری است که به صورت نوری یک تصویر را اسکن می کند و یک نسخه دیجیتالی از آن ایجاد می کند.

نحوه کارکرد اسکنر به چه صورت است؟

اسکن اسناد را با قرارگیری اسناد مدنظر روی صفحه شیشه ای اسکنر آغاز میکند و آن صفحه به وسیله یک لامپ گزنون روشن می شود. لامپهای فلورسنت معمولی در اسکنرهای قدیمی تر بسیار مورد استفاده قرار می گرفت که از شفافیت تصویر کم می کرد.

اسکنرها با توجه به انواع آنها، بعضی ۲ و بعضی ۳ آیینه زاویه دار دارند که این آیینه ها کمک میکنند تا تصویر عکس منعکس شود. چون این آینه ها تقعر کمی دارند، باعث میشوند تصویر منعکس شده در یک سطح کوچک تر متمرکز و وضوح و کیفیت تصویر بیشتر شود. آخرین آیینه، تصویر را به یک لنز منعکس می کند. لنز تصویر را از طریق یک سری فیلتر که کارشان جدا کردن سه رنگ قرمز ، آبی و سبز به کار رفته در تصویر است، روی (سی سی دی ) که مهمترین قسمت یک اسکنر است، متمرکز می کند. در واقع هر اسکنر تصویر را به سیگنال الکتریکی تبدیل میکند که وظیفه آن برعهده (سی سی دی ) است.

منظور از اسکن یک سند چیست؟

فرآیند تبدیل اسناد کاغذی به تصاویر دیجیتال بمنظور:

1. کاهش هزینه ها
2. افزایش بهره وری
3. بهبود دسترسی به اطلاعات

چرا باید اسناد خود را اسکن کنم؟

اسکن اسناد منجر به “صرفه جویی در وقت” میشود،اسناد اسکن شده به کارمندان این امکان را می دهد تا با سرعت و دقت بیشتری به اطلاعات مورد نظر دست یابند و دیگر نیاز به دستگاه های کپی در محیط کار ندارند چرا که می توانند با چند کلیک اطلاعات را به اشتراک یکدیگر بگذارند. هزینه و تعرفه ها به طور متوسط چقدر است؟

همکاران ما در شرکت آروین پدید مهر، آماده پاسخگویی به سوالات، شرایط اسکن و اعلام تعرفه اسکن هستند. ۸۸۹۸۷۰۵۰-۰۲۱

مراکز و شرکت های ارائه دهنده خدمات اسکن کدامند؟

ما در شرکت آروین پدید مهر به عنوان مرکز تخصصی چاپ و اسکن، یکی از شرکت هایی هستیم که با همکاری کادر و همکارانی مجرب در این زمینه، آماده ارائه خدمات به متقاضیان محترم هستیم.

مراحل آماده سازی برای انجام خدمات

۱-برآورد تعداد برگه های اسناد

در اسکن اسناد :

• ابتدا باید تعداد اسناد را محاسبه نماییم. ذکر این نکته ضروری است که شمارش تمام اسناد بایگانی شده، اگر با هر روشی انجام شود، در نهایت بصورت عدد تقریبی اعلام می شود.
• شاید این نکته ساده بنظر برسد که برای محاسبه تعداد میانگین اسناد هر زونکن، میتوان از روش شمارش تعدادی از اسناد زونکن های مختلف و در نهایت محاسبه میانگین استفاده شود.
• انواع میانگین گیری اسناد موضوع مهمی است. پیشنهاد می شود در محاسبات تعداد میانگین اسناد هر زونکن،آن را در بخشهای مختلف (اسناد مالی، اسناد فنی، اسناد پرسنلی و…) صورت گیرد.بر این اساس در نهایت میتوان به تعداد تقریبی نزدیکتر به نسبت تعداد نهایی دست یابیم.

۲-برآورد کیفیت اسناد

شرکت ها معمولا پس از مشاهده و بررسی اسناد مورد نظر، بویژه از منظر کیفیت و چگونگی اسناد، اقدام به اعلام هزینه ها و زمان برای اسکن اسناد میکنند. ما به مواردی اشاره میکنیم تا کارفرمایان، با بررسی و برآورد اولیه از اسناد خود، اطلاعات مناسبی برای دریافت خدمات اسکن، داشته باشند.

برای این منظور به بررسی نکات زیر می پردازیم:

·     کیفیت از منظر قدمت اسناد

طبق نظر کارشناسان ما، اسناد بالای ۵ سال جز اسناد قدیمی هستند. که شرایط متفاوتی برای اسکن دارند.

