اسکن اسناد با موبایل
نحوه اسکن اسناد با موبایل یا تلفن همراه ، اسکن یک سند شامل تهیه یک کپی دیجیتال از یک سند فیزیکی یا دسته ای از اسناد است تا بتوانید آن را در دستگاه تلفن همراه یا رایانه خود ذخیره کنید.
می توانید اسناد را از لپ تاپ، رایانه رومیزی، تبلت یا تلفن همراه خود با استفاده از تجهیزات یا برنامه های تخصصی اسکن کنید.
در این مقاله، مراحل نحوه اسکن اسناد با موبایل ، همچنین نکاتی برای اسکن و اینکه چرا ممکن است به یک سند اسکن شده نیاز داشته باشید، می پردازیم.
چگونه یک سند را اسکن کنیم؟
- می توانید یک سند را با استفاده از دستگاه ها، سیستم عامل ها و برنامه های مختلف اسکن کنید.
- هنگامی که نیاز به اسکن سریع فایل‌ها دارید یا از فضای کاری خود دور هستید، ممکن است به این فایل ها نیاز داشته باشید.
در اینجا دو روش برای اسکن یک سند وجود دارد:
۱٫نحوه اسکن اسناد با موبایل
- دستگاه های هوشمند مانند تلفن همراه و تبلت اغلب به شما امکان می دهند اسناد را با استفاده از یک برنامه اسکن کنید.
- برخی از دستگاه ها دارای برنامه های داخلی برای اسکن هستند، در حالی که برخی دیگر نیاز به دانلود جداگانه دارند.
- فرآیند کار در هر گوشی و تبلت کمی متفاوت است، اما چند مرحله کلی برای اکثر دستگاه ها اعمال می شود.
در اینجا ۱۰ مرحله اساسی وجود دارد که می توانید برای اسکن یک سند با دستگاه تلفن همراه خود انجام دهید:
مراحل اسکن اسناد با موبایل
- برنامه اسکن اسناد خود را باز کنید.
- “Scan Documents” یا گزینه ای مشابه را از منو انتخاب کنید.
- دوربین دستگاه خود را روی تمام صفحه سند و با نور خوب و پس‌زمینه ثابت متمرکز کنید.
- زاویه دوربین را تا مرکز سند تنظیم کنید.
- دکمه گرفتن عکس را لمس کنید.
- برای ذخیره اسکن یا افزودن سند دیگری، فرمان های روی صفحه را دنبال کنید.
- تمام اسناد دیگر را با استفاده از روش مشابه اضافه کنید.
- گزینه “ذخیره” را انتخاب کنید تا فایل در دستگاه شما ذخیره شود.
- نوع فایل و محل ذخیره سازی را انتخاب کنید.
- فایل خود را نامگذاری کنید و آن را در دستگاه خود ذخیره کنید.
۲٫ چگونه یک سند را با استفاده از کامپیوتر اسکن کنیم؟
- می‌توانید با استفاده از اسکنر، یک سند را روی لپ‌تاپ یا رایانه رومیزی خود اسکن کنید.
- دستگاه جداگانه‌ای است که به رایانه شما متصل می‌شود و تصاویر سند اسکن شده را ارسال می‌کند.
با توجه به تجهیزات و سیستم عامل خود ، این هفت مرحله را برای اسکن یک سند از طریق رایانه خود دنبال کنید:
- سند را رو به پایین روی شیشه دستگاه کپی قرار دهید.
- دکمه اسکن را روی دستگاه فشار دهید یا یک برنامه اسکن را در رایانه خود باز کنید و گزینه اسکن را انتخاب کنید.
- پیش نمایش سند را روی صفحه نمایش خود مشاهده کنید تا تأیید کنید که می توانید آن را ببینید و به طور کامل بخوانید.
- اگر اسناد بیشتری برای افزودن به فایل دارید، گزینه افزودن صفحات بیشتر را انتخاب کنید.
