خدمات اسکن اسناد و مدارک
زمان مطالعه: ۸ دقیقه - آخرین بروزرسانی: 1405/07/11
خدمات اسکن اسناد و مدارک فرآیندی است که طی آن انواع پرونده‌ها، اسناد اداری، مالی و شخصی به فایلهای دیجیتال باکیفیت تبدیل میشوند. این خدمات به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک میکند آرشیو کاغذی خود را به یک مجموعه منظم، قابل جستجو و آماده استفاده تبدیل کنند.
اگر به‌دنبال تبدیل اسناد اسکنشده به فایل قابل سرچ هستید، صفحه تبدیل PDF به قابل سرچ را ببینید. اگر هنوز با مفهوم کلی اسکن مدارک آشنا نیستید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا مقاله اسکن مدارک چیست؟ را مطالعه کنید.
اگر آرشیو کاغذی سازمان شما روزبه‌روز بزرگ‌تر میشود، دیجیتال‌سازی اسناد می‌تواند هزینه‌های نگهداری را کاهش داده و دسترسی به اطلاعات را تنها در چند ثانیه امکان‌پذیر کند.
اولین قدم به سوی تجربه‌ای بی‌نظیر را از لینک های زیر بردارید!
چاپ دیجیتال
اسکن اسناد و مدارک
تقویم رومیزی و دفترچه های اختصاصی
فهرست مطالب
تعریف خدمات اسکن اسناد و مدارک
خدمات اسکن اسناد و مدارک فرآیندی است که در آن اسناد کاغذی با استفاده از اسکنرهای حرفه‌ای به فایلهای دیجیتال تبدیل میشوند. این فایلها می‌توانند در قالب PDF، PDF/A، TIFF یا JPEG ذخیره شوند و در صورت نیاز با فناوری OCR به فایل قابل جستجو تبدیل شوند.
برای کسب‌وکارهایی که به‌طور مرتب با اسناد اسکنشده کار می‌کنند، ویرایش اسناد اسکنشده نیز بخش مهمی از این فرآیند است.
چه مدارکی قابل اسکن هستند؟
اسناد اداری و سازمانی
پرونده‌های پرسنلی
اسناد مالی و حسابداری
پرونده‌های پزشکی و بیمه‌ای
قراردادها، فاکتورها و رسیدها
کتاب، جزوه و مدارک آموزشی (برای کتاب‌های ارزشمند، روش اسکن بدون برش توصیه میشود)
آرشیو بایگانی و پرونده‌های قدیمی
اسناد سایز بزرگ (نقشه، پوستر)
مزایای اسکن اسناد برای سازمان‌ها
کاهش فضای بایگانی فیزیکی
دسترسی سریع‌تر به اسناد و پرونده‌ها
کاهش احتمال مفقودی، پارگی یا فرسودگی مدارک
امکان جستجوی متن با فناوری OCR
اشتراک‌گذاری آسان فایلها
آمادگی برای سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS)
اسکن معمولی در مقابل اسکن حرفه‌ای با OCR
| ویژگی | اسکن معمولی | اسکن حرفه‌ای با OCR |
|---|---|---|
| خروجی | فقط تصویر | متن قابل جستجو |
| جستجوی متن | ندارد | دارد |
| حجم فایل | بیشتر | بهینه‌تر |
| مناسب آرشیو سازمانی | محدود | کاملاً مناسب |
مراحل اجرای پروژه اسکن اسناد
۱. بررسی اولیه و برآورد حجم اسناد
۲. آماده‌سازی اسناد (جداسازی منگنه، مرتب‌سازی)
۳. اسکن با کیفیت و رزولوشن مناسب
۴. پردازش و اجرای OCR در صورت نیاز
۵. کنترل کیفیت فایلهای نهایی
۶. تحویل فایلها در فرمت توافق‌شده
عوامل مؤثر بر قیمت اسکن اسناد
تعداد صفحات و حجم کل پروژه
ابعاد اسناد (A4 تا A0)
رنگی یا سیاه‌وسفید بودن اسکن
نیاز به OCR و خروجی قابل جستجو
نیاز به دسته‌بندی و نام‌گذاری فایلها
محل اجرای پروژه
🚀 همین امروز اسناد سازمان‌تان را دیجیتال کنید!
با تبدیل و اسکن اسناد توسط تیم حرفه‌ای آروین پدید مهر، در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید و به اسنادتان از هر مکان و در هر زمان دسترسی داشته باشید.
سوالات متداول
آیا اسناد محرمانه هم اسکن میشوند؟
بله، با رعایت کامل محرمانگی و امکان امضای توافقنامه عدم افشا (NDA).
تفاوت PDF و PDF/A چیست؟
PDF/A نسخه استاندارد PDF برای بایگانی بلندمدت است و تمام فونت‌ها و اطلاعات لازم را در خود ذخیره میکند تا فایل در آینده نیز بدون تغییر نمایش داده شود.
OCR چیست؟
OCR فناوری تشخیص متن از روی تصویر است که فایل اسکنشده را به PDF قابل جستجو تبدیل میکند و امکان جستجو و کپی متن را فراهم میسازد.
دقت OCR چقدر است؟
در اسناد چاپی باکیفیت، دقت OCR معمولاً بیش از ۹۸ درصد است. در اسناد قدیمی یا کم‌رنگ ممکن است نیاز به بازبینی و اصلاح دستی وجود داشته باشد.
آیا اسناد محرمانه نیز اسکن میشوند؟
فایلها در قالب PDF، PDF/A، TIFF یا JPEG و در صورت نیاز بهصورت PDF قابل سرچ تحویل داده میشوند.بله. امکان امضای توافقنامه محرمانگی (NDA)، محدود کردن دسترسی اپراتورها و حذف فایلها پس از تحویل وجود دارد.
فایلهای نهایی چگونه تحویل داده میشوند؟
بسته به نیاز کارفرما، فایلها از طریق هارد، فلش، شبکه داخلی، FTP یا سایر روشهای مورد توافق تحویل میشوند.
آیا امکان اسکن در محل مشتری وجود دارد؟
برای برخی پروژههای سازمانی و با توجه به حجم اسناد و الزامات امنیتی، امکان اجرای پروژه در محل کارفرما نیز وجود دارد.
آیا قبل از اجرای پروژه نمونه اسکن انجام میشود؟
بله. برای پروژههای بزرگ، ابتدا بخشی از اسناد اسکن میشود تا کیفیت خروجی، ساختار فایلها و دقت OCR بررسی و تأیید شود.
آیا اسناد آسیبدیده نیز قابل اسکن هستند؟
بله. بسته به وضعیت سند، از تجهیزات و روشهای مناسب برای اسکن بدون آسیب بیشتر استفاده میشود.
مدت زمان اجرای پروژه چقدر است؟
زمان اجرای پروژه به تعداد صفحات، نوع اسناد، خدمات جانبی مانند OCR و زمان‌بندی موردنیاز کارفرما بستگی دارد و پس از بررسی اولیه اعلام میشود.
جمع‌بندی
خدمات اسکن اسناد و مدارک، گام نخست برای تبدیل آرشیو کاغذی به یک سیستم دیجیتال منظم و قابل جستجوست. آروین پدید مهر با تجهیزات حرفه‌ای و فناوری OCR فارسی و انگلیسی، این فرآیند را متناسب با نیاز سازمان شما اجرا میکند.
📞 برای مشاوره رایگان و استعلام قیمت همین امروز تماس بگیرید: ۰۲۱۸۸۹۸۷۰۵۰
