اسکن اسناد حقوقی

اسکن اسناد حقوقی یکی از مهمترین اقدامات امنیتی برای سازمان ها و شرکت ها است. اطلاعات یا همان اسناد و مدارک در سازمان ها به دسته های اداری، پزشکی، حقوقی و سازمانی تقسیم می شوند و از میان این اسناد، معمولا اسناد حقوقی جز اسناد مهم و کاربردی برای هر سازمان هستند. اسناد حقیقی و یا حقوقی، با توجه به ویژگی های حقوقی و کاربردهایی که دارند، نگهداری،بایگانی و یا اسکن آنها از اهمیت ویژه ای برای سازمان برخوردار است.

اسکن اسناد حقوقی در آروین پدید مهر

شرکت آروین پدید مهر به عنوان مرکز تخصصی چاپ و اسکن اسناد و مدارک، ارائه دهنده کلیه خدمات چاپ و اسکن است.

اسکن اسناد حقوقی به مدیران و کارکنان سازمان ها این امکان را می دهد تا در کوتاه ترین زمان به اسناد، مدارک و پرونده ها دسترسی داشته باشند و با تایپ بخشی کوتاهی از متن یا مشخصات سند مورد نظر خود آن را در نرم افزار جست جو کرده و در نهایت به اسناد مورد نظر دسترسی پیدا کنند.

اسکن اسناد حقوقی

مزایای اسکن اسناد حقوقی

  1. با توجه به اهمیت این نوع از اسناد و مراجعه های مکرر به آنها، بهترین روش برای دسترسی، نگهداری و استفاده از آنها است.
  2. اسکن اسناد حقوقی، این امکان را به مدیران می دهد تا میزان دسترسی و نحوه دسترسی کاربران به اسناد را مدیریت و مشخص کنند و سطح ایمنی و امنیت اطلاعات و اسناد را تعیین کنند.
  3. ایجاد شرایطی امن که مانع از آسیب و خطر از دست دادن باشد. مانند آتش سوزی، سرقت، سیل و …

اتاق بایگانی یا اسکن اسناد

  1. مدیریت اسناد کاغذی و بایگانی آنها و فراهم کردن فضا و اتاقی برای نگهداری اسناد، همیشه یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران و صاحبان کسب و کار بوده است.
  2. مشکلات و دغدغه های فراوان از جله سرقت، مفقود شدن، آسیب دیدن و … سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائز اهمیت باشد.
  3. با توجه به اهمیت اسناد و مشکلات نگهداری آنها، منجر شده است تا مدیران بیش از قبل به دیجیتال سازی اسناد توجه کنند و استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه های نگهداری اسناد شود.
  4. حذف اتاق ها و کمدهای بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به منظور اسکن و تبدیل آنها به اسناد دیجیتالی، کمک به افزایش امنیت و سلامت اسناد کرده است.
  5. و در نهایت با توجه به حکم دیوان محاسبات کشوری، استفاده از نرم افزار های آرشیو و مدیریت اسناد در راستای دیجیتالی شدن در روند رو به رشد کسب و کارها بسیار تاثیر گذار است.

سوالات متداول اسکن اسناد حقوقی

۱٫چگونه یک سند با اندازه قانونی را با فرمت PDF اسکن کنیم؟

  • از گزینه های اسکنر برای انتخاب اندازه صحیح استفاده کنید.
  • در Acrobat، File > Create > PDF from Scanner > Custom Scan را انتخاب کنید.
  • روی دکمه Options در سمت راست نام اسکنر کلیک کنید.
  • در کادر گزینه‌های اسکنر، اسکنر را از منوی بازشو انتخاب کنید.

۲٫چگونه یک سند با اندازه قانونی را در ایمیل اسکن کنیم؟

  • فلش سمت راست “Setup” را برجسته کرده و دکمه Checkmark را فشار دهید.
  • فلش رو به پایین را فشار دهید تا “Scan Defaults” را برجسته کنید و دکمه Checkmark را فشار دهید.
  • فلش رو به پایین را فشار دهید تا “Scan to Email” را برجسته کنید و دکمه Checkmark را فشار دهید.
  • “اندازه تصویر” را برجسته کرده و دکمه علامت را فشار دهید.

۳٫چگونه یک سند با اندازه قانونی را در HP اسکن کنیم؟

  •  از نرم افزار HP Officejet Pro 8600 روی Scana document یا Photo کلیک کنید و میانبر اسکن مورد نیاز را انتخاب کنید.
  • مطمئن شوید که اندازه کاغذ به صورت قانونی تنظیم شده است، سپس دکمه اسکن را فشار دهید تا اسکن کامل شود.

۴٫آیا اسناد حقوقی نیاز به اسکن دارند؟

  • در صورت که روند اسکن به درستی و کامل انجام شود، فایل اسکن به همان اندازه اسناد کاغذی از نظر قانونی ارزشمند است.
  • مقبولیت قانونی تصاویر اسناد اسکن شده بستگی به فرآیندی دارد که برای ایجاد اسناد استفاده می شود.

۵٫چگونه یک صفحه با اندازه قانونی را اسکن کنیم؟

  • از آنجایی که عرض اسناد و اوراق قانونی به اندازه حروف است، اکثر اسکنرها می توانند آنها را اسکن کنند.
  • در بیشتر موارد، به سادگی می توان کاغذ را در اسکنر قرار داد و مانند یک سند به اندازه نامه اسکن کرد.
  • اسکنر معمولا به طور خودکار اندازه سند را تشخیص می دهد و آن را در اندازه کامل اسکن می کند.

۶٫بهترین اسکنرهای سایز قانونی کدام هستند؟

  • Brother ADS-2700W – Our Choice.
  • Epson DS-320 – Small and lightweight.
  • Brother ADS-2200 – Fast speed.
  • Xerox XD-COMBO – Solid performance.
  • Brother DS-640 – Portable.
  • Epson DS-1630 – Universal.
  • Plustek OS 1180 – 1200 dpi resolution.

۷٫چگونه یک سند بزرگ را اسکن کنیم؟

  • اسناد بزرگتر از A4 (مانند A3، B4 و …) را می توان با ScanSnap با استفاده از برگه حامل اسکن کرد.
  • برگه حامل را با یک سند تا شده در داخل اسکنر قرار دهید تا به طور خودکار تصاویر دو طرف سند ادغام شوند.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

  1. خدمات اسکن اسناد
  2. اسکن اسناد مالی و حسابداری
  3. دفترچه یادداشت
  4. چاپ تقویم
  5. و …
    در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.