تکنولوژی اسکن اسناد – بخش دوم

در بخش اول مقاله تکنولوژی اسکن اسناد در ارتباط با برخی از فناوری‌های انقلابی و جدید این تکنولوژی، که اسکن را به اوج هنرنمایی می‌رسانند صحبت کردیم و در این مقاله به ادامه مطالب می پردازیم.

نرم افزار اسکن اسناد چیست؟

  • اسکن اسناد از یک دستگاه اسکن تصویر برای گرفتن یک تصویر دیجیتالی از یک سند کاغذی یا تصویر چاپ شده استفاده می کند.
  • دستگاه‌های اسکن می‌توانند سخت‌افزار دسک‌تاپ با فیدرهای چند صفحه‌ای یا یک صفحه شیشه‌ای مسطح، دستگاه‌های دسته‌ای دستی یا برنامه‌های دوربین گوشی‌های هوشمند باشند.
  • نرم افزار اسکن اسناد، نرم افزار تشخیص کاراکتر نوری (OCR) را بر روی تصاویر اسکن شده برای شناسایی و تبدیل متن اعمال می کند.

نحوه عملکرد OCR

  • OCR از فناوری بینایی کامپیوتری برای تشخیص کاراکترها یا کلمات موجود در تصاویر و تبدیل آنها به فایل های متنی دیجیتال استفاده می کند.
  • برنامه های اولیه برای OCR شامل کمک به ورود داده برای اسناد با فرمت های خاص مانند گذرنامه، صورتحساب بانکی و فاکتورها بود.
  • توسعه‌دهندگان ظرفیت‌های OCR را با فناوری‌های هوش مصنوعی، تشخیص الگو و یادگیری ماشین افزایش داده‌اند.
  • چهار حالت نرم افزار OCR برای زبان ها و مجموعه کاراکترهای مختلف وجود دارد که به طور کلی به همه آنها OCR گفته می شود.

انواع حالات نرم افزار ocr

  • تشخیص کاراکتر نوری: متن تایپ شده را هر بار یک کاراکتر تفسیر می کند.
  • تشخیص نوری کلمات: مجموعه کاراکترهای طول کلمه را در متن تایپ شده با فاصله تفسیر می کند.
  • تشخیص کاراکتر هوشمند (ICR): دارای قابلیت‌هایی برای تفسیر طیفی از مجموعه کاراکترهای دست‌نویس و خط شکسته است که اغلب شامل یادگیری ماشینی الاستیک می‌شود.
  • تشخیص هوشمند کلمات (IWR): دارای قابلیت تفسیر مجموعه ای از کاراکترهای دست نویس و خط شکسته.

هنگامی که نرم افزار OCR یک تصویر اسکن شده را به عنوان یک فایل متنی ارائه کرد، نرم افزار مدیریت اسناد می تواند متن را در یک نوع فایل سند مانند PDF یا DOCX ذخیره کند. با توجه به پلتفرم نرم افزار، عملکردهای اضافی ممکن است در آن نقطه در دسترس باشد.

توابع ضروری برای نرم افزار اسکن اسناد در تکنولوژی اسکن اسناد

ویژگی‌های نرم‌افزار اسکن اسناد با توجه به پلتفرم متفاوت است، اما هر نرم‌افزار با کیفیتی شامل عملکردهای ضروری خاصی می‌شود.

