نام گذاری و سازماندهی اسناد دیجیتالی

نام گذاری و سازماندهی اسناد دیجیتالی از مهم ترین اقدام فرآیند دیجیتالی شدن، پس از تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی است. اولین نکته در فرآیند تحول دیجیتال، آگاهی از دستورالعمل ها و قوانین برای نگهداری اسناد کاغذی است. این احتمال وجود دارد که نیازی به نگه داشتن تمام فایل هایی که در حال حاضر دارید را نداشته باشید. به عنوان مثال، در بسیاری از سازمان ها نگهداری اسناد و سوابق مالی تا هفت سال الزامی است.

تبدیل اسناد کاغذی در فرآیند سازماندهی اسناد دیجیتالی

اگر تصمیم دارید اسکن فایل پشتیبان خود را برون سپاری کنید، شرکت اسکن اسناد شما باید بتواند با بهترین شیوه ها و پیشنهادات کار، انتظارات شما را انجام دهند. ما پیشنهاد و تأکید می کنیم که قبل از فرآیند دیجیتالی کردن اسناد، دستورالعمل های نگهداری اسناد کاغذی را جستجو کنید و پیش از ، از بین بردن هر گونه سندی با وکیل حقوقی خود و سازمان مشورت کنید.

• چگونه با مدیریت اسناد و اسکن شروع کنیم؟
• آیا باید اسکن اسناد را برون سپاری کنید یا آن را در محیط خود انجام دهید؟
• نحوه انتخاب یک شرکت اسکن اسناد چیست؟
• تعیین پوشه یا ساختار پروژه به چه صورت است؟
• نام گذاری و سازماندهی اسناد دیجیتالی در صفحه کامپیوتر باید بالاترین سطح کیفیت ساختار سازمانی را داشته باشد.
• هر سیستمی برای ساختار سازمانی خود نام متفاوتی دارد، مانند پوشه یا پروژه.

نامگذاری و سازماندهی اسناد دیجیتالی

• اکثر سازمان ها، دپارتمان ها را به عنوان تقسیم بندی پوشه ها انتخاب می کنند.(مانند منابع انسانی، حسابداری، بازاریابی و غیره).
• پوشه های فرعی به طور کلی بر اساس نوع فایل، یا در مورد بخش هایی مانند HR، نام کارمند تجزیه می شوند.
• روش های فوق از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است زیرا تنها شما بهترین راه را برای تجزیه ساختار پوشه خود می دانید.
• از موارد مهم ذخیره سازی فایل های شما به صورت دیجیتالی (به جای روی کاغذ) این است که هر کاربر می تواند رابط کاربری خود را سفارشی کند تا اطلاعاتی را که اغلب به آنها دسترسی دارد را نشان دهد.
• کاربران معمولا فایل های مهم و پرکاربرد را پین می کنند تا دسترسی راحتتری داشته باشند.
• هنگامی که یک فایل را ایجاد و ذخیره می کنید، بسیار مهم است که نام آن را بر اساس قانونی که تعریف کرده اید، نامگذاری کنید که درک و یافتن آن آسان باشد.
• بدیهی است که گفتن این کار آسان تر از انجام آن است، به خصوص زمانی که چندین نسخه از یک قرارداد دارید یا همکاران و کارمندانی دارید که نام های مختلفی را انتخاب می کنند.
• اگر در اجرای قراردادهای نام‌گذاری مشکل دارید، بسیاری از سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی/پلت‌فرم‌های خدمات محتوایی به شما امکان می‌دهند تا گردش‌کاری ایجاد کنید که به‌طور خودکار نام اسناد را تغییر می‌دهد.
• این روش نام گذاری می‌تواند بر اساس پوشه‌ها یا پروژه‌هایی که اسناد به آن اضافه می‌شوند یا با استخراج هوشمند داده تنظیم شود.
• به عنوان مثال، اگر اسناد کارمند جدید را فهرست بندی می کنید، ممکن است بخواهید بر اساس نام، شماره تامین اجتماعی و نوع فایل فهرست بندی کنید.
• برای نقشه های مهندسی، ممکن است شماره قطعه و طراح مدنظر باشد.

• نمایه‌سازی باید به صورت دستی توسط یک انسان انجام شود. با این حال، مهم نیست که چگونه ایندکس می کنید، یافتن اطلاعات شما بسیار آسان تر می شود. شما می توانید با چند کلیک یا جستجوی ساده به سند(های) مورد نیاز خود دست یابید.
• فناوری به جایی رسیده است که می توان اطلاعات را استخراج کرد و به صورت خودکار به عنوان ابرداده اختصاص داد.
• اگر اسناد قدیمی‌تر یا دست‌نویس، در شرایط نامناسب باشند، برچسب گذاری اطلاعات شما انیمیشن برچسب‌گذاری اسناد برچسب‌ها راه دیگری برای مرتب‌سازی و دسته‌بندی اطلاعات شما هستند.
• در فرآیند سازماندهی اسناد دیجیتالی ، برچسب ها مکمل خوبی برای نمایه سازی اسناد هستند. هر سیستم مدیریت محتوا دارای قابلیت تگ نیست، اما اگر سیستم شما این قابلیت را دارد، قطعا باید از آن استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر معمولاً تمام فاکتورهای خود را بر اساس فروشنده و/یا تاریخ ایندکس می‌کنید، می‌توانید از برچسب‌ها نیز برای دسته‌بندی آنها بر اساس رویداد، بخش یا پروژه استفاده کنید.
• روش فوق به شما امکان می دهد تا تمام اطلاعات مرتبط با آن موضوع را بدون نیاز به جستجوی دستی برای آن ببینید. یکی دیگر از مزایای برچسب ها این است که می توانید مجوزها را در سطح برچسب تنظیم کنید، که می تواند به اعضای پروژه اجازه دهد تمام اسناد مربوط به پروژه را بدون دادن مجوز برای کل پوشه به آنها ببینند.
• توجه داشته باشید که برخی از سیستم‌ها امکان کدگذاری رنگی سند را می‌دهند که می‌تواند به روشی مشابه برچسب‌گذاری استفاده شود.
• امکان جستجوی متن در کل اسناد، روی کلمات، راه حل شماره یک برای اطمینان از اینکه همه افراد در سازمان شما می توانند اطلاعات مورد نیاز خود را به سرعت جستجو کنند.
• این کار با اجرای تشخیص کاراکتر نوری (OCR) در حین اضافه کردن فایل‌های جدید و/ یا به‌عنوان عطف به گذشته بر روی فایل‌هایی که از قبل در مخزن خود هستند، انجام می‌شود.
• برخی از سیستم های مدیریت محتوا فایل های ویدیویی و صوتی را رونویسی می کنند تا بتوانید به راحتی در آن نیز جستجو کنید.
• اما اجرای OCR با تعداد زیادی اسناد ممکن است گران باشد.
• مزایای یافتن اطلاعات مورد نیاز – حتی اگر سند به طور تصادفی نامشخص یا اشتباه ثبت شود – ارزش سرمایه گذاری را دارد.
• در صورتی که سوابق خود را بر اساس نوع سند بایگانی کنید، جستجو در متن فرصتی عالی برای یافتن اطلاعات است.