- این فرآیند را تا زمانی که هر سند را در رایانه خود اسکن کنید، تکرار کنید.
- گزینه “ذخیره” را انتخاب کنید و نوع فایل و مقصد ذخیره سازی فایل اسکن شده خود را انتخاب کنید.
- به فایل خود یک نام قابل تشخیص بدهید و آن را در رایانه خود ذخیره کنید.
نکات مهم برای اسکن اسناد با موبایل و کامپیوتر
در اینجا نکاتی مطرح شده که می توانید هنگام اسکن اسناد با موبایل ، تبلت، لپ تاپ یا رایانه رومیزی خود استفاده کنید:
- از قابل مشاهده بودن فونت یا تصویر اطمینان حاصل کنید.
- قبل از اینکه فایل اسکن شده خود را ذخیره کنید، پیش نمایش را روی صفحه نمایش دستگاه تلفن همراه یا رایانه خود مشاهده کنید تا مطمئن شوید که می توانید کل تصویر را مشاهده کنید یا کل سند را بخوانید.
- اگر اسکن خیلی تاریک یا خیلی روشن به نظر می رسد، می توانید تنظیمات روشنایی را در برنامه اسکنر یا تجهیزات اسکن خود تنظیم کنید.
- اگر تار به نظر می‌رسد، دوباره اسکن را امتحان کنید و مطمئن شوید که سند کاملاً ثابت روی شیشه دستگاه کپی می‌ماند یا بدون پارگی وارد اسکنر می‌شود.
- اگر تعداد زیادی فایل فیزیکی برای اسکن دارید و می خواهید به فایل های الکترونیکی تبدیل شوند، می توانید یک سرویس اسکن برای تبدیل فایل های خود به کار ببرید.
- در این سرویس های اسکن، ابتدا اسناد مدیریت می شوند، و در مکانی امن نگه داری می شوند،سپس آنها را اسکن می‌کنند و دسترسی آسان به فایل‌هایتان را برای شما فراهم می‌کنند تا بتوانید آنها را ذخیره کنید. و در آخر بنا به درخواست شما، فایل های فیزیکی را خرد یا بر می گردانند.
- فایل های اسکن شده خود را سازماندهی کنید.
- شرکت ها اغلب اسناد دیجیتال را ترجیح به به فایل های فیزیکی می دهند زیرا سازماندهی را آسان تر است.
- درست مانند کابینت ها و قفسه های بایگانی فیزیکی، فایل های دیجیتالی خود را به گونه ای سازماندهی کنید که در دسترس باشند.
- دقت کنید که فایل‌های خود را در پوشه‌های سیستم با استفاده از همان روشی که برای فایل‌های فیزیکی استفاده می‌کنید، مانند حروف الفبا یا تاریخ، ذخیره کنید تا اسناد اسکن شده جدید را به طور مناسب مکان‌یابی، ذخیره و استفاده کنید.
چرا ممکن است نیاز به اسکن اسناد داشته باشید؟
- دانستن نحوه اسکن یک سند می تواند به شما کمک کند تا در محل کار منظم و ایمن بمانید.
- اکثر شرکت ها ترجیح می دهند فایل های دیجیتال را به جای فایل های فیزیکی نگهداری کنند زیرا رایانه ها و سیستمهای سازمان فضای ذخیره سازی بیشتر و ویژگی های امنیتی پیشرفته ای را ارائه می دهند.
- ذخیره سازی اسناد به صورت دیجیتال اشتراک گذاری فایل ها را با چندین عضو تیم یا مشتری آسان تر می کند و در هزینه های لوازم اداری مانند کاغذ و جوهر صرفه جویی می کند.
- امنیت و دسترسی در فایل های دیجیتال نسبت به اسناد کاغذی بسیار بیشتر است.
- با اسکن اسناد، به راحتی می‌توانید نسخه‌های دیجیتالی فایل‌های خود را انتقال داده و ذخیره کنید تا در محل کار به راحتی در دسترس باشند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.