۱۰ سیستم مدیریت اسناد برتر
۱۰ سیستم مدیریت اسناد برتر در سال ۲۰۲۱ کدامند؟ مرتب‌سازی ردیف‌هایی از قفسه های پرونده در حال تبدیل شدن به چیزی است که به گذشته تبدیل شده است زیرا سازمان‌ها و کسب و کارهای بیشتری برای فرآیندهای روزمره خود به راه‌حل‌های دیجیتال روی می‌آورند. با وجود هزاران راه حل برای انتخاب، تشخیص اینکه کدام یک برای کسب و کار شما بهترین است دشوار است. در زیر ۱۰ سیستم نرم افزار مدیریت اسناد برتر در سال ۲۰۲۱ آورده شده است.
۱٫ DocuWare
بررسی اجمالی:
- DocuWare، که در سال ۱۹۸۸ تأسیس شد، یکی از پیشروترین نرم افزارهای مدیریت اسناد و محتوای Opens a new window (از سال ۲۰۲۱) است.
- این برنامه به ۱۶ زبان موجود است و توسط شرکت های بزرگی مانند IKEA و Sony استفاده می شود.
- DocuWare مدیریت اسناد دیجیتال و راه حل های گردش کار خودکار را ارائه می دهد.
- برای سازمان ها با هر اندازه و در همه صنایع بزرگ، از تولید و خرده فروشی گرفته تا مراقبت های بهداشتی و دولتی، بهترین است.
ویژگی های کلیدی:
- روی دسکتاپ ویندوز، مرورگرهای وب یا برنامه های موبایل iOS/Android کار می کند.
- آموزش های حضوری و از راه دور را با پشتیبانی مشتری در ساعات کاری منظم ارائه می دهد.
- ابزارهای همکاری، ردیابی انطباق، و امضای الکترونیکی را فراهم می کند.
- ویژگی هایی را برای بایگانی، مونتاژ، نمایه سازی و نگهداری اسناد ارائه می دهد.
- تشخیص نوری کاراکتر (OCR)، بازیابی فایل، کنترل نسخه و دسترسی آفلاین را ارائه می دهد.
- ادغام با بیش از ۵۰۰ برنامه مختلف را فعال می کند.
مزایا:
- رابط کاربری آسان، بصری و کاربر پسند است.
- این ابزار دارای قابلیت کشیدن و رها کردن موثر است و کاربران می توانند چندین کار را در چندین سند بدون خروج از کنسول اصلی انجام دهند.
- DocuWare یک ابزار مدیریتی باورنکردنی دارد که به شما امکان می‌دهد پروفایل‌های دسترسی چندگانه را با قوانین خاصی مشاهده و ویرایش کنید.
۲٫Dropbox
بررسی اجمالی:
- Dropbox یک بستر ذخیره‌سازی فایل و همکاری مبتنی بر ابر است که برای فضای کاری مدرن طراحی شده است تا مشغله کاری را کاهش دهد تا بتوانید روی چیزهای مهم تمرکز کنید.
- Dropbox Business به شرکت شما کمک می کند تا بدون محدودیت رشد کند در حالی که شما کنترل کاملی بر اطلاعات مهم شرکت و فعالیت کاربر دارید.
- کسب و کار Dropbox به بهترین وجه برای همکاری بین تیمی از کاربران مناسب است.
ویژگی های کلیدی:
- روی رایانه های رومیزی Windows/Mac و همچنین مرورگرهای وب، iOS و برنامه های اندروید کار می کند.
- آموزش زنده را با پشتیبانی ۲۴ ساعته با نمایندگان زنده ارائه می دهد.
- ابزارهای همکاری، امضای الکترونیکی، کنترل نسخه و ردیابی انطباق را ارائه می دهد.
- ویژگی هایی را برای بایگانی، مونتاژ، نمایه سازی و نگهداری اسناد ارائه می دهد.
- ارائه بازیابی فایل، تبدیل نوع فایل، دسترسی آفلاین.
- مدیریت با کاربر و مدیریت نقش را فعال می کند.
مزایا:
- Dropbox Business فضای ذخیره سازی خوبی را برای یک نهاد تجاری فراهم می کند.
- این برنامه یک ابزار همکاری عالی برای تیم ما است.
- کار بر روی پروژه‌های رایج، بازنگری اسناد و ایجاد نسخه‌های پشتیبان از سیستم، همگی می‌توانند به راحتی انجام شوند.
۳٫ eFileCabinet
بررسی اجمالی:
- eFileCabinet سازمان‌دهی هوشمند، اتوماسیون گردش کار، اشتراک‌گذاری امن فایل و درخواست‌های eSignature را در یک پلتفرم به کسب‌وکارها ارائه می‌دهد.
- این ابزار برای مدیریت محتوای مشاغل در هر اندازه در صنایع از جمله حسابداری، ساخت و ساز، املاک و مستغلات، تولید و مراقبت های بهداشتی ایده آل است.
ویژگی های کلیدی:
- یک پلت فرم مبتنی بر ابر و در محل ارائه می دهد.
- روی برنامه های موبایل مک و ویندوز، iOS و اندروید کار می کند.
- ویژگی هایی برای مدیریت گردش کار، OCR، به اشتراک گذاری امن فایل، وارد کردن ایمیل و امضای الکترونیکی ارائه می دهد.
- امکان تبدیل نوع فایل، کنترل نسخه، بازیابی فایل و بایگانی اسناد را می دهد.
- ارائه آموزش حضوری و از راه دور همراه با پشتیبانی ۲۴ ساعته.
مزایا:
- گزینه های داخلی و ابری را ارائه می دهد و به مشتریان این امکان را می دهد که بهترین طرح را برای کسب و کار خود انتخاب کنند.
۴٫ گوگل درایو
بررسی اجمالی:
- Google Drive یک DMS مبتنی بر ابر است که برای هر کسی که حساب Google داشته باشد قابل دسترسی است.
- این برنامه می تواند فایل ها را به راحتی ذخیره، همگام سازی و به اشتراک بگذارد.
- این ابزار برای تیم هایی که به طور مشترک روی پروژه های بلادرنگ کار می کنند مناسب است. قابلیت اشتراک‌گذاری و ویژگی‌های ویرایش هم‌زمان Google Drive، همکاری حرفه‌ای را به سطح بالاتری می‌برد.
ویژگی های کلیدی:
- فضای ذخیره سازی گسترده ای را برای بسیاری از انواع فایل فراهم می کند.
- ادغام با سایر محصولات Google و برنامه ها و فایل های خارجی را فعال می کند.
- عملکرد جستجو را برای یافتن اسناد بر اساس نوع فایل یا نام ارائه می دهد.
- امکان تبدیل فایل، تاریخچه ویرایش فایل، پشتیبان‌گیری از اسناد در فضای ابری برای همگام‌سازی آسان بین دستگاه‌ها و بازیابی آسان را فراهم می‌کند.
- به اشتراک گذاری آسان فایل را با اعضای خارجی از طریق اشتراک گذاری و ایمیل ارائه می دهد.
- قابلیت های آفلاین را برای فایل ها و حساب های انتخابی ارائه می دهد.
مزایا:
- با توجه به رابط کاربری بصری خود، Google Drive در مورد قابلیت استفاده از آن استفاده می کند.
- موتور جستجوی داخلی کارآمد آن یک نکته برجسته است که به کاربران امکان می دهد فایل ها را بر اساس نوع و مالک جستجو کنند.
برای خواندن ادامه مطلب اینجا را کلیک کنید.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن سند
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.