اسکن مدارک شرکت
ارائه دهندگان خدمات اسکن اسناد، اسکن مدارک شرکت و … به شرکت ها و سازمان ها در زمینه تصویربرداری ایمن و مطمئن از اسناد دیجیتال کمک می کنند. با کمک اسکنرهای اسناد با سرعت بالا، ارائه دهندگان خدمات اسکن مدارک شرکت به طور ایمن اسناد کاغذی را اسکن و به صورت دستی آنها را در پایگاه داده کسب و کار برای قابلیت های تشخیص نوری فهرست می کنند
ارائه دهندگان خدمات اسکن اسناد معمولاً حمل و نقل اسناد را از محل کسب و کار به محل اسکن اسناد انجام می دهند. آنها مدارک شرکت، اسناد و مدارک را برای اسکن بهینه آماده می کنند و پس از اسکن، کاغذها را با خیال راحت دور می اندازند. پس از اسکن اسناد، اسناد در یک پایگاه داده نگهداری می شوند. برای مشاغلی که نیازی به اسکن اسناد به صورت انبوه ندارند، نرم افزار اسکن اسناد ممکن است جایگزین مناسبی باشد.
شناسایی یک شرکت مناسب برای اسکن اسناد
با وجود محبوبیت رایانه‌های رومیزی از دهه 1980، بیشتر مشاغل هنوز هم کوه‌هایی از کاغذ را تولید و مدیریت می‌کنند. حتی با ذخیره و نگهداری سوابق، با افزایش حجم کاغذ، پیدا کردن یک سند خاص دشوارتر می شود. این امر، همراه با هزینه های روزافزون فضای اداری، اغلب یک کسب و کار یا سازمان را وادار می کند تا به دنبال خدمات یک شرکت اسکن اسناد باشد
اما چگونه می توانید یک سرویس اسکن اسناد را انتخاب کنید؟ این فرآیند را میتوان به انتخاب یک پرستار خوب تشبیه کرد. شما فرزندان خود را به کسی که مدعی اداره مهدکودک است، نمی سپارید. در نتیجه نباید یک دفتر خدمات اسکن را انتخاب کنید بدون اینکه بدانید که معیارهای مهمی مانند امنیت اسناد، را دارد یا نه.
انتخاب یک شرکت مناسب:
- یک سرویس اسکن اسناد باید شهرت داشته باشد و بتواند مراجع معتبری را ارائه دهد.
- تحقیق کنید کار با این شرکت چگونه است؟ تصاویری که تولید کردند چه کیفیتی دارد؟ آیا آنها واضح و خوانا هستند؟ آیا نام فایل منطقی است و به شما کمک می کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید؟ آیا دوباره از این شرکت استفاده می کنید؟ چرا آره و چرا نه؟
- آیا سرویس اسکن می تواند اسناد را مدیریت کند؟ برخی از شرکت های تصویربرداری در بخش های خاصی تخصص دارند، در حالی که برخی دیگر به طیف وسیعی از سازمان ها خدمات می دهند.
- همه دستگاه های اسکن اسناد نمی‌توانند اسناد تاریخی و قدیمی، چاپ‌ها و نقاشی‌های با فرمت بزرگ یا کتاب‌های صحافی شده که شکننده و آسیب پذیر هستند را اسکن کنند.
راه های شناسایی یک شرکت خوب اسکن اسناد
امنیت
- امنیت و محرمانه بودن از اهمیت بالایی برخوردار است.امنیت مرکز مدنظر به چه طریق برقرار می شود؟
- آیا برای جذب کارکنان در شرکت احتیاط و شرایط عدم سابقه کیفری و … در نظر گرفته می شود؟
- آیا محیط شرکت یا محیط در نظر گرفته شده برای نگهداری اسناد و اسکن، از تاسیسات دوربین مدار بسته و … بهره می برند؟
- آیا همه کارمندانی که اسناد را مدیریت می کنند، مقررات و رویه های حفظ حریم خصوصی را آموزش دیده اند؟
- آیا نسخه های اصلی و مهم مانند چک ها، سوابق و … که پس از فرآیند دیجیتالی شدن، نباید خرد شوند، شناسایی و برنامه ریزی می شوند؟
- سخت افزار و نرم افزار تصویربرداری به روز است؟
- ظرفیت شرکت برای انجام پروژه شما مناسب است که کار را به موقع انجام و تحویل دهد؟
- آیا شرکت خدمات مبتنی بر ابر یا سرور را ارائه می دهد؟
- شرکت چگونه آرشیو الکترونیکی نهایی شما را تحویل خواهند داد؟
- فایل نهایی کدام فرمتی باشد؟ (pdf , jpeg , …)
کیفیت
- هدف هر پروژه اسکن، ثبت تصاویری است که خوانا باشد.
- تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات روی صفحه قابل خواندن و چاپ است.
- آیا اپراتور اسکنر به صورت بصری ثبت هر تصویر را روی صفحه تأیید می‌کند؟
- در برخی از صنایع، دقت 99.9 درصد فوق‌العاده است، اما در دنیای اسکن اسناد، این بدان معناست که از هر 1000 صفحه ممکن است یک صفحه گم یا غیرقابل خواندن شود.
- در ثبت تصویر و ورود داده ها، باید ایرادات حدودا صفر باشد.
خدمات
- هدف یک شرکت اسکن خوب این است که با ارائه خدمات متنوع، کار شما را تا حد امکان آسان کند.
مشاوره
- چه چشم انداز کاملی برای پروژه خود داشته باشید و چه تازه شروع به بحث در مورد آن کرده اید، باید بتوانید روی خدمات تصویربرداری خود حساب کنید تا به شما در برنامه ریزی یک فرآیند منطقی و ساختار نامگذاری فایل کمک کند تا پروژه خود را به همان اندازه بی دردسر کنید.
آماده‌سازی سند
- برای خدمات بهتر و لازم برای اسکن اسناد، باید همه گیره‌ها، گیره‌های کاغذ و غیره را برداشته شود.
اسکن
- به چه چیزی نیاز دارید؟ فرمت بزرگ، فرمت کوچک، سیاه و سفید، رنگی، وضوح بالا، میکروفیلم، کارت‌های دیافراگم و … در مورد قابلیت هر کدام پرس و جو کنید.
دسترسی
- نگران نیاز به سوابق خود هستید در حالی که آنها در دفتر شما نیستند؟ یک دفتر خدمات خوب می تواند اسناد شما را در کل فرآیند ردیابی کند و باید بتواند اسناد درخواستی را به سرعت اسکن و آپلود کند، معمولاً در همان روزی که درخواست شما را دریافت می کنند.
از بین رفتن یا بازگرداندن اسناد
- اسناد شما باید در تمام طول فرآیند به طور ایمن نگهداری شوند.
- قبل از اینکه اسناد کاغذی را از بین ببرند، اطمینان حاصل کنید که یک سرویس خرد کردن تأیید شده وجود داشته باشد.
- اگر می‌خواهید سوابق کاغذی تان بازگردانده شود یا در ذخیره‌سازی طولانی مدت قرار گیرد، با ارائه‌دهنده خود هماهنگ کنید.
بازدید از سایت (محل انجام پروژه)
- اگر چه به دلیل سیاست های محرمانه بودن محدودیت هایی وجود دارد، یک شرکت اسکن خوب از درخواست بازدید از مرکز تولید خود استقبال می کند.
- بازدید محل انجام پروژه از نزدیک، راهی مفید برای تصمیم گیری است.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.