اسکن و دیجیتال سازی اسناد

اسکن و دیجیتال سازی اسناد

• تحول دیجیتال و فرآیند اسکن اسناد را میتوان با نرم افزارهای اسکن اسناد بهینه تر و سازماندهی کرد.

• در مدیریت اسناد، Document Scanning و Digitalization به فرآیند اسکن اسناد کاغذی و تبدیل آنها به اسناد الکترونیکی، گرفتن اطلاعات ارزشمند و ذخیره سند در یک مخزن مرکزی برای بازیابی آسان در آینده اشاره دارد.

• نرم افزارهای اسکن اسناد شامل نرم افزارهای داخلی اسکن اسناد است که فرآیند اسکن اسناد را ساده می کند و اسناد کاغذی را دیجیتالی می کند.

• با نرم افزار اسکن اسناد، به راحتی می توانید عملیات ناکارآمد مبتنی بر کاغذ را با اسناد دیجیتال جایگزین کنید و از آنها برای خودکارسازی فرآیند کسب و کار خود استفاده کنید.

• با دسترسی سریع تر و آسان تر به اسناد، کارمندان شما می توانند بهره وری خود را افزایش دهند و مشکلات مشتریان را سریعتر حل کنند.

مقیاس و شمارش را تضمین می کند.

• چه در حال تبدیل تعداد انگشت شماری از اسناد کاغذی یا حجم بالایی از صفحات باشید، نرم افزار اسکن اسناد برای هر کسب و کار کوچک یا هر شرکتی عالی است.

فرآیند مدیریت اسناد را ساده می کند.

• نرم افزار اسکن اسناد به ذخیره تمام اسناد کاغذی به صورت دیجیتالی که در یک مخزن مرکزی کمک می کند و مدیریت اسناد را برای یک سازمان آسان می کند.

• تمام اسناد دیجیتال ایمن هستند و به راحتی از هر دستگاهی در هر مکانی قابل دسترسی هستند.

• بهره وری را بهبود می بخشد.

• زمان تبدیل اسناد سریع بهره وری را افزایش می دهد.

• کارمندان می توانند زمان کمتری را برای یافتن و مدیریت اسناد صرف کنند و زمان بیشتری را برای کارهای مهم دیگر صرف کنند.

ویژگی ها و قابلیت های اسکن و دیجیتال سازی اسناد

• با نرم افزار اسکن اسناد ، مدیریت اسناد شما به آسانی چیدمان حروف الفبا است!

سازگاری اسکنر

• نرم افزار اسکن اسناد با هر اسکنر و MFP مبتنی بر Twain سازگار است.

• می توانید تصاویر از پیش اسکن شده را از پوشه ای وارد کنید که ممکن است نیاز به پردازش بیشتری داشته باشد. حتی می‌توانید فایل‌های TIFF و PDF اسکن شده موجود خود را با کشیدن و رها کردن ساده یا وارد کردن انبوه فایل‌های دیجیتال با استفاده از ویژگی پوشه ساعت، مستقیماً وارد کنید.

اسکن اسناد چندگانه و دسته ای

• اسکن دسته ای فرآیند اسکن چندین سند، در یک فرآیند بدون زحمت و بدون کاهش کیفیت است.

• می‌توانید جداکننده‌های خودکار اسناد را با استفاده از برگه‌های بارکد یا برگه‌های خالی تنظیم کنید یا تعداد صفحات را تنظیم کنید.

• اسناد انبوه را به صورت دسته ای اسکن کنید و با یک کلیک آنها را به فایل های جداگانه تفکیک کنید.

کنترل کیفیت اسکن اسناد

• امروزه گزینه‌های بهبود تصویر پس از اسکن در دسترس هستند، مانند deskew، despeckle، برش تصویر ، حذف سوراخ، حذف حاشیه، تنظیم کنتراست و روشنایی، و موارد دیگر.

• حتی می توانید اسکن های جدید را به عنوان صفحات اضافی به اسناد اسکن شده موجود تقسیم کنید، ادغام کنید، دوباره اسکن کنید و اضافه کنید.

بایگانی اسناد

• برای سازماندهی و همکاری سریع و کارآمد، اسناد و تصاویر دیجیتال را در سیستم مدیریت اسناد به همراه نام‌گذاری خودکار فایل و بایگانی خودکار بر اساس نمایه سند ذخیره کنید.

• فرمت های تصویر صادراتی پشتیبانی شده عبارتند از TIFF، PNG، JPG، BMP و PDF.

حاشیه نویسی

• با برجسته کردن ناحیه انتخاب شده، حاشیه نویسی را به صفحات اسکن شده اضافه کنید. مخفی کردن اطلاعات حساس با Redact که قالب بندی سند را دست نخورده نگه می دارد.

نمایه سازی اسناد

• نمایه‌ها و نمایه‌های سند تضمین می‌کنند که همه انواع فایل‌های شما با اطلاعات ارزشمند برای جستجو و بازیابی آسان در آینده برچسب‌گذاری می‌شوند.

• OCR به شما کمک می کند تا در طول فرآیند نمایه سازی دستی، مقادیر فیلدهای فهرست را به راحتی پر کنید.

سوالات متداول:

1.تشخیص کاراکتر نوری (OCR) چیست؟

• تشخیص کاراکتر نوری (OCR) فرآیندی برای شناسایی متن در اسناد اسکن شده (مبتنی بر تصویر) و تبدیل آن به متن قابل جستجو است.

• سپس متن شناسایی شده توسط موتور نمایه سازی نمایه می شود و امکان جستجوی اسناد بر اساس کلمات، عبارات و اعداد موجود در محتوای آنها را فراهم می کند.

2.نرم افزار تصویربرداری اسناد چیست؟

• Document Imaging به عنوان “اسکن اسناد” نیز شناخته می شود.

• نرم افزار Document Imaging رکوردهای کاغذ را به فرمت دیجیتال تبدیل می کند.

3.چگونه می توانم دسته ای از اسناد کاغذی را اسکن کنم؟

• نرم‌افزار اسکن اسناد Docsvault می‌تواند به شما در اسکن تعدادی از کاغذها در حین حرکت کمک کند.

• با ویژگی‌هایی مانند Scan Jobs که شامل تنظیمات اسکن، جداسازی اسناد، نام‌گذاری خودکار فایل‌ها و قوانین بایگانی است، می‌توانید با لمس یک دکمه کل مجموعه اسناد را اسکن، نام‌گذاری و ذخیره کنید.

4.تشخیص کاراکتر نوری (OCR) معمولاً در کجا استفاده می شود؟

• رایج ترین استفاده برای اسکن اسناد ساده است.

• تبدیل اسناد متنی چاپ شده به اسناد متنی قابل ویرایش و جستجو.

• استفاده روزافزون از سیستم های تشخیص کاراکتر نوری (OCR) در بخش خرده فروشی، دولت، حمل و نقل و تدارکات، مراقبت های بهداشتی، حسابداری، بیمه، امور مالی، فناوری اطلاعات و مخابرات، تولید و غیره دیده شده است.

5.وضوح مورد نیاز اسناد اسکن شده برای دقت OCR چیست؟

• به طور کلی 300 dpi وضوح خوبی برای دقت OCR خواهد بود.

• 400 نقطه در اینچ ممکن است برای چاپ بسیار کوچک بهتر باشد.