·     کیفیت از منظر تمییزی اسناد

اسکن اسنادی که بدون لک و تمییز باشند متفاوت است از اسنادی که دارای لک و یا ناخوانا باشند.

·     کیفیت از منظر اندازه اسناد

اسنادی که با اندازه متفاوت موجود باشند، تمهیدات و زمانی که برای اسکن آنها در نظر گرفته می شود، متفاوت است.

·     کیفیت از منظر نوع بست و صحافی اسناد

استفاده از تلغ و شیرازه، فنر، سیم، چسب، منگنه، گالینگور و … در نگهداری اسناد، هر کدام به طریقی بر کیفیت برگه و نوع اسکن و زمان تاثیرگذار است.

·     کیفیت از منظر محل نگهداری اسناد

کاغذ تحت تاثیر محیط نگهداری آسیب پذیر است و کیفیت اولیه خود را از دست میدهد. نگهداری اسناد در محیط های گرم یا سرد، در محیط های مرطوب و … ما را ملزم به آماده سازی قبل از اسکن می کند.

·     کیفیت از منظر جنس اسناد

معمولا اسنادی که برای دریافت خدمات اسکن ارائه میشوند. دارای جنس اولیه متفاوتی است که بعضی با کیفیت و بعضی از جنس ضعیف تری هستند و در نهایت برای شروع اسکن باید طبقه بندی شوند.

۳ – تمهید فضای کار فرآیند اسکن

به نسبت حجم اسناد و مدارک مورد نظر جهت اجرای فرآیند اسکن، باید موارد ذیل مدنظر قرار گیرند:

• فضایی مختص دستگاهای اسکنر

در شرایط معمول و برای تعداد اسکن ۱۰۰ هزار به بالا از دستگاههای صنعتی بهره برداری میشود. که براین اساس حداقل فضای ۱٫۵ مترمربع برای هر دستگاه باید منظور گردد.

در شرایطی که اسکن مدارک ویژه مانند اسکن مدارک قدیمی و یا اسکن اسناد و مدارک با اندازه A3 به بالا مواجه هستیم، این فضا به ۲ مترمربع تغییر میکند. همچنین برای بارگزاری اسناد اسکن شده بصورت روزانه، به یک یا چند کامپیوتر شبکه (با توجه به تعداد اسکنر و برگه ها) نیز نیاز است.

فضای ویژه اپراتورها

معمولا در شرایط تعداد بالای ۵۰۰ هزار برگ، فضای ۳ اپراتور باید منظور گردد.

اپراتور اسکن/ اپراتور آماده سازی اسناد جهت اسکن/ اپراتور آماده سازی فیزیکی. این درحالی است که در صورت نیاز به ورود داده ها به نرم افزار و… می بایست، فضای برای این منظور نیز به شکل جداگانه ای در نظر گرفته شود.

با توجه به وجود تجهیزات کامل و متنوع لازم در ارائه خدمات اسکن اسناد،پیشنهاد اولیه ما انجام فعالیت های این خدمات، با نهایت امانتداری در محل شرکت آروین پدید مهر انجام شود. درغیر اینصورت امکان اجرای فرآیند اسکن اسناد در محل مود نظر مشتری نیز امکانپذیر است.

خلاصه فرآیند انجام خدمات:

• ابتدا خوشه ها، دسته ها و بخش های مختلف کلیه اسناد با نظر مشتری و نظر کارشناسی کارشناسان ما مشخص و نقشه آرشیو اسناد تهیه و به تایید کارفرما می رسد.
• با نظارت کارفرما، فعالیتهای فیزیکی آغاز می شود.
• نتایج اولیه با اسناد اصلی مقایسه میگردد.
• در صورت کسب تاییدات لازم، مطابق روند و شرایط مورد تایید، سایر اسناد در مرحله اسکن قرار می گیرند.
• در بخش نهایی انجام این فرآیند، آرشیواسناد الکترونیکی با نقشه تهیه شده مقایسه می گیرد.
• با تایید کارفرما، فرآیند به انتها می رسد.
• جزئیاتی در خصوص کیفیت اسکن و انواع فایلهای خروجی، کیفیت فایل ها و … وجود دارد.
• این موارد به پیشنهاد کارشناسان شرکت و تایید کارشناسان کارفرما، در فرآیند اجرای اسکن اسناد، اعمال می گردد.

خدمات تکمیلی

از خدمات تکمیلی این بخش نیز می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ارائه خدمات OCR
• ارائه آرشیو الکترونیکی مجلد
• ارائه راهکار های نرم افزاری نگهداری آرشیو الکترونیکی مختلف
• چاپ مجدد و مجلد اسناد در هر زمان و به روش مورد نظر مشتری