اسکن پرونده های اداری – ۲

در ادامه مقاله قبلی اسکن پرونده های اداری در این بخش به ماژول بارکدخوان – دستکاری گسترده فایل و … میپردازیم.

ماژول بارکدخوان

یکی دیگر از ویژگی های خاص نرم افزار Enterprise Content Management (ECM) داشتن ماژول بارکدخوان است. این ویژگی قادر به خواندن بارکد روی اسنادی است که اسکن می‌کنید و از این رو فهرست‌بندی را آسان‌تر می‌کند. با استفاده از یک جداکننده، ماژول بارکد در نرم افزار حتی می تواند چندین مقدار را از یک بارکد بخواند، به عنوان مثال SSN-Name-DOB یک فرد. با انجام این کار، کارایی مدیریت اسناد اسکن شده را افزایش می دهد.

دستکاری گسترده فایل

با استفاده از این نرم افزار شما می توانید فایل های سند را تا جایی که نیاز دارید دستکاری کنید. در مرحله اول، می توانید پیش نمایش فایل ها را بدون نیاز به باز کردن آنها مشاهده کنید.

جستجوی دقیق

جستجوی دقیق را می توان با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد اسکن شده انجام داد. می توانید یادداشت ها یا کلمات کلیدی را در اسنادی که اسکن می کنید جستجو کنید. علاوه بر این، می توانید جستجوهای دقیق و عمیقی را برای جزئیات خاص در مجموعه ای از هزاران سند انجام دهید.

به اشتراک گذاری اسناد در فرآیند اسکن پرونده های اداری

ما در دنیایی به هم پیوسته زندگی می کنیم که در آن روابط بین کسب و کارها و مشتریانشان از طریق اینترنت، مدیریت و حفظ می شود. به این ترتیب، نرم افزار ECM دارای ویژگی هایی است که به شما امکان می دهد اسناد را در سراسر اینترانت شرکت و فراتر از آن به اشتراک بگذارید. با تسهیل این سرویس از طریق پورتال اختصاصی مشتری، کلیه مکاتبات امن است.

سازگاری با ابر

نرم افزار ECM با پلتفرم های Cloud نیز سازگار است. نمونه هایی از این پلتفرم ها عبارتند از Folderit، Microsoft OneDrive، Dropbox و Google Drive. به این ترتیب، می توانید اسناد را مستقیماً در حساب پلتفرم Cloud خود با یک دستور اسکن کنید. و البته خدمات ابری در هزینه شما صرفه جویی زیادی می کند.

هدف اصلی نرم افزار مدیریت اسناد اسکن شده این است که اسکن اسناد چاپ شده را در سریع ترین زمان ممکن و بدون دردسر برای شما آسان کند. نرم افزار این امکان را برای شما فراهم می کند تا مدیریت و سازماندهی فایل را به نحو احسن انجام دهید. اثر اصلی استفاده از این نرم افزار کاهش هزینه های مدیریت اسناد در یک شرکت یا سازمان است. اثر دیگر اشتراک گذاری بهتر اطلاعات در سازمان و فراتر از آن است.

یک مدرسه می تواند رکوردی را در قالب رسانه تصویری حفظ کند، تنها در صورتی که قالب قادر به بازتولید یک کپی دقیق، خوانا و کامل از سند اصلی باشد. هنگام چاپ، کپی باید تقریباً به اندازه سند اصلی باشد.

اسکنر

در فرآیند اسکن، پرونده های اداری برای کنترل کیفیت باید نظارت شود. به منظور رسیدگی به هرگونه خطای احتمالی در هنگام تصویربرداری (که اسکن نیز نامیده می‌شود) از رکوردها، مدیریت رکوردها یک فرآیند مرحله‌ای را برای پاک‌سازی مواد اولیه کاغذی به شرح زیر توصیه می‌کند:

۱٫ قبل از شروع پروژه اسکن، محل نگهداری مواد فیزیکی را تعیین کنید. به عنوان یک مکان مشخص شده برای نگهداری موقت نسخه های اصلی کاغذ به اندازه کافی عمل می کند تا دفتر بتواند اسکن ها را بررسی کند و کامل بودن، دقت و خوانایی را تأیید کند.

۲٫ در زمان عکسبرداری (که به عنوان تصویربرداری یا اسکن نیز شناخته می شود) بررسی کنید تا مطمئن شوید تعداد صفحات تصویر با تعداد صفحات فیزیکی مطابقت دارد.

نکته: برای تضمین کیفیت بیشتر، پس از اسکن سند یا مجموعه ای از اسناد، جلو و عقب را علامت بزنید (به عنوان مثال، با استفاده از یک تمبر یا ابزار علامت گذاری دیگر) نشان دهید که سند پردازش شده است.

نکته: استفاده از ریز عکس های نمایش داده شده می تواند به شناسایی صفحات “نادرست” مانند پشت اسناد یک طرفه کمک کند.

۳٫ هنگامی که اسکن (معمولاً یک دسته از اسناد) کامل شد، اسناد فیزیکی را که اسکن‌ها از آن‌ها انجام شده است را به منطقه تعیین‌شده منتقل کنید.

اسناد اسکن شده در یک روز خاص باید به همراه تاریخ درج شود. این را می توان با استفاده از گیره های کلاسور یا باندهای لاستیکی سازماندهی کرد. منگنه نباید استفاده شود.

۴٫ نگهداری نسخه های اصلی کاغذ باید به اندازه کافی طولانی باشد تا اسناد اسکن شده مراحل نمایه سازی (افزودن فراداده به سند) یا مرتب سازی و ذخیره سازی را طی کنند که شامل بررسی تضمین کیفیت هر صفحه برای وضوح است.

نکته: دستور بایگانی را حفظ کنید زیرا ممکن است اداره نیاز به دسترسی به هر یک از آنها برای اسکن مجدد در صورت بروز خطا در طول فرآیند داشته باشد.

۵٫ اگر در فرآیند تضمین کیفیت مشکلی پیدا شد، اصل کاغذ را بازیابی کنید و در صورت لزوم دوباره اسکن کنید.

 

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

جهت کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.