مدت زمان نگهداری اسناد و مدارک کاغذی

امحاء و مدت زمان نگهداری اسناد و مدارک کاغذی موسسات دولتی

• به منظور کاهش هزینه های مالی ناشی از نگهداری اسناد و کدارک کاغذی،موسسات دولتی موظف اند پس از بررسی آنها، اسناد زائد، را بر اساس مفادی که ذکر شد،

• و اسنادی که ارزش نگه داری و بایگانی نداشته باشند را تعیین نموده و

• فهرست های مشروح و جداول زمانی آن ها، بر اساس مشخصات ردیف های اسناد راکد،

• مواعد معینی برای امحاء آن ها در نظر گرفته شده است را به سازمان اسناد ملی ایران ارسال نمایند.

اوراق و اسناد زائد چیست؟

• اوراق زائد به همه ی انواع اوراق و نسخه های اضافی، نظیر نامه ها،گزارش ها، صورتجلسه ها،عهدنامه ها، ابلاغ ها و پرونده ها و … گفته می شود.

• اسناد و مدارک سازمان ها که در اجرای وظایف و تکالیف قانونی و اداری تهیه یا دریافت و نگهداری شده ،

• و برای انجام دادن وظایف و مسئولیت های قانونی و اداری جاری به تشخیص وزارت خانه یا موسسه مربوط، مورد مراجعه و استفاده مستمر نباشد.

• نکته: قراردادهای دولتی، عهدنامه ها و فرمان ها به هرحال جزء ارواق زائد محسوب نخواهند شد.

سازمان اسناد ملی ایران چگونه تصمیم به امحا اسناد و مدارک کاغذی می گیرد؟

• پس از بررسی و ارزشیابی فهرست ها و جداول ارسالی و حصول اطمینان از اینکه اوراق فاقد هرگونه ارزش اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، عملی، فنی و تاریخی است، آن ها را برای بررسی و اتخاذ تصمیم نهایی به شورای سازمان اسناد ملی ایران تسلیم می کند.

• شورا فهرست ها و جداول زمانی اسنادی را که برای امحاء پیشنهاد میشود را مورد بررسی قرار می دهد و تصمیم می گیرد.

• همچنین ترتیب امحاء اوراق زائد با فروش، یا واگذاری آنها را برای مصارف صنعتی طبق مقررات مربوط و با توجه به محتویات و مشخصات آنها تعیین می کند.

• وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت مسئول تطبیق فهرست ها و جداول مصوب اوراق قابل امحاء با اصل اوراق و پرونده ها و امحاء آنها به ترتیبی که شورای سازمان اسناد ملی ایران تعیین کرده است می باشند.

• تعیین نحوه حفظ و نگهداری و بایگانی صورت حساب های مالی اسناد و مدارک مربوط در دستگاه ها به عهده دیوان محاسبات کشور است.

مدت زمان نگهداری اسناد و قانون امحاء مدارک

• ترتیب اسناد و مدارک مالی که به تدریج و با اعلام دیوان محاسبات کشور توسط دستگاه ها به دیوان مذبور تحویل می گردد، پس از تبدیل به میکروفیلم یا میکروفیش و یا داده پیام الکترونیکی آماده برای امحاء خواهد بود.

• میکروفیلم و میکروفیش ها و یا داده پیام الکترونیکی تهیه شده پس از عکسبرداری طبق دستورالعمل ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات کشور، پس از مدت ۳۰ سال قابل امحاء می باشد.

• در راستای تسهیل، تسریع و دقت در بایگانی اسناد، کاهش هزینه های نگهداری مدارک، تبدیل اطلاعات منطبق بر روش های روز و جلوگیری از سوء استفاده های احتمالی از اسناد و مدارک مناقصات و قراردادها، شرکت اندیشه پرداز اقدام به فراهم نمودن امکان “آرشیو الکترونیک” در نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه نموده است.

• در این بخش کاربر می تواند از تمام مستندات مربوط به مناقصات و پرونده های قرارداد نسخه الکترونیکی تهیه و آن ها را به طور منظم آرشیو نماید در نتیجه هرگونه نگرانی در رابطه با نگهداری اسناد به شیوه قدیمی از بین خواهد رفت.

• تعیین دقیق محل نگهداری اسناد مکتوب و همچنین راه اندازی میز امانت الکترونیکی از دیگر ویژگی های این نرم افزار در این زمینه است.

• بدین ترتیب چنانچه نسخه اصلی سند از بایگانی خارج شده باشد امکان پیگیری و تشخیص روز، زمان و شخص خارج کننده ی نسخه، به راحتی فراهم است.

• ارسال هشدار پیشرفته ی خروج نسخه های مدارک و امکان نمایش لیست نسخه های خارج شده از بایگانی، نیز تنها یکی از قابلیت هایی است که نرم افزار مدیریت قراردادهای درگاه را از سایر نرم افزارها در این زمینه متمایز می سازد.