1.اسکن و نمایه سازی
  • اسکن به آنچه که نرم افزار می تواند با یک تصویر اسکن شده انجام دهد، اشاره دارد.
  • PDF ها به فرمت استاندارد اسناد تجاری بایگانی تبدیل شده اند.
  • نرم افزار اسکن باید شامل تبدیل PDF به عنوان نوع فایل استاندارد برای متن باشد.
  • pdf های تبدیل شده قابلیت جستجوی کامل دارند و حجم زیادی از اسناد اسکن شده را قادر می سازند تا به طور کامل فهرست شوند.
  • نامگذاری دستی اسناد اسکن شده برای ذخیره سازی می تواند مقدار قابل توجهی از زمان پرسنل را بگیرد.
2.تبدیل فرمت قابل خواندن توسط ماشین
  • برای اینکه فایل‌های متنی قابل فهرست‌سازی و برای استخراج داده‌ها در دسترس باشند، نرم‌افزار اسکن باید آن‌ها را در قالبی قابل خواندن  ارائه کند.
  • برای استفاده اداری، معمولاً به معنای قالب سند قابل حمل و قابل جستجو (PDF) است.
3.نظارت بر اسکنر شبکه
  • چه دفتر شما یک اسکنر واحد داشته باشد یا تعداد زیادی دستگاه، از جمله آپلودهای موبایل،
  • نرم افزار اسکن اسناد یکپارچه شبکه می تواند دستگاه های مختلف (انواع دستگاه های اسکن و آپلود های موبایل) را برای اسکن های جدید و … نظارت کند.
  • هنگامی که نرم افزار اسکن جدیدی را شناسایی می شود، به طور خودکار آن را به یک PDF قابل جستجو تبدیل می کند و با قوانین نامگذاری از پیش تعیین شده به فضای ذخیره سازی شبکه هدایت می کند.
4.ویرایش تصویر
  • فایل های تصویری اسکن شده اغلب حاوی خطاها یا نقص هایی هستند که از نسخه اصلی وارد شده اند.
  • ممکن است شامل لکه، چین یا قرارگیری خارج از مرکز در دستگاه اسکن از کپی های کاغذی باشد.
  • می‌توانید نرم‌افزار اسکن را به گونه‌ای پیکربندی کنید که عملکردهای ویرایشی مفیدی را انجام دهد تا مطمئن شوید بایگانی‌های شما حاوی فایل‌های با کیفیت بالا و قابل خواندن هستند.
5.ادغام چندین اسکن در یک فایل
  • اسنادی که نیاز به اسکن دارند در فرمت های مختلفی ارائه می شوند. برخی از آنها یک صفحه هستند، در حالی که برخی دیگر چندین صفحه یک طرفه هستند که می توانید به ترتیب خودکار در یک فیدر اسکن کنید.
  • گزینه های پیچیده تر شامل چندین صفحه دو طرفه و صفحات از کتاب های صحافی شده است.
  • ادغام ده ها تا صدها صفحه به صورت دستی پس از اسکن های فردی زمان بر و ناکارآمد است.
  • نرم افزار اسکن اسناد به شما امکان می دهد چندین اسکن دریافتی از فرمت های مختلف را در یک فایل ادغام کنید.
6.جداسازی خودکار فایل
  • کسب‌ و کارهایی که در فرآیند تحول دیجیتال هستند یا آن‌هایی که به سادگی تلاش می‌کنند تا به اسکن بایگانی‌های عقب افتاده دست یابند، اغلب باید اسکن انبوه را در بازه‌های زمانی محدود کامل کنند.
  • نرم افزار اسکن اسناد می تواند قوانین سفارشی را برای جداسازی فایل ها و تفسیر محتوا برای مرتب سازی خودکار در صفحات انبوه اعمال کند.
7.فرمت های ذخیره فایل اسناد در تکنولوژی اسکن اسناد
  • بسته به نرم افزاری که استفاده می کنید و ماهیت کسب و کارتان، ممکن است لازم باشد اسناد اسکن شده را در انواع فایل های مختلف ذخیره کنید.
  • تبدیل دستی فایل‌ها از بایگانی‌ها در صورت نیاز می‌تواند جریان‌های کاری حیاتی را کاهش دهد.
  • با نرم افزار اسکن اسناد، می توانید از میان طیف وسیعی از انواع فایل های مناسب ، فایل مناسب را انتخاب و تبدیل کنید.
کدام فناوری برای اسکن استفاده می شود؟
  • CCD متداول‌ترین فناوری سنجش نور است که در اسکنرهای مدرن استفاده می‌شود.
  • دو فناوری دیگر، CIS (حسگر تصویر تماسی) و PMT (لوله ضرب‌کننده فتو) به ترتیب در بخش‌های پایین و بالا  اسکنر یافت می‌شوند.
فناوری تکنولوژی اسکن اسناد دیجیتال چیست؟
  • اسکن دیجیتال یک راه حل فناوری بینایی کامپیوتری است که در آن از دستگاه های هوشمند برای خواندن اشیاء، متون و انجام وظایف مورد نظر استفاده می شود.
  • این وظایف می توانند متفاوت باشند، اما در بیشتر موارد، شامل ذخیره برخی از داده ها یا نمایش برخی اطلاعات به کاربر است.
فناوری تصویربرداری اسناد چیست؟
  • تصویربرداری سند به سادگی تبدیل اطلاعات روی کاغذ به فرمت های دیجیتال یا به سرور است. به طور کلی اطلاعاتی که می توانند در رایانه مشاهده شوند.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

  1. خدمات اسکن اسناد
  2. خدمات اسکن اسناد و مدارک
  3. اسکن اسناد مالی و حسابداری
  4. دفترچه یادداشت
  5. چاپ تقویم
  6. و …
    در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.