نرم افزار اسکن چیست؟

اسکن مدارک چیست؟ راهنمای کامل

1. مکانیزم اسکن

• تغذیه مدارک: اسکنرها معمولاً دارای مکانیزم تغذیه خودکار هستند که مدارک را به داخل دستگاه می‌کشند. برخی از اسکنرها امکان اسکن دستی را نیز فراهم می‌کنند.

• نورپردازی: پس از ورود سند به دستگاه، یک منبع نور (معمولاً LED یا لامپ فلورسنت) بر روی سطح سند تابیده می‌شود.

2. تبدیل تصویر

• سنسورهای نوری: نور منعکس‌شده از سند توسط سنسورهای نوری (مانند CCD یا CIS) جمع‌آوری می‌شود. این سنسورها تصویر را به سیگنال‌های الکتریکی تبدیل می‌کنند.

• پردازش تصویر: سیگنال‌های الکتریکی به پردازنده ارسال می‌شوند که تصویر را پردازش کرده و به فرمت دیجیتال تبدیل می‌کند.

3. ذخیره‌سازی و خروجی

• ذخیره‌سازی فایل: تصویر دیجیتال به فرمت‌های مختلف (مانند PDF، JPEG یا TIFF) ذخیره می‌شود. کاربران می‌توانند محل ذخیره‌سازی و نام فایل را انتخاب کنند.

• خروجی: برخی از اسکنرها می‌توانند به‌صورت مستقیم به ایمیل، چاپگر یا نرم‌افزارهای خاص ارسال کنند.

4. ویژگی‌های اضافی

• OCR (تشخیص کاراکتر نوری): بسیاری از اسکنرها دارای قابلیت OCR هستند که امکان تبدیل متن موجود در تصاویر به متن قابل ویرایش را فراهم می‌کند.

• تنظیمات کیفیت: کاربران می‌توانند تنظیمات مختلفی مانند دقت (DPI)، رنگ (سیاه و سفید یا رنگی) و نوع سند را قبل از اسکن انتخاب کنند.

5. استفاده‌های مختلف

• اسکن اسناد اداری: برای بایگانی و مدیریت اسناد.

• اسکن عکس‌ها: برای دیجیتالی کردن عکس‌های قدیمی.

• اسکن مدارک قانونی: برای حفظ سوابق قانونی و حقوقی.

• اسکن مدارک به کاربران این امکان را می‌دهد که اطلاعات خود را به‌صورت دیجیتال ذخیره و مدیریت کنند. این فناوری به‌ویژه در دنیای امروز که نیاز به دسترسی سریع و آسان به اطلاعات بیشتر از همیشه احساس می‌شود، اهمیت زیادی دارد. اسکن مدارک به عنوان ابزاری کارآمد به تسهیل مدیریت اطلاعات و بهبود کارایی در محیط‌های اداری و شخصی کمک می‌کند.

نحوه اسکن یک سند و مدرک

با استفاده از دستگاه تلفن همراه یا رایانه

• اسکن یک سند شامل تهیه یک کپی دیجیتال از یک سند فیزیکی یا دسته‌ای از اسناد است تا بتوانید آن را در دستگاه تلفن همراه یا رایانه خود ذخیره کنید. می‌توانید اسناد را از لپ‌تاپ، رایانه رومیزی، تبلت یا تلفن همراه خود با استفاده از تجهیزات یا برنامه‌های تخصصی اسکن کنید.

چگونه یک سند را اسکن کنیم؟

روش اول: اسکن سند با استفاده از دستگاه تلفن همراه

• برنامه اسکن اسناد خود را باز کنید.

• “Scan Documents” یا گزینه‌ای مشابه را از منو انتخاب کنید.

• دوربین دستگاه خود را روی کل سند در نور خوب و پس‌زمینه ثابت متمرکز کنید.

• زاویه دوربین را تا مرکز سند تنظیم کنید.

• دکمه گرفتن عکس را لمس کنید.

• برای ذخیره اسکن یا افزودن سند دیگری، راهنمایی‌های روی صفحه را دنبال کنید.

• تمام اسناد دیگر را با استفاده از روش مشابه اضافه کنید.

• گزینه “ذخیره” را انتخاب کنید تا فایل در دستگاه شما ذخیره شود.

• نوع فایل و محل ذخیره‌سازی را انتخاب کنید.

• فایل خود را نامگذاری کنید و آن را در دستگاه خود ذخیره کنید.

روش دوم: اسکن سند با استفاده از کامپیوتر

• سند را رو به پایین روی شیشه دستگاه کپی قرار دهید یا سند را در سینی تغذیه اسکنر قرار دهید.

• دکمه اسکن را روی دستگاه فشار دهید یا یک برنامه اسکن را در رایانه خود باز کنید و گزینه اسکن را انتخاب کنید.

• پیش نمایش سند را روی صفحه نمایش خود مشاهده کنید تا تأیید کنید که می‌توانید آن را ببینید و به طور کامل بخوانید.

• اگر اسناد بیشتری برای افزودن به فایل دارید، گزینه افزودن صفحات بیشتر را انتخاب کنید.

• این فرآیند را تا زمانی که هر سند را در رایانه خود اسکن کنید، تکرار کنید.

• گزینه “ذخیره” را انتخاب کنید و نوع فایل و مقصد ذخیره‌سازی فایل اسکن شده خود را انتخاب کنید.

• به فایل خود یک نام قابل تشخیص بدهید و آن را در رایانه خود ذخیره کنید.

با رعایت این مراحل، شما می‌توانید به راحتی مدارک خود را اسکن کرده و در قالب دیجیتال ذخیره کنید. اسکن مدارک به شما این امکان را می‌دهد که به اطلاعات خود به‌راحتی دسترسی پیدا کنید و آن‌ها را به‌طور مؤثری مدیریت کنید.