دوره های نگهداری اسناد
در مناطق و کشورهای مختلف، مقررات و دستورالعمل های مختلفی در خصوص نگهداری اسناد وجود دارد که با توجه به نوع سند و صنعت می تواند متفاوت باشد. بنابراین، در حالی که می‌توانیم برخی از راهنمایی‌های کلی را ارائه کنیم، ضروری است که با کارشناسان حقوقی یا نظارتی برای مشاوره های خاص که متناسب با شرایط مجموعه شما باشد، مشورت کنید، اما در اینجا چند نکته کلیدی وجود دارد که به شرح زیر است:
الزامات قانونی
- برخی از اسناد به دلیل تعهدات قانونی باید برای دوره های خاصی نگهداری شوند. برای مثال، طبق دستورالعمل‌های HM Revenue & Customs (HMRC)، سوابق مالی معمولاً باید حداقل به مدت شش سال برای اهداف مالیاتی نگهداری شوند.
مقررات حفاظت از داده ها
- بر اساس مقررات عمومی حفاظت از داده ها، سازمان ها باید اطمینان حاصل کنند که داده های شخصی فقط تا زمانی که برای هدفی که برای آن جمع آوری شده است و لازم است نگهداری شود. پس از تحقق هدف، داده ها باید به طور ایمن حذف یا ناشناس شوند.
مقررات صنعت
- صنایع مختلف ممکن است دارای مقررات خاصی برای حفظ اسناد و مدارک داشته باشند. به عنوان مثال، در بخش مراقبت های بهداشتی، سوابق بیمار باید برای دوره های معینی بر اساس دستورالعمل های ارگان هایی مانند شورای پزشکی عمومی (GMC) حفظ شود.
خط‌مشی‌های شرکت
- بسیاری از سازمان ها سیاست های خاص خود را در مورد نگهداری اسناد دارند. این سیاست ها ممکن است الزامات قانونی، استاندارد های صنعت و نیازهای خاص خود سازمان را در نظر بگیرند.
از بین بردن اسناد
- رویه های مناسبی باید برای از بین بردن امن اسناد در زمانی که دیگر نیازی به آنها نیست وجود داشته باشد.
- این می تواند به جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس و کاهش خطر نقض داده ها کمک کند.
اسناد الکترونیکی
- همان اصول نگهداری عموماً در مورد اسناد الکترونیکی مانند اسناد کاغذی اعمال می شود. با این حال، شما باید مسائلی مانند امنیت داده ها، رویه های پشتیبان گیری و یکپارچگی سوابق الکترونیکی را نیز در نظر بگیرید.
مسیرهای حسابرسی
- اغلب توصیه می‌شود که مسیرهای حسابرسی را در زمان ایجاد، دسترسی، اصلاح و حذف اسناد، مستند نگه دارید.
- این می تواند به نشان دادن انطباق با الزامات قانونی و نظارتی کمک کند.
مشاوره
- با توجه به پیچیدگی‌های موجود، توصیه می‌شود برای اطمینان از انطباق با مقررات مربوطه و بهترین شیوه‌ها، از مشاور حقوقی، کارشناسان انطباق، یا انجمن‌های صنعتی راهنمایی بگیرید.
- به یاد داشته باشید که الزامات نگهداری اسناد می تواند بسته به عواملی مانند ماهیت اسناد، حوزه قضایی و تغییرات در قوانین متفاوت باشد. بنابراین، بسیار مهم است که از هرگونه به روز رسانی یا تغییر در قوانین و مقررات مربوطه مطلع باشید.
بنابراین چگونه می توان همه این اسناد را برای دوره های نگهداری مشخص شده ذخیره کرد؟ ما می‌توانیم به تعدادی از دلایل قانع‌کننده فکر کنیم که چرا باید آنها را به صورت حرفه‌ای اسکن و دیجیتالی کنید:
۱٫صرفه جویی در فضا
- ذخیره سازی اسناد کاغذی می تواند فضای فیزیکی قابل توجهی را اشغال کند.
- با اسکن و دیجیتالی کردن این اسناد، می‌توانید فضای اداری ارزشمندی را آزاد کنید که می‌تواند به طور مؤثرتری برای اهداف دیگر استفاده شود.
۲٫دسترسی
- اسناد دیجیتالی به راحتی از هر جایی با اتصال به اینترنت قابل دسترسی و بازیابی است.
- این امر به‌ویژه در محیط‌های کاری از راه دور و سیار امروزی بسیار سودمند است.
- کارمندان می توانند به سرعت اسناد را بدون نیاز به غربال کردن فایل های فیزیکی جستجو و بازیابی کنند.
۳٫سازماندهی بهبود یافته
- اسناد اسکن شده را می توان به صورت الکترونیکی سازماندهی و نمایه کرد که دسته بندی و جستجوی اطلاعات خاص را آسان تر می کند.
- این می تواند باعث صرفه جویی در زمان و کاهش احتمال خطا های مرتبط با بازیابی دستی اسناد شود.
۴٫امنیت پیشرفته
- اسناد دیجیتال را می توان رمزگذاری و روی سرورهای امن با کنترل های دسترسی ذخیره کرد و خطر دسترسی یا از دست دادن غیرمجاز را در مقایسه با اسناد فیزیکی کاهش داد.
- علاوه بر این، می توان برای محافظت در برابر از دست دادن داده ها به دلیل بلایا یا خرابی های سخت افزاری، نسخه پشتیبان تهیه کرد.
۵٫انطباق
- دیجیتالی کردن اسناد می تواند به اطمینان از انطباق با الزامات قانونی و مقرراتی برای نگهداری اسناد کمک کند.
- سوابق الکترونیکی را می توان به راحتی ردیابی، ممیزی و محافظت کرد و خطر جریمه های عدم انطباق را کاهش داد.
۶٫نگهداری طولانی مدت
- اسناد کاغذی در طول زمان به دلیل عواملی مانند نور، رطوبت و فرسودگی مستعد تخریب هستند.
- با دیجیتالی کردن اسناد، می توانید آنها را در کیفیت اصلی خود برای مدت طولانی تری حفظ کنید و از یکپارچگی و خوانایی آنها برای سال های آینده اطمینان حاصل کنید.
۷٫مزایای زیست محیطی
- اسکن اسناد نیاز به مصرف کاغذ را کاهش می دهد که می تواند به کاهش ردپای محیطی سازمان شما کمک کند.
- با به حداقل رساندن ضایعات و مصرف انرژی مرتبط با چاپ، کپی و ذخیره اسناد کاغذی، پایداری را ارتقا می دهد.
۸٫صرفه جویی در هزینه
- در حالی که ممکن است هزینه های اولیه مرتبط با اسکن و دیجیتالی کردن اسناد وجود داشته باشد، مزایای طولانی مدت اغلب بر این هزینه ها بیشتر است.
هزینه های اورژانس، کارایی بهبود یافته و سربار اداری کمتر مرتبط با مدیریت اسناد کاغذی.
به طور کلی، اسکن اسناد برای نگهداری مزایای متعددی از جمله صرفه جویی در فضا، بهبود دسترسی، امنیت افزایش یافته، رعایت مقررات، حفظ طولانی مدت، پایداری محیط زیست و صرفه جویی در هزینه را ارائه می دهد. این یک سرمایه گذاری استراتژیک است که می تواند عملیات را ساده کند، خطرات را کاهش دهد و سازمان شما را برای موفقیت در عصر دیجیتال قرار دهد.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشترسایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.