اسکن تعداد بالا
چگونه می توانم اسکن انبوه انجام دهیم؟ شرایط، مزایا و معایب اسکن تعداد بالا چیست؟
- اگر دفتر شما مملو از اسناد کاغذی باشد، به یک تیم مجرب برای کمک و تبدیل اسناد کاغذی و کمدها و قفسه های کاغذی به یک فایل دارید.
- اسکن اسناد به صورت انبوه و انتقال و تبدیل آنها در دفتر و محل کار شما، راه حل منطقی و مقرون به صرفه برای به حداقل رساندن هزینه های هنگفت استفاده از کاغذ است.
هزینه های استفاده از کاغذ
- واضح است که استفاده بیش از حد از کاغذ هزینههای زیستمحیطی فراوانی دارد.
- امروزه استفاده از کاغذ ناکارآمد و غیرضروری است زیرا فناوریهای بدون کاغذ بسیار گسترده و استفاده از آن ها بسیار آسان تر است.
- اسکن اسناد هزینه های مدیریت اسناد را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.
- اسناد اسکن شده را می توان در زمان مورد نظر به سرعت و به راحتی، به اشتراک گذاشت.
مزایای اسکن تعداد بالا با تجهیزات پرسرعت
- با تغییر دنیا و سیاست شرکت ها و سازمان ها به سمت تحول دیجیتال، فرآیندهای مبتنی بر کاغذ در حال منسوخ شدن هستند.
- دیجیتالی کردن اسناد ضروری است و اساس اتوماسیون را ایجاد می کند.
- سازمان های بزرگ برای تبدیل سریع، دقیق و هوشمند اطلاعات به یک سیستم اسکن خودکار با سرعت بالا نیاز دارند.
اسکن با سرعت بالا مزایای تجاری زیادی دارد
- خروجی کار با سرعت بالا و کیفیت مناسب انجام می شود.
- انجام کارها به صورت دستی و سنتی را کاهش می دهد و خطاها را به حداقل می رساند.
- اسکنرهای پرسرعت ویژگیهای مرتبسازی خودکار پیش از اسکن و پردازش پس از اسکن را دارند.
- اسکنر ها به حداقل مداخله دستی نیاز دارند و خطر خطا یا حذف را از بین میبرند.
بازیابی سریع داده ها
اسناد اسکن شده در یک سیستم مدیریت اسناد قوی از طریق قابلیت جستجوی پیشرفته، بازیابی می شوند و کارمندان دیگر مجبور نیستند برای جستجوی یک سند زمانی را صرف جستجوی چندین پوشه کنند.
افزایش امنیت اطلاعات
آیا نیاز به حفاظت از داده های مهم و حساس دارید؟ از رمزگذاری دیجیتال و محافظت از رمز عبور برای ایمن نگه داشتن داده های حساس استفاده کنید. سیستمهای مدیریت محتوا تضمین میکنند که فقط اطلاعات مرتبط بر اساس نقش ها و حقوق کاربر تعریفشده در دسترس کارکنان مجاز قرار بگیرد.
افزایش کارایی
اسناد دیجیتالی اطلاعات را با کلیک یک دکمه در دستگاهها و مکانها در هر زمان و هر مکان قابل در دسترس قرار می دهد. اسناد خود را برای سرعت بخشیدن به فرآیندهای تجاری و افزایش کارایی کلی سازمان اسکن کنید.
مدیریت ریسک
کاغذ ممکن است در طول زمان یا بلایای طبیعی مانند زلزله، آتش سوزی و سیل آسیب ببیند یا از بین برود. تبدیل اسناد و تحول دیجیتال محافظت بیشتری را در برابر چنین خطراتی فراهم می کند و ریسک از دست دادن اطلاعات مهم را کاهش می دهد.
صرفه جویی در هزینه ها
ذخیره سازی دیجیتال فضا و مستغلات ارزشمندی را که برای ذخیره اسناد کاغذی استفاده می شود آزاد می کند. با نقل مکان به مکان های کوچکتر یا تبدیل فضای اضافی به اتاق های مشاوره یا سایر امکاناتی که به درآمدزایی کمک می کند، در هزینه ها صرفه جویی کنید.
پروژه اسکن انبوه یا اسکن تعداد بالا چیست؟
پروژه اسکن تعداد بالا، اسکن انبوه ،حجم بالایی از سوابق فیزیکی و اسناد کاغذی را در مدت زمان کوتاهی به فرمت دیجیتال تبدیل میکنند. اسکن تعداد بالا به ویژه در صنایعی که اسناد فشرده دارند، مانند شرکت های حقوقی، موسسات پزشکی و مالی، مشاغل دولتی و خصوصی و… بسیار کاربردی و مهم هستند.
فایل های دیجیتالی شده، کجا ذخیره می شوند؟
حجم بالای فایل های دیجیتال باید به طور بهینه، معمولاً در فضای ابری، ذخیره شوند و از طریق یک سیستم سازمانی مدیریت شوند. اگر از قبل سیستمی برای مدیریت اسناد دارید، تصاویر و داده های اسکن شده را می توانید برای وارد کردن قالب بندی کنید و آنجا ذخیره کنید.
آماده سازی اسناد
- اسناد شما را با حذف منگنه ها، گیره های کاغذ، یادداشت های چسبناک آماده می کنند تا از آسیب به دستگاه ها جلوگیری کنند.
- آنها ممکن است گوشه شیرازه را باز کنند، هرگونه چین و چروک را از بین ببرند یا صفحات پاره شده را ترمیم کنند تا از گیر کردن کاغذ در اسکنر جلوگیری شود.
- در نهایت، ما از اسکنرهای پرسرعت و با کیفیت برای دیجیتالی کردن اسناد در مقیاس بزرگ استفاده میکنیم.
- پس از اسکن، اسناد کاغذی اصلی یا به طور ایمن به شرکت شما ارسال میشوند،و در مکانی دور بایگانی شده و یا خرد میشوند – با توجه به سیاستهای حفظ اسناد شرکت شما.
- تحویل داده های اسکن شده نیز به این صورت است که ما اسناد اسکن شده آماده برای استفاده را در قالب توافق شده به پرسنل شما برای وارد کردن داده ها تحویل می دهیم.
پروژه خود را به آروین پدید مهر برون سپاری کنید.
با مشاوران ما در آروین پدید مهر صحبت کنید تا شیوه مدیریت اسناد کاغذی و داده های سازمان خود را به سطح بالاتری ارتقا دهید. هزینه های زیر ساخت خود را کنترل کنید و شیوه های مدیریت اسناد و داده های کارآمد را اتخاذ کنید.
ما پروژه های اسکن تعداد بالا و انبوه را با سرعت بالا برای شرکت ها و سازمان های مختلف از جمله بانک ها، آموزشگاه ها و مدارس ،سازمان های دولتی و غیره ارائه می دهیم.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.