نرم‌افزار اسکن اسناد چیست؟ راهنمای جامع انتخاب و استفاده

اسکن مدارک چیست؟

اسکن سند به معنای تهیه یک کپی دیجیتال از یک مدرک فیزیکی یا مجموعه‌ای از اسناد است. این فرآیند در سازمان‌ها برای بایگانی الکترونیکی و مدیریت اسناد دیجیتال کاربرد گسترده‌ای دارد.

مکانیزم اسکن

مرحله شرح
تغذیه مدارک اسکنر با استفاده از مکانیزم تغذیه خودکار یا دستی، سند را به داخل دستگاه هدایت می‌کند.
نورپردازی منبع نور (LED یا لامپ فلورسنت) بر سطح سند تابانده می‌شود.
تبدیل تصویر سنسورهای نوری (CCD یا CIS) نور منعکس‌شده را به سیگنال‌های الکتریکی تبدیل می‌کنند.
پردازش تصویر پردازنده تصویر را پردازش کرده و به فرمت دیجیتال تبدیل می‌کند.
ذخیره‌سازی فایل نهایی با فرمت‌های PDF، JPEG یا TIFF ذخیره می‌شود.

ویژگی‌های کلیدی اسکنرها

OCR (تشخیص کاراکتر نوری): امکان تبدیل متن موجود در تصاویر به متن قابل ویرایش و جستجو

تنظیمات کیفیت: قابلیت انتخاب دقت (DPI)، حالت رنگی و نوع سند پیش از اسکن

خروجی مستقیم: امکان ارسال مستقیم به ایمیل، چاپگر یا نرم‌افزارهای تخصصی

کاربردهای اسکن اسناد

اسکن اسناد اداری: بایگانی و مدیریت اسناد سازمانی

اسکن عکس‌ها: دیجیتال‌سازی آرشیو تصاویر

اسکن مدارک قانونی: حفظ سوابق حقوقی و مالی

اسکن کتاب: تبدیل کتاب‌های چاپی به فایل دیجیتال بدون آسیب به صحافی

مرکز تخصصی اسکن آروین پدید مهر آماده ارائه خدمات اسکن اسناد اداری، مالی، پزشکی و نقشه‌های سایز بزرگ می‌باشد. مشاهده خدمات اسکن

نرم‌افزار اسکن چیست؟

با توجه به تغییرات اساسی در فرآیندهای سازمانی و هوشمندسازی سیستم‌ها، سازمان‌ها برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه، استفاده بهینه از منابع انسانی و مدیریت بهتر اسناد، پروژه تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتال را در اولویت فعالیت‌های خود قرار داده‌اند.

نرم‌افزار اسکن اسناد ابزاری است که امکان ویرایش تصاویر اسکن‌شده، تبدیل متن به قالب قابل جستجو با استفاده از OCR، دسته‌بندی و بایگانی اسناد و ذخیره‌سازی با فرمت‌های مختلف را فراهم می‌کند.

اسکنر چیست؟

اسکنر یا پویشگر دستگاهی است برای تصویربرداری از اسناد کاغذی به منظور ورود تصویر یا متن به رایانه. اسکنرهای اسناد، اشیاء دو بعدی (2D) را اسکن کرده و به تصاویر دیجیتال تبدیل می‌کنند.

این دستگاه‌ها ظاهری مشابه دستگاه فتوکپی دارند. در صورتی که نیاز به ویرایش متن موجود در تصویر باشد، باید از نرم‌افزارهای OCR نظیر ABBYY FineReader استفاده شود.

بهترین نرم‌افزار اسکن برای کامپیوتر

نرم‌افزارهای متعددی برای اسکن اسناد در بازار موجود می‌باشند. در جدول زیر، مهم‌ترین آن‌ها معرفی شده است:

نرم‌افزار ویژگی اصلی پلتفرم

ABBYY FineReader بهترین OCR حرفه‌ای ویندوز، مک
Readiris Pro پشتیبانی از فرمت‌های متنوع ویندوز
VueScan سازگاری با اسکنرهای قدیمی ویندوز، مک، لینوکس
CamScanner اسکن با گوشی موبایل اندروید، iOS
NAPS2 رایگان و متن‌باز ویندوز
PaperScan ابزارهای ویرایش حرفه‌ای ویندوز
معرفی ABBYY FineReader
شرکت ABBYY یکی از معتبرترین تولیدکنندگان نرم‌افزارهای OCR در سطح بین‌المللی است.

نرم‌افزار ABBYY FineReader با دارا بودن ویژگی‌های زیر، به عنوان بهترین گزینه برای اسکن حرفه‌ای اسناد توصیه می‌شود:

• تبدیل دقیق متون داخل تصاویر به متن‌های قابل ویرایش و جستجو

• حفظ قالب‌بندی اسناد با استفاده از فناوری پیشرفته OCR

• ساختاربندی مجدد هوشمند اسناد پیچیده

• شناسایی تصاویر گرفته‌شده توسط دوربین دیجیتال و گوشی موبایل

• پشتیبانی جامع از زبان‌های مختلف از جمله فارسی

• یکپارچگی کامل با برنامه‌های کاربردی آفیس

• تبدیل PDF، آرشیو و ایمن‌سازی اسناد

• شناسایی بارکد

• سرعت عالی با استفاده از پردازنده‌های چندهسته‌ای

• قابلیت شبکه و همکاری گروهی

🔽 دانلود رایگان ABBYY FineReader از طریق لینک زیر قابل دریافت می‌باشد:
دانلود نرم‌افزار اسکن ABBYY FineReader

نحوه اسکن سند با گوشی و کامپیوتر

• روش اول: اسکن با گوشی موبایل

  برنامه اسکن اسناد (نظیر CamScanner) را باز کنید

• گزینه «Scan Documents» را انتخاب کنید

• دوربین دستگاه را بر روی سند در نور مناسب و پس‌زمینه ثابت متمرکز کنید

• زاویه دوربین را به مرکز سند تنظیم کنید

• دکمه ثبت تصویر را لمس کنید

• لبه‌های سند را تنظیم کرده و گزینه ذخیره را انتخاب کنید

• نوع فایل و محل ذخیره‌سازی را تعیین کنید

• روش دوم: اسکن با کامپیوتر

  سند را رو به پایین روی شیشه اسکنر یا در سینی تغذیه خودکار قرار دهید

• دکمه اسکن روی دستگاه را فشار دهید یا نرم‌افزار اسکن را در رایانه باز کنید

• پیش‌نمایش سند را بررسی کنید

• در صورت نیاز به اسناد بیشتر، گزینه افزودن صفحات را انتخاب کنید

• تنظیمات کیفیت (DPI، رنگ، فرمت) را انتخاب کنید

• گزینه «ذخیره» را انتخاب کرده و محل ذخیره‌سازی را تعیین کنید

نصب نرم‌افزار اسکن در ویندوز 10

مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:

• دکمه Start را انتخاب کنید

• مسیر Settings > Devices > Printers & scanners را طی کنید

• گزینه Add a printer or scanner را انتخاب کنید

• منتظر بمانید تا ویندوز اسکنرهای موجود را شناسایی کند

• اسکنر مورد نظر را انتخاب کرده و Add device را کلیک کنید.