1. چه کسانی به اسناد دسترسی دارند؟
   حتما می دانید که  احتمال خطر و ریسک امنیت اسناد، داخلی است – نه خارجی؟!
   معمولاً بیشترین آسیب ها ناشی از خطاهای انسانی است، و مهمترین تهدیدها از جانب شرکت اتفاق می افتد.
2. یکی از راه های به حداقل رساندن خطر امنیتی، محدود کردن دسترسی به اسناد حساس و مهم است.
   حتی اگر کارمندان در سازمان، قابل اعتماد و آموزش دیده باشند، فقط یک لغزش جزئی کافی است تا عواقب جدی ایجاد شود.
3. ضرورتی ندارد تا همه افراد سازمان به اطلاعات و اسناد (مثلا سوابق کارمندان، دستمزد و قراردادها، وضعیت بیمه و …) دسترسی داشته باشند.
4. امنیت و دسترسی اسناد دیجیتال، از طریق رمزگذاری مناسب و محافظت از رمز عبور امکان پذیر است.
5. برای اسناد کاغذی، باید اطمینان حاصل شود که هر سندی که از آن استفاده می شود، در فضای باز، روی پرینتر، روی میز و…  رها نشود.
6. سیاست Desk Clean اعمال شود. با استفاده از این سیاست، کارمندان اطمینان حاصل کنند که هنگام ترک محل کار، تمام اطلاعات – اعم از کاغذی و دیجیتالی – پاک و قفل شوند و از رمز عبور محافظت می شود. 
7. هرگز کامپیوتر خود ( iPad ها، لپ تاپ ها، تلفن ها و سایر دستگاه های قابل حمل اعمال) را رها نکنید.
8. فایلهای فیزیکی و اسناد کاغذی که دیگر به آن نیازی نیست، فوراً خرد کرده و از بین ببرید.
9. هارد دیسک ها… چگونه می توان هارد دیسک ها یا دستگاه ها را از بین برد؟
   می توانید دستگاهی را تهیه کنید که قطعات الکترونیکی و هرگونه اطلاعاتی را که در داخل آن است از بین ببرد، بسیاری از سازمان ها شرکتی تخصصی را استخدام می کنند تا این کار را برایشان انجام دهد.
10. تمام کارکنان و پرسنل خود را توجیه کنید و آموزش دهید.
    آموزش امنیت چاپ. درک و پیروی از قوانین امنیتی وضع شده و … که فقط مختص تیم IT ، روسای بخش ها و رهبران نیست. همه افراد از بالا به پایین باید کاملاً در مورد حفاظت از رمز عبور، کلاهبرداری فیشینگ، سیاست های Desk Clean، تخریب سند و غیره آموزش ببینند. 

انواع سند الکترونیک

به‌صورت کلی، اسناد الکترونیکی در حقوق ایران در سه دسته اصلی تقسیم‌بندی می‌شوند:

1. اسناد الکترونیکی رسمی
2. اسناد الکترونیکی ساده
3. اسناد الکترونیکی مطمئن

مزایای استفاده از سند دیجیتال در مقابل کاغذ چیست؟

• در بیشتر موارد اسناد دیجیتال برتری آشکاری نسبت به اسناد کاغذی دارند.
• از فضای دفتر و محیط کار خود بصورت بهینه و مفید استفاده کنید.
  

  

• بهره وری را با قابلیت های کار از راه دور (دور کاری) افزایش دهید.

تفاوت اسناد دیجیتالی و الکترونیکی چیست؟

• فاکتور دیجیتال معمولاً یک فایل PDF یا Word است، که گاهی فاکتور کاغذی اسکن شده است.
•  فاکتور الکترونیکی پرونده داده ای است که بین کامپیوترها منتقل می شود . فرمت های رایج فایل ها XML و EDI است.

انواع اسناد دیجیتال کدامند؟

1. ساخت برنامه های کاربردی در اطراف یک رابط سند
2. ساختار اسناد متنی و چندرسانه ای بهم پیوسته
3. ساختار و رمزگذاری اطلاعات با استفاده از استانداردهای رمزگذاری اسناد
4. اسکن اسناد برای ذخیره سازی و ارسال نمابر
5. تصویربرداری اسناد از میکرو فیش و میکروفیلم

انواع مختلف اسناد کدامند؟

1.  ایمیل ها
2. نامه های تجاری
3. گزارش های تجاری
4. اسناد معاملاتی
5. گزارش ها
6. اسناد مالی