مدت زمان نگهداری اسناد و مدارک کاغذی
به گزارش روابط عمومی بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران در ارتباط با مدت زمان نگهداری اسناد و مدارک کاغذی ، به موجب بند «و» ماده (33) قانون پولي و بانکي کشور مصوب 18 تيرماه 1351، «مدت و طرز نگاهداري اوراق بازرگاني و اسناد و دفاتر بانك‌ها به صورت عين و همچنين طرز تبديل آنها به عكس يا فيلم يا نظاير آن به موجب آيين‌نامه‌اي كه به تصويب شوراي پول و اعتبار خواهد رسيد تعيين خواهد شد و اين قبيل عكس‌ها و فيلم‌ها و نظاير آن در دادگا‌ه‌ها پس از گذشتن مدت‌هاي مقرر در آيين‌نامه، حكم اصول اسناد را خواهند داشت.»
- این آیین نامه برای اولين بار در سال 1353 تدوين شد و پس از تصويب در جلسه مورخ 1353.12.6 شوراي پول و اعتبار به شبکه بانکي کشور ابلاغ شد.
- آيين‌نامه مذکور در سال 1389 و با توجه به تغيير و تحولات فراوان محيطي به ويژه در زمينه فناوري اطلاعاتي و مشکلات نگهداري حجم انبوه اسناد کاغذی و فيزيکي و تأمين مکان نگهداري آنها، مورد بازنگري قرار گرفت و در يک‌هزار و يک‌صد و چهاردهمين جلسه مورخ 1389.3.25 شوراي پول و اعتبار تصويب شد و نسخه اصلاحي جايگزين ويرايش قبلي آيين‌نامه گرديد و طي بخشنامه شماره 89.80223 مورخ 1389.4.15به شبکه بانکي کشور ابلاغ شد.
- متعاقباً، با عنايت به بازخوردهاي واصله از سوي شبکه بانکي کشور در خصوص مشکلات نگهداري حجم انبوه اسناد فيزيکي و نيز هزينه‌هاي سنگين تهيه ميکروفيلم و لزوم پيش‌بيني روش‌هاي جديد نگهداري اسناد با بهره‌گيري از فن‌آوري‌هاي نوين، اصلاح آيين‌نامه مذکور با رويکرد تهيه تصاوير ديجيتالي از اسناد کاغذي با امضاي ديجيتال با استفاده از توکن نماد (نظام مديريت امنيت داده‌ها) و ملحوظ نظر داشتن تدابير و ملاحظات امنيتي کافي در دستور کار قرار گرفت و نسخه جديد آيين‌نامه مزبور تدوين شد.
- اصلاحيه آيين‌نامه ياد شده متضمن هفت فصل و 18 ماده و 10 تبصره در يک هزار و دويست و هجدهمين جلسه مورخ 1395.3.11شوراي پول و اعتبار مطرح و مورد تصويب قرار گرفت که نسخه‌اي از آن به جهت استحضار به پيوست تقديم است:
اهم وجوه افتراق نسخه جديد «آيين‌نامه مدت و طرز نگاهداري اوراق بازرگاني، اسناد و دفاتر مؤسسات اعتباري» با ويرايش قبلي آن، به شرح زير است:
- اضافه کردن روش نگهداري اسناد به صورت «سوابق الکترونيکي مطمئن» بر اساس سازوکار مندرج در قانون تجارت الکترونيک، در جهت کاهش هزينه نگهداري فيزيکي اسناد و اوراق مذکور توسط مؤسسات اعتباري؛
- کاهش حداقل مدت زمان نگهداري عين اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم به ترتيب از 10، 5 و 3 سال به 5، 3 و 2 سال؛
- منوط کردن امحاء عين اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به تبديل اين اسناد به ميکروفيلم و يا سوابق الکترونيکي مطمئن؛
- افزايش مدت زمان نگهداري عين اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به ترتيب به مدت 15،12،10 و 8 سال در صورت عدم تبديل اسناد به ميکروفيلم و يا سوابق الکترونيکي مطمئن؛
- مجاز بودن امحاء ميکروفيلم‌ها و سوابق الکترونيکي مطمئن پس از گذشت 20 سال از مدت‌هاي مقرر در آيين‌نامه.
امحاء و مدت زمان نگهداری اسناد و مدارک کاغذی موسسات دولتی
- به منظور کاهش هزینه های مالی ناشی از نگهداری اسناد و کدارک کاغذی،موسسات دولتی موظف اند پس از بررسی آنها، اسناد زائد، را بر اساس مفادی که ذکر شد،
- و اسنادی که ارزش نگه داری و بایگانی نداشته باشند را تعیین نموده و
- فهرست های مشروح و جداول زمانی آن ها، بر اساس مشخصات ردیف های اسناد راکد،
- مواعد معینی برای امحاء آن ها در نظر گرفته شده است را به سازمان اسناد ملی ایران ارسال نمایند.
اوراق و اسناد زائد چیست؟
- اوراق زائد به همه ی انواع اوراق و نسخه های اضافی، نظیر نامه ها،گزارش ها، صورتجلسه ها،عهدنامه ها، ابلاغ ها و پرونده ها و … گفته می شود.
- اسناد و مدارک سازمان ها که در اجرای وظایف و تکالیف قانونی و اداری تهیه یا دریافت و نگهداری شده ،
- و برای انجام دادن وظایف و مسئولیت های قانونی و اداری جاری به تشخیص وزارت خانه یا موسسه مربوط، مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.
- نکته: قراردادهای دولتی، عهدنامه ها و فرمان ها به هرحال جزء ارواق زائد محسوب نخواهند شد.
سازمان اسناد ملی ایران چگونه تصمیم به امحا اسناد و مدارک کاغذی می گیرد؟
- پس از بررسی و ارزشیابی فهرست ها و جداول ارسالی و حصول اطمینان از اینکه اوراق فاقد هرگونه ارزش اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، عملی، فنی و تاریخی است، آن ها را برای بررسی و اتخاذ تصمیم نهایی به شورای سازمان اسناد ملی ایران تسلیم می کند.
- شورا فهرست ها و جداول زمانی اسنادی را که برای امحاء پیشنهاد میشود را مورد بررسی قرار می دهد و تصمیم می گیرد.
- همچنین ترتیب امحاء اوراق زائد با فروش، یا واگذاری آنها را برای مصارف صنعتی طبق مقررات مربوط و با توجه به محتویات و مشخصات آنها تعیین می کند.
- وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مسئول تطبیق فهرست ها و جداول مصوب اوراق قابل امحاء با اصل اوراق و پرونده ها و امحاء آنها به ترتیبی که شورای سازمان اسناد ملی ایران تعیین کرده است می باشند.
- تعیین نحوه حفظ و نگهداری و بایگانی صورت حساب های مالی اسناد و مدارک مربوط در دستگاه ها به عهده دیوان محاسبات کشور است.
مدت زمان نگهداری اسناد و قانون امحاء مدارک
- ترتیب اسناد و مدارک مالی که به تدریج و با اعلام دیوان محاسبات کشور توسط دستگاه ها به دیوان مذبور تحویل می گردد، پس از تبدیل به میکروفیلم یا میکروفیش و یا داده پیام الکترونیکی آماده برای امحاء خواهد بود.
- میکروفیلم و میکروفیش ها و یا داده پیام الکترونیکی تهیه شده پس از عکسبرداری طبق دستورالعمل ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور، پس از مدت ۳۰ سال قابل امحاء می باشد.
- در راستای تسهیل، تسریع و دقت در بایگانی اسناد، کاهش هزینه های نگهداری مدارک، تبدیل اطلاعات منطبق بر روش های روز و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی از اسناد و مدارک مناقصات و قراردادها، شرکت اندیشه پرداز اقدام به فراهم نمودن امکان “آرشیو الکترونیک” در نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه نموده است.
- در این بخش کاربر می تواند از تمام مستندات مربوط به مناقصات و پرونده های قرارداد نسخه الکترونیکی تهیه و آن ها را به طور منظم آرشیو نماید در نتیجه هرگونه نگرانی در رابطه با نگهداری اسناد به شیوه قدیمی از بین خواهد رفت.
- تعیین دقیق محل نگهداری اسناد مکتوب و همچنین راه اندازی میز امانت الکترونیکی از دیگر ویژگی های این نرم افزار در این زمینه است.
- بدین ترتیب چنانچه نسخه اصلی سند از بایگانی خارج شده باشد امکان پیگیری و تشخیص روز، زمان و شخص خارج کننده ی نسخه، به راحتی فراهم است.
- ارسال هشدار پیشرفته ی خروج نسخه های مدارک و امکان نمایش لیست نسخه های خارج شده از بایگانی، نیز تنها یکی از قابلیت هایی است که نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه را از سایر نرم افزارها در این زمینه متمایز می سازد.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.