اسکن پرونده های اداری

اسکن پرونده های اداری

اسکن پرونده های ادارای را چگونه می توان انجام داد؟ چگونه یک سند را اسکن کنیم؟

فرمت فایل اسکن چیست؟

PDF (Portable Document Format) یک فرمت فایل استاندارد برای ذخیره رکوردهای مبتنی بر متن اسکن شده است.

TIFF (فرمت فایل تصویر با برچسب) یک فرمت استاندارد فایل است که برای رکوردهای مبتنی بر تصویر توصیه می شود

تفاوت بین اسکن و دیجیتالی کردن در فرآیند اسکن پرونده های اداری چیست؟

تفاوت اصلی که این دو فرآیند را از هم جدا می کند قابلیت استفاده است.

هم اسکن و هم دیجیتالی کردن کاغذ را به داده دیجیتال تبدیل می کند،دیجیتالی کردن اسنادی را ایجاد می کند که قابل ویرایش هستند و می توان با استفاده از معیارهای مختلف جستجو کرد.

کسب و کارها برای موفقیت به تعدادی منابع نیاز دارند. یکی از این منابع اطلاعات است. هنگامی که آنها آن را دریافت می کنند، این داده ها معمولاً در اسناد ثبت و ذخیره می شوند.

به طور سنتی، فرهنگ شرکتی به ذخیره چندین فایل اسناد در دفتر بسنده می کرد. امروزه فناوری تسخیر شده است و کسب و کارها به سمت فایل های دیجیتالی گرایش پیدا کرده اند.

اسناد کاغذی سنتی معمولاً از طریق اسکن به یک فرم دیجیتال تبدیل می شوند. پس از آن، فایل های اسکن شده به صورت حرفه ای مدیریت می شوند تا ذینفعان بتوانند در صورت درخواست به آنها دسترسی داشته باشند.

مدیریت اسناد اسکن شده

فرآیندهای اسکن اسناد و مدیریت آنها با هم کار می کنند.

با حفظ این فرآیندها، یک کسب و کار می تواند به استانداردهای بالای تحویل با کیفیت دست یابد.

با مقررات حاکم بر اسناد حیاتی مطابقت داشته باشد و هزینه ذخیره سازی فیزیکی اسناد را کاهش دهد.

مدیریت اسناد اسکن شده نیز از شر افزونگی خلاص می شود و زمان زیادی را که کارمندان برای جستجو و دسترسی به اسناد صرف می کنند، کاهش می دهد.

فعالیت های مربوط به اسکن اسناد و دامنه آن

اسکن فرآیندی است که از طریق آن اسناد فیزیکی به اسناد دیجیتال تبدیل می شوند. این کار با استفاده از یک قطعه تجهیزاتی که به عنوان اسکنر شناخته می شود انجام می شود. اسکنرها در سایزهای مختلف عرضه می شوند. برخی از آنها بزرگ هستند و اغلب در چاپخانه ها قرار می گیرند در حالی که برخی دیگر کوچک هستند و می توان آنها را در جیب خود حمل کرد.

هدف اصلی از تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد دیجیتال، آسان‌تر کردن ذخیره، تکثیر، جستجو و بازیابی آنها است. هر سندی که برای تجارت حیاتی است را می توان اسکن کرد و در یک سیستم پرونده الکترونیکی ذخیره کرد.

دفاتر برای صرفه جویی در فضا و بهبود دسترسی، کاغذ را به فرمت های دیجیتال اسکن می کنند. در حالی که مزایای آن غیرقابل انکار به نظر می رسد، مواد دیجیتال در واقع طول عمر کمتری نسبت به کاغذ دارند، زیرا سخت افزار و نرم افزار تقریباً هر 3 تا 5 سال یکبار تغییر می کنند.

در نتیجه به دستیابی به انطباق و همچنین به کنترل و دسترسی کمک می کند. نمونه هایی از اسناد حیاتی تجاری عبارتند از:

• نامه ها

• صورتحساب ها

• مالکیت معنوی

• نقشه ها

• سوابق مهندسی

• سفارش های خرید و سایر اسناد مشتری محور

• سوابق مالی

• قراردادها

فرآیند مدیریت اسناد اسکن شده در فرآیند اسکن پرونده های اداری شامل چندین مرحله است. عبارتند از:

• جمع آوری اسناد مهم تجاری

• اسکن آنها در سیستم کامپیوتری

• تبدیل آنها به PDF و سایر فرمت های فایل قابل جستجو

• اختصاص نمایه ها و برچسب های سند

• ذخیره در یک سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد

در فرآیند اسکن پرونده های اداری، دفتر بدون کاغذ چیست؟

یک محیط اداری است که در آن کارایی محل کار با کاهش میزان تکیه کارمندان به کاغذ بهبود می یابد.

جایی است که اکثر یا همه فرآیندهای تجاری از اسناد دیجیتال استفاده می کنند و نه از اسناد چاپی و کاغذی.

دفتر بدون کاغذ همچنین مفهومی است که فرآیندهایی را توصیف می کند که یک دفتر می تواند برای دستیابی به وابستگی کامل به اسناد دیجیتال استفاده کند.

دفتر بدون کاغذ معمولاً با کمک نرم افزار Enterprise Content Management (ECM) به دست می آید.

همه چیز درباره نرم افزار مدیریت محتوای سازمانی (ECM) در فرآیند اسکن پرونده های اداری

ECM نرم افزاری است که برای مدیریت اسناد دیجیتالی یک شرکت یا سازمان طراحی شده است.

نرم افزار ECM راه حل هایی را ارائه می دهد که برای اسکن، نمایه سازی و ذخیره تعداد زیادی اسناد ضروری است.

این راه حل ها شامل تقسیم، اسکن مجدد، کشیدن و رها کردن و همچنین جداسازی خودکار اسناد می باشد.

این نرم افزار دارای تعدادی ویژگی اضافی نیز می باشد. آنها عبارتند از:

• ایجاد فایل‌های پی‌دی‌افی که می‌توانند در صورت درخواست جستجو و فهرست‌بندی شوند.

• اسکن دسته‌ای

• اسکن مستقیم از پوشه‌های فیزیکی

• نام‌گذاری و پر کردن خودکار با استفاده از مقادیر مشتق شده از فیلدهای فهرست

• جداسازی خودکار فایل‌ها

• ظرفیت جایگزینی کامل یک سند

• توانایی صرفه جویی در زمان، پول و فضای زمین اسنادی که با استفاده از ECM اسکن می کنید معمولاً در فرمت های فایل مانند PDF و TIFF ذخیره می شوند.

اسنادی که تصاویر را به تصویر می کشند را می توان در فایل های JPG، PNG یا BMP ذخیره کرد. این قالب بندی فایل امکان ذخیره سازی دائمی را فراهم می کند.

سازگاری با فناوری نوری کاراکتر خوان (OCR).

یکی از ویژگی های خاص این نرم افزار، رابط جستجو با افزونه OCR است. این ویژگی به شما امکان می دهد کلمات یا عبارات خاصی را در اسناد اسکن شده جستجو کنید.

یک ابزار نوار لاستیکی به وارد کردن مقادیر در فیلدهای شاخص که در مرحله نمایه سازی استفاده می شوند، کمک می کند.