DMS چیست؟
زمان مطالعه 5 دقیقه - بروز رسانی 1404/09/24
مدیریت اسناد یا DMS چیست ؟ مدیریت اسناد، که اغلب به عنوان سیستم های مدیریت اسناد (DMS) شناخته می شود، استفاده از یک سیستم کامپیوتری و نرم افزار برای ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی است. تصاویر الکترونیکی از اطلاعات مبتنی بر کاغذ از طریق استفاده از اسکنر اسناد گرفته و ذخیره شده است.
سیستم مدیریت اسناد (DMS) سیستمی است که برای ایجاد، ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی و تصاویر اسناد مبتنی بر کاغذ از طریق نرم افزار استفاده می شود. DMS به عنوان راهی برای تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال شروع شد. از این رو، DMS گاهی اوقات به عنوان یک کابینت پرونده الکترونیکی نامیده می شود.
یک DMS می تواند تأثیر قابل توجهی بر نحوه اداره کسب و کار شما داشته باشد. این به شما زمان بیشتری میدهد تا روی حوزههای مهم کسبوکارتان تمرکز کنید زیرا ضبط، دیجیتالی کردن و برچسبگذاری اسناد را سریع و آسان میکند. یک DMS خوب مزایای ارزشمندی را همراه با مدیریت خودکار اسناد، مانند افزایش امنیت، همکاری و انطباق خودکار با مقررات ارائه می دهد.
از این رو، هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه کدام سرویس DMS برای شما مناسب است، هم بر ویژگی هایی که اکنون نیاز دارید و هم بر ویژگی هایی که ممکن است با رشد کسب و کار خود به آن نیاز داشته باشید تمرکز کنید.
اولین قدم به سوی تجربهای بینظیر را از لینک های زیر بردارید!
چاپ دیجیتال
اسکن اسناد و مدارک
تقویم رومیزی و دفترچه های اختصاصی
فهرست مطالب
DMS چیست؟
مدیریت اسناد (DMS) چیست؟
مدیریت اسناد نحوه ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی سازمان شما است.
بر اساس ISO 12651-2، یک سند “اطلاعات یا شیء ثبت شده ای است که می تواند به عنوان یک واحد در نظر گرفته شود.”
با این سیستم میتوانیم مدیریت اسناد را نرمافزاری تعریف کنیم که اسناد را در سراسر یک سازمان کنترل و سازماندهی میکند.
که شامل ضبط اسناد و محتوا، گردش کار، مخازن اسناد، سیستم های COLD/ERM ، خروجی و سیستم های بازیابی اطلاعات است.
همچنین، فرآیندهای مورد استفاده برای ردیابی، ذخیره و کنترل اسناد.
مدیریت اسناد یکی از فناوری های پیشرو برای مدیریت محتوا است.
برخی از ویژگی های کلیدی در مدیریت اسناد عبارتند از:
ورود/خروج و قفل کردن، برای هماهنگ کردن ویرایش همزمان یک سند، به طوری که تغییرات یک نفر روی دیگری بازنویسی نکند.
کنترل نسخه، بنابراین می توان برگه هایی را در مورد چگونگی ایجاد سند فعلی و تفاوت آن با نسخه های قبلی نگه داشت.
بازگشت به عقب، برای “فعال کردن” نسخه قبلی در صورت بروز خطا.
دنباله حسابرسی، برای اجازه اصلاحات از طریق افرادی که با یک سند در طول عمر آن در سیستم انجام داده اند.
حاشیه نویسی و تمبر.
امروزه سیستمهای مدیریت اسناد از نظر اندازه و دامنه از سیستمهای کوچک و مستقل گرفته تا پیکربندیهای سازمانی در مقیاس بزرگ که به مخاطبان جهانی خدمت میکنند، متغیر است.
بسیاری از سیستم های مدیریت اسناد ابزاری را برای ترکیب شیوه های استاندارد ثبت اسناد فیزیکی به صورت الکترونیکی فراهم می کنند. این شامل:
1.محل ذخیره سازی
2.امنیت و کنترل دسترسی
3.کنترل نسخه
4.مسیرهای ممیزی
5.ورود/خروج و قفل کردن اسناد
مدیریت اسناد، در حالی که هنوز به طور مستقل شناخته شده و مورد استفاده قرار می گیرد، یک جزء مشترک است که در یک محیط مدیریت محتوای سازمانی یافت می شود.
10 سیستم مدیریت اسناد برتر (DMS)
سیستم های مدیریت اسناد (DMS) فرآیند ذخیره سازی اسناد الکترونیکی و تصاویر اسناد مبتنی بر کاغذ از طریق نرم افزار است.
1. DocuWare
یک راهحل جامع برای مدیریت اسناد که امکاناتی نظیر اتوماسیون فرآیندها، ذخیرهسازی ابری و جستجوی پیشرفته را ارائه میدهد.
2. M-Files
این سیستم بر روی مدیریت اسناد مبتنی بر متا دیتا تمرکز دارد و به کاربران امکان میدهد تا اطلاعات را به راحتی پیدا کنند و مدیریت کنند.
3. SharePoint
محصول مایکروسافت که امکان مدیریت اسناد، همکاری تیمی و ایجاد وبسایتهای داخلی را فراهم میکند.
4. Alfresco
یک پلتفرم متنباز که قابلیتهای مدیریت اسناد، همکاری و اتوماسیون فرآیندها را ارائه میدهد و مناسب برای سازمانهای بزرگ است.
5. Box
یک راهحل ابری برای ذخیرهسازی و مدیریت اسناد که به اشتراکگذاری و همکاری در اسناد را تسهیل میکند.
6. Evernote Business
این سیستم به کاربران امکان میدهد تا یادداشتها، تصاویر و اسناد را به راحتی مدیریت و به اشتراک بگذارند و برای تیمها مناسب است.
7. Google Workspace (قبلاً G Suite)
شامل ابزارهایی مانند Google Drive و Google Docs است که به کاربران اجازه میدهد اسناد را ذخیره، ویرایش و به اشتراک بگذارند.
8. Zoho Docs
یک سیستم مدیریت اسناد ابری که امکاناتی نظیر ویرایش آنلاین، ذخیرهسازی و به اشتراکگذاری را ارائه میدهد.
9. OnBase by Hyland
یک راهحل مدیریت محتوای سازمانی که شامل مدیریت اسناد، اتوماسیون فرآیندها و تجزیه و تحلیل دادهها است.
10. Adobe Document Cloud
شامل ابزارهایی برای ایجاد، ویرایش و مدیریت PDFها و اسناد الکترونیکی است و به کاربران امکان میدهد تا به راحتی اسناد خود را مدیریت کنند.
سیستم مدیریت اسناد (DMS) به عنوان سیستمی تعریف می شود که برای ایجاد، ذخیره، مدیریت و ردیابی اسناد الکترونیکی و تصاویر اسناد مبتنی بر کاغذ از طریق نرم افزار استفاده می شود. یک DMS می تواند برای ضبط، توزیع و ردیابی اسناد استفاده شود. همچنین می توان از آن برای مدیریت گردش کار ، سیستم های خروجی و سیستم های بازیابی اطلاعات استفاده کرد.
ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت اسناد
در حالی که هر کسب و کاری باید اسناد خود را به گونه ای متفاوت مدیریت کند، ویژگی های کلیدی وجود دارد که هر سیستم مدیریت اسناد باید داشته باشد.
ویژگی های امنیتی مانند محدودیت های دسترسی قابل تنظیم
با هر DMS، امکان سفارشی کردن مجوزهای دسترسی بخشی جدایی ناپذیر از محافظت از داده های شما است.
با کنترل دسترسی، طیف وسیع تری از گزینه ها را در نحوه همکاری و استفاده از DMS خود خواهید داشت.
شما می توانید مجوزهای منحصر به فردی را برای افراد مختلف، بخش ها، تیم ها و حتی دسترسی فروشنده یا مشتری به فایل های خاص تنظیم کنید.
بدون این انعطافپذیری، DMS شما بسیار محدودتر است و ممکن است ارزش زیادی فراتر از برخی موارد استفاده از مشاغل کوچک نداشته باشد.
با این حال، مشاغل با هر اندازه و صنعتی می توانند از مجوزهای دسترسی استفاده کنند.
به همین دلیل است که عملکرد محدودیت دسترسی برای هر DMS ضروری است.
امکان ذخیره انواع فایل ها
کسب و کارها از فایلهای مختلفی استفاده میکنند، بنابراین سیستمهای مدیریت اسناد باید انعطافپذیری داشته باشند تا انواع مختلف فایلها را در فضای ذخیرهسازی جای دهند.
اگر DMS شما فقط از تعداد کمی از انواع فایل ها پشتیبانی می کند، ممکن است به بیش از یک DMS نیاز داشته باشید که به طور بالقوه کار بیشتری برای تیم شما ایجاد می کند و سیستم های اطلاعات کسب و کار شما را کپی می کند.
به طور کلی، هر چه یک سیