راه های مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟
- راه های مدیریت اسناد الکترونیکی چیست؟
- از اسناد الکترونیکی بعد از اسکن اسناد، چگونه بهره ببریم؟
- سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برتر در دنیا کدامند؟
هر کسب و کاری در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی بر اساس نیاز و دسترسی به اطلاعات، پس از ارزیابی روش های متفاوتی را انتخاب می کند.
در این مقاله تلاش می کنیم تا به شما در مقایسه بهترین ابزارهای موجود جهت راه های مدیریت اسناد الکترونیکی در بازار کمک کنیم. ما شش سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) را که باید در نظر بگیرید، معرفی کرده ایم:
- Zoho Docs
- Logical Doc
- Microsoft SharePoint Online
- M-Files DMS
- Ascensio System OnlyOffice
- Evernote Business
سیستم مدیریت اسناد دیجیتال (انواع راه های مدیریت اسناد الکترونیکی) مناسب کسب و کار خود را انتخاب کنید.
Zoho Docs
- اولین برنامه پیشنهادی به منظور مدیریت اسناد الکترونیکی Zoho Docs است.
- یک راه حل الکترونیکی مدیریت اسناد که به شما کمک می کند تا به روز باشید.
- این برنامه یک مخزن مرکزی اسناد برای همه اسناد است، که شما امکان می دهد به راحتی فایل ها و عکس ها را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارید.
- توانید استفاده از آن را در نسخه آزمایشی برای حداکثر 25 کاربر با محدودیت 5 گیگابایت برای هر کاربر شروع کنید.
- برای ثبت نام نسخه پریمیوم نیاز به نام، آدرس ایمیل و رمز عبور می باشد.
Logical Doc
- این نرم افزار به هر سازمانی کمک می کند تا بر فرآیندهای مدیریت اسناد الکترونیکی خود کنترل داشته باشد.
- تمرکز آن بر بازیابی محتوا و اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار است.
- استفاده از این ابزار مدیریت اسناد الکترونیکی به شما کمک می کند تا هر سندی را در سازمان خود ایجاد، هماهنگ کنید و به صورت مشترک بنویسید
- بهره وری این برنامه بوسیله Office و Outlook بسیار بهبود می یابد.
Microsoft SharePoint Online
- هنگامی که می خواهید اسناد تجاری را به راحتی به اشتراک بگذارید، Microsoft SharePoint یک گزینه عالی است.
- این برنامه به کاربران اجازه می دهد تا وب سایت های تیمی بسازند که می توانند به عنوان اینترانت کوچک عمل کنند و اشتراک اسناد یا حتی کل پوشه ها را بسیار آسان تر می کنند.
- همچنین انواع مختلفی از برنامه های رایگان وجود دارد که می توانید آنها را به حساب شیرپوینت خود اضافه کنید، مانند برنامه هایی که ایمیل و مخاطبین را مدیریت می کنند.
- این ابزار به شما امکان می‌دهد تا وب‌سایت‌ها را مجدداً برند کنید و محدودیتی در تعداد برنامه‌هایی که می‌توانید استفاده کنید وجود ندارد.
- امکان ویرایش آنلاین سند را فراهم می کند.
M-Files DMS
- اگر به دنبال راهی ساده و در عین حال موثر برای مدیریت اسناد الکترونیکی خود هستید،این برنامه بهترین ابزار برای این کار است.
- این برنامه تمرکز بیشتری در سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی را به صورت خودکار اجرا می کند تا در وقت شما صرفه جویی کند و بهره وری کسب و کار را افزایش دهد.
- این برنامه توانایی منحصر به فردی برای ردیابی فایل‌هایی که در حال حاضر روی آنها کار می‌کنید، و حتی ردیابی هر تغییری که در یک فایل خاص ایجاد می کنید، دارد.
Ascensio System OnlyOffice
- اگر به دنبال یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی هستید که مدیر پروژه نیز باشد، Ascensio System OnlyOffice ممکن است انتخاب مناسبی برای شما باشد.
- در نگاه اول، شبیه Google Drive به نظر می رسد، اما چیزهای بیشتری از اشتراک گذاری فایل و اسناد آنلاین و ویژگی های همکاری ارائه می دهد.
- مدیریت کل پروژه‌ها را با امکان ادغام ایمیل‌ها و تقویم‌ها و حتی یک URL سفارشی برای حساب خود بسیار آسان می‌کند.
- حتی با وجود همه این ویژگی‌های عالی، استفاده از آن ساده و آسان است و حتی تنظیم آن آسان‌تر است.
- با بسیاری از خدمات ابری سازگار است و ذخیره سازی و اشتراک گذاری را بسیار آسان می کند.
Evernote Business
- این برنامه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است که برای جلسات طوفان فکری نیز مفید است.
- اکثر مردم Evernote را به عنوان یک نرم‌افزار ساده یادداشت برداری می‌دانند، اما اخیراً این نرم‌افزار به ابزارهای اشتراک‌گذاری اسناد و همکاری که با بهترین‌ها در تجارت رقابت می‌کنند، گسترش یافته است.
- Evernote ابزارهای بسیار خوبی برای مشاغل کوچک دارد که می خواهند بتوانند افکار خود را حتی زمانی که در دفتر نیستند به اشتراک بگذارند.
- همراه با برنامه‌های iOS و Android است که همکاری از راه دور را بسیار راحت‌تر می‌کند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.