راهنمای نهایی برای دیجیتالی کردن اسناد
برای دیجیتالی کردن اسناد و سوابق کاغذی شما اولین قدم ، اسکن کردن اسناد است. تا تمام سوابق خود را در قالب دیجیتال داشته باشید. بسته به چند سال فعالیت شرکت شما و دستورالعمل های حفظ اطلاعات، این روش می تواند دارای سوابق بسیار زیادی باشد. ممکن است آنقدر سوابق و اسناد باشد که حتی ندانید از کجا شروع کنید. اولین نکته ما این است که بدانید دوره های نگهداری قانونی برای انواع اسنادی که در اختیار دارید چقدر است. به عنوان مثال، بیشتر سوابق مالی کمتر از ۷ سال باید نگهداری شوند. اگر تصمیم دارید اسکن خود را برون سپاری کنید، ما با بهترین شیوه ها و پیشنهادات بر اساس سال ها تجربه خود در دیجیتالی کردن سوابق کمک خواهیم کرد.
تعیین ساختار پوشه
- ایجاد یک ساختار پوشه موثر برای رکوردهای دیجیتالی برای سازماندهی و مدیریت کارآمد اسناد دیجیتالی شما بسیار مهم است. ساختاری که انتخاب می کنید باید بصری، مقیاس پذیر و متناسب با نیازهای خاص شما باشد.
- با روشن کردن هدف سوابق دیجیتالی خود شروع کنید. بدانید که با چه نوع اسنادی سروکار دارید، چگونه به آنها دسترسی خواهید داشت و چه کسی از آنها استفاده خواهد کرد. این به شما کمک می کند ساختار را متناسب با نیازهای خاص خود تنظیم کنید.
- اسناد خود را به دسته ها یا انواع منطقی گروه بندی کنید. برای مثال، اگر اسناد مالی را دیجیتالی می‌کنید، ممکن است دسته‌هایی مانند «فاکتورهای خرید»، «فاکتورهای فروش»، «ادعای هزینه‌ها» و غیره داشته باشید. درک انواع سند شما برای ایجاد یک ساختار معنادار ضروری است.
- یک ساختار سلسله مراتبی ایجاد کنید که منعکس کننده روابط بین دسته ها و زیرمجموعه های شما باشد. با دسته بندی های گسترده در سطح بالا شروع کنید و به تدریج به زیر شاخه های خاص تر محدود کنید. این ساختار باید برای کاربرانی که نیاز دارند اسناد را به راحتی پیدا کنند، منطقی باشد.
- به پوشه ها و زیرپوشه ها نام های واضح و توصیفی بدهید که محتویات آنها را بیان می کند. از نام پوشه های مبهم یا عمومی خودداری کنید، زیرا ممکن است منجر به سردرگمی شود.
نام گذاری فایل ها
نامگذاری فایل های دیجیتالی یکی از جنبه های مهم سازماندهی سوابق دیجیتالی شماست. یک قرارداد نامگذاری خوب به شما کمک می کند تا فایل های خاص را به سرعت شناسایی و مکان یابی کنید. در اینجا چند دستورالعمل برای نام گذاری فایل های دیجیتالی آورده شده است:
- توصیفی باشد:
نام فایل هایی را انتخاب کنید که به طور دقیق محتویات سند را توصیف کنند. یک نام فایل خوب باید اطلاعات کافی را برای کسی فراهم کند تا بتواند محتوای سند را بدون نیاز به باز کردن آن درک کند. - ثبات:
یک قرارداد نامگذاری ثابت را در سراسر سوابق دیجیتالی خود ایجاد و دنبال کنید. سازگاری مرتب سازی و جستجوی فایل ها را آسان تر می کند. - شامل اطلاعات تاریخ:
بسته به ماهیت سوابق خود، تاریخ را در نام فایل در نظر بگیرید. این می تواند تاریخ ایجاد، تاریخ موضوع سند یا تاریخ مرتبط دیگری باشد. برای جلوگیری از سردرگمی، از یک قالب تاریخ ثابت (به عنوان مثال، YYYY-MM-DD) استفاده کنید. - افزودن شماره‌های نسخه (در صورت وجود):
اگر اسناد را به‌طور مکرر به‌روزرسانی می‌کنید و نیاز به پیگیری نسخه‌ها دارید، شماره نسخه یا تاریخ بازبینی را در نام فایل در نظر بگیرید. به عنوان مثال، “Report_v1.2.docx” یا “MeetingNotes_2023-01-15_v2.” - شامل کلمات کلیدی:
در صورت امکان، کلمات کلیدی یا برچسب‌های مرتبط را در نام فایل قرار دهید تا جستجوی اسناد آسان‌تر شود. به عنوان مثال، “Contract_ClientA_2023-03-15.pdf.” - از صفرهای پیشرو برای تاریخ ها استفاده کنید:
اگر تاریخ ها را در نام فایل های خود وارد می کنید، از صفرهای ابتدایی برای ماه ها و روزها استفاده کنید تا ترتیب مرتب سازی مناسب را حفظ کنید. به عنوان مثال، “۲۰۲۳-۰۳-۰۱” به جای “۲۰۲۳-۳-۱٫” - قرارداد نامگذاری خود را آزمایش کنید:
قبل از اجرای قرارداد نامگذاری خود، آن را با یک دسته کوچک از فایل ها آزمایش کنید و ببینید که در عمل چگونه کار می کند. بر اساس تجربه خود در صورت نیاز تنظیم کنید. - قرارداد نامگذاری خود را مستند کنید و آن را با همه کاربرانی که فایل های دیجیتالی شده را مدیریت می کنند به اشتراک بگذارید.
ارائه دستورالعمل‌های واضح، ثبات را در سراسر سازمان شما تضمین می‌کند. به یاد داشته باشید که نامگذاری خاصی که استفاده می کنید به نیازهای سازمان شما و نوع سوابق دیجیتالی که مدیریت می کنید بستگی دارد. نکته کلیدی ایجاد سیستمی است که منطقی، سازگار و به راحتی برای همه کاربران قابل درک باشد.
- متن کامل مخزن اسناد خود را قابل جستجو کنید:
تنها مهم ترین کاری که می توانید انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که همه افراد در سازمان شما می توانند اطلاعات مورد نیاز خود را به سرعت پیدا کنند این است که تک تک اسناد موجود در آرشیو دیجیتال خود را قابل جستجو در متن قرار دهید. این کار با اجرای تشخیص کاراکتر نوری (OCR) در حین افزودن فایل‌های جدید و/یا به‌عنوان عطف به گذشته بر روی فایل‌هایی که از قبل در آرشیو خود هستند، انجام می‌شود. - اجرای OCR با تعداد زیادی اسناد می تواند زمان بر و پرهزینه باشد. اما مزایای یافتن اطلاعات مورد نیازتان – حتی اگر سند به طور تصادفی نامشخص یا اشتباه ثبت شود – ارزش سرمایه گذاری را دارد.
- جستجوی متن اسناد دیجیتال مزایای قابل توجهی را به خصوص از نظر دسترسی، کارایی و بهره وری به اطلاعات ارائه می دهد.
به طور خلاصه:
دیجیتالی کردن سوابق شما شامل اسکن اسناد کاغذی به فرمت های دیجیتال.
درک دوره های نگهداری قانونی برای انواع مختلف اسناد بسیار مهم است. برای دیجیتالی سازی کارآمد، اسکن را به متخصصان برون سپاری کنید. ایجاد یک ساختار پوشه موثر و به کارگیری یک قرارداد نامگذاری فایل منسجم و توصیفی از مراحل حیاتی است. اطمینان حاصل کنید که تمام اسناد از طریق (OCR) برای دسترسی، کارایی و بهره وری افزایش یافته قابل جستجوی متنی هستند. اجرای این استراتژی ها به سازماندهی و مدیریت موثر سوابق دیجیتالی شما کمک می کند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشترسایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.