ویژگی های نرم افزار اسکن اسناد
ویژگی های نرم افزار اسکن اسناد در انتخاب نوع نرم افزار مناسب بسیار مهم هستند. در این مقاله ۵ ویژگی که در انتخاب نرم افزار اسکن اسناد تاثیر گذار است، بیان می شود.
دنیا هر روز دیجیتالی تر می شود.حتی نامه و پول. محل کار ما هم در حال دیجیتالی شدن است. کسب و کارها در حال یافتن راه‌های جدیدی برای بهینه‌سازی فرآیندهای خود برای همگام شدن با این تحول دیجیتال هستند. با طراحی نرم افزار اسکن اسناد انقلابی در اتلاف وقت بوجود آمد علی الخصوص در مدیریت اسناد.
همانطور که تحول دیجیتال زندگی را آسان تر می کند، نه پیچیده تر. می توانید فرآیندهای خسته کننده خود را به فرصت هایی برای نوآوری تبدیل کنید.
هماهنگی و نظم در اسناد کاغذی برای مشاغل امروزی ضروری است، بنابراین افزودن اسناد اسکن شده در هر مرحله از مرحله دیجیتالی شدن، برای نرم افزار اسکن ضروری است. تبدیل اسناد فیزیکی شما به اسناد دیجیتال به دلایل زیادی ارزشمند است. زیرا فرآیند سازماندهی آسان تر است. مدیریت اسناد اسکن شده، یکی از ویژگی های مهم نرم افزار اسکن اسناد است.
ضمیمه و پیوست اسناد در نرم افزار اسکن اسناد
- در حالی که تحول دیجیتال درهای جدیدی را برای رویه های تجاری کارآمد و نوآورانه باز می کند، چالش های جدیدی نیز ایجاد می کند.
- هنگامی که شخصی انتقال اسناد کاغذی به یک سیستم دیجیتال را اشتباه انجام دهد، کار اصلاحی بیشتری را برای همه متقبل می شود.
- یکی از ناخوشایندترین جنبه های نرم افزار مدیریت اسناد، اسکن دستی و پیوست کردن اسناد در یک زمان است.
- انجام فرآیند دیجیتالی شدن به صورت دستی با یک سیستم کاغذی شامل مرتب‌سازی انبوهی از اسناد است.
- در صورت اجرای فرآیند بصورت اشتباه در نرم افزار مدیریت اسناد، که مستلزم وارد کردن دستی چندین سند و صادر کردن آنها به عنوان یک فایل PDF است، اصلاحی پیچیده تر را به همراه دارد.
- نرم افزار اسکن اسناد برای پیوست کردن اسناد تنها به یک کلیک نیاز دارد که با سایر ویژگی های نرم افزار ، می توانید این فرآیند را برای حداکثر کارایی و بهینه سازی به صورت خودکار انجام دهید.
اندازه های قابل تنظیم اسناد
- یکی از پیچیدگی های مدیریت اسناد این است که فرمت واحدی برای اسناد وجود ندارد.
- اسناد در اندازه های مختلف وجود دارند، برخی از آنها اینچ و برخی به اندازه فوت هستند.
- فرآیند اسکن اسناد در نرم افزار اسکنی که مناسب برای کار شما نباشد می تواند منجر به بروز دو مشکل شود:
۱٫ اسناد بر اساس ارتفاع صفحه مقیاس بندی می شوند. نسبت ابعاد اسناد می تواند به طور خودکار در یک صفحه استاندارد A4 منطبق شود . یعنی اسناد با ارتفاع بلند، به ابعاد کوچک تغییر می کنند ولی در نتیجه این تغییر اندازه، متن بدون ذره بین قابل خواندن نیست.
۲٫ اسناد بر اساس عرض صفحه مقیاس بندی می شوند. از آنجایی که اسناد تقریباً همیشه بزرگترتر از عرض هستند، اسناد به چندین صفحه تقسیم می شود. در این حالت خوانایی متن را حفظ می شود، اما یک نقطه ضعف قابل توجه وجود دارد که اطلاعات مختلف از اسناد در صفحات کاملاً متفاوتی قرار می گیرند. - برای حل این مشکل، استفاده از حالت صفحه قابل تنظیم است که به شما این امکان را می دهد که صفحه را به گونه ای شکل دهید که با محتوا مطابقت داشته باشد و نه برعکس.
تشخیص محتوا
- در روزهای اولیه دیجیتالی شدن، تعداد کمی از فرآیندهای خودکار موجود همچنان به نظارت افراد نیاز دارند.
- نرم افزار اسکن اسناد نیاز به ابزارهای پیشرفته ای برای ادامه مدیریت کارآمدتر و خودکار اسناد دارد.
- یکی از بزرگترین گام های رو به جلو در نرم افزار اسکن اسناد، OCR-Optical Character Recognition است.
- OCR با “خواندن” متن در یک صفحه و تبدیل کلمات به اطلاعات دیجیتالی عمل می کند.
- و به سیستم های دیگر اجازه می دهد از آن داده ها برای کارهای دیگر مانند مرتب سازی خودکار، ویرایش و ابرداده مبتنی بر محتوا استفاده کنند.
- از OCR برای مدیریت اسناد استفاده می شود زیرا همانطور که قبلاً ذکر شد یکی از بزرگترین اولویت ها در انتخاب نرم افزار اسکن اسناد است.
- امکان افزودن اسناد به روش های مختلف، از منابع متعدد و انواع اسناد وجود دارد.
مرتب سازی اتوماسیون
- OCR ویرایش و تجزیه و تحلیل داده‌های شما را آسان‌تر می‌کند و رسیدهای شما را از طریق مرتب‌سازی خودکار قابل مرتب‌سازی می‌کند.
- با “خواندن” اطلاعات از روی اسناد، اتوماسیون می تواند اسناد شما را بر اساس معیارهایی که تعیین می کنید مرتب کند.
- این نوع اتوماسیون با نرم افزار اسکن اسناد عمومی غیرممکن است، اما با انتخاب نرم افزار مناسب می توانید این نوع اتوماسیون را با کلیک یک دکمه انجام دهید.
نرم افزار اسکن رسید خود را با FileCenter کنترل کنید.
- با توجه به روند صعودی دیجیتالی شدن و علی رغم طراحی نرم افزارهای متعدد،هر نرم افزاری نمی تواند مفید باشد.
- فناوری‌های دشوار می‌توانند گردش کار شما را پیچیده‌تر کنند، و وقتی حتی ویژگی‌های ضروری یک نرم‌افزار اسکن اسناد را ندارند، بهتر است آن را با دست انجام دهید.
- نرم افزار مدیریت اسناد FileCenter دارای ویژگی های بصری و قدرتمندی است که حدس و گمان و مشغله کاری را از مدیریت اسناد شما دور می کند.
- برای مشاهده اینکه چگونه FileCenter می تواند شیوه مدیریت اسناد خود را م
- تحول کند، یک نسخه آزمایشی را برنامه ریزی کنید یا یک نسخه آزمایشی رایگان دانلود کنید.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.