الزامات اسکن اسناد
در مقاله قبلی الزامات اسکن اسناد در ارتباط با رزولوشن و فرمت های ذخیره سازی فایل صحبت کردیم و در این مقاله به ادامه الزامات اسکن می پردازیم.
الزامات نمایه سازی
- نمایه‌سازی اسناد (گاهی اوقات به عنوان ابرداده از آن یاد میشود) کاربر را قادر می‌سازد تا به سرعت و کارآمد اسناد را از طریق ساختار پوشه، پایگاه داده یا سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بیابد.
- برای طراحی یک طرح نمایه سازی کارآمد باید دقت زیادی کرد.
- اگر طرح در ابتدا به درستی طراحی نشده باشد، تلاش برای اصلاح بعداً می تواند دشوار و پرهزینه باشد.
- گاهی اوقات تکرار روش دستی فعلی برای مکان سند برای ایجاد یک سیستم آشنا، اما سریعتر منطقی است.
- نمایه سازی معمولاً با اکثر برنامه های اسکن به صورت دستی انجام می شود و برخی می توانند عملکردهای نمایه سازی را با استفاده از فناوری هایی مانند:
۱٫تشخیص بارکد
۲٫OCR
۳٫پردازش دسته ای (در جایی که می توان از این روش ها بر روی کلید زدن دستی استفاده کرد، این روش ها می توانند صرفه جویی قابل توجهی را فراهم کنند.)
۴٫بارکد و نمایه سازی (نرم‌افزار جمع‌آوری اطلاعات هوشمند می‌تواند داده‌ها را از بارکد استخراج کرده و اطلاعات فهرست را به یک سیستم مدیریت اسناد ارسال کند.)
حجم اسناد در الزامات اسکن اسناد
آماده سازی، کنترل کیفیت و نمایه سازی از مهمترین فرآیندهای سکن اسناد هستند که معمولاً دارای هزینه بیشتری هم هستند.
- معمولاً یک اپراتور خوب می‌تواند ۷۵۰-۱۰۰۰ سند در ساعت تهیه کند. اما
- با این حال تعدادی از عوامل ممکن است توان عملیاتی را به ۳۰۰ یا ۵۰۰ کاهش دهد.
- البته این آمار بر اساس توان و مهارت اپراتور ها متفاوت هستند.
منظور از اسکن یک سند چیست؟
فرآیند تبدیل اسناد کاغذی به تصاویر دیجیتال بمنظور:
- کاهش هزینه ها
- افزایش بهره وری
- بهبود دسترسی به اطلاعات
نحوه کارکرد اسکنر به چه صورت است؟
اسکن اسناد را با قرارگیری اسناد مدنظر روی صفحه شیشه ای اسکنر آغاز میکند و آن صفحه به وسیله یک لامپ گزنون روشن می شود. لامپهای فلورسنت معمولی در اسکنرهای قدیمی تر بسیار مورد استفاده قرار می گرفت که از شفافیت تصویر کم می کرد.
اسکنرها با توجه به انواع آنها، بعضی ۲ و بعضی ۳ آیینه زاویه دار دارند که این آیینه ها کمک میکنند تا تصویر عکس منعکس شود. چون این آینه ها تقعر کمی دارند، باعث میشوند تصویر منعکس شده در یک سطح کوچک تر متمرکز و وضوح و کیفیت تصویر بیشتر شود. آخرین آیینه، تصویر را به یک لنز منعکس می کند. لنز تصویر را از طریق یک سری فیلتر که کارشان جدا کردن سه رنگ قرمز ، آبی و سبز به کار رفته در تصویر است، روی (سی سی دی ) که مهمترین قسمت یک اسکنر است، متمرکز می کند. در واقع هر اسکنر تصویر را به سیگنال الکتریکی تبدیل میکند که وظیفه آن برعهده (سی سی دی ) است.
مراحل آماده سازی برای انجام خدمات الزامات اسکن
۱-برآورد تعداد برگه های اسناد
تعداد معمولا به صورت تقریبی برآورد می شود.
۲-برآورد کیفیت اسناد
پس از مشاهده و بررسی اسناد برآورد هزینه و زمان بصورت تقریبی انجام می شود.
برای این منظور به بررسی کیفیت اسناد از جنبه های مختلف می پردازیم:
قدمت – تمییزی و نظافت – اندازه – نوع بست و صحافی – محل نگهداری – جنس
۳ – تمهید فضای کار فرآیند اسکن در الزامات اسکن اسناد
به نسبت حجم اسناد و مدارک مورد نظر جهت اجرای فرآیند اسکن، باید موارد ذیل مدنظر قرار گیرند:
-
فضایی مختص دستگاهای اسکنر
اسکن اسناد منجر به “صرفه جویی در وقت” میشود،اسناد اسکن شده به کارمندان این امکان را می دهد تا با سرعت و دقت بیشتری به اطلاعات مورد نظر دست یابند و دیگر نیاز به دستگاه های کپی در محیط کار ندارند چرا که می توانند با چند کلیک اطلاعات را به اشتراک یکدیگر بگذارند. هزینه و تعرفه ها به طور متوسط چقدر است؟
همکاران ما در شرکت آروین پدید مهر، آماده پاسخگویی به سوالات، شرایط اسکن و اعلام تعرفه اسکن هستند. ۸۸۹۸۷۰۵۰-۰۲۱
ما در شرکت آروین پدید مهر به عنوان مرکز تخصصی چاپ و اسکن، یکی از شرکت هایی هستیم که با همکاری کادر و همکارانی مجرب در این زمینه، آماده ارائه خدمات به متقاضیان محترم هستیم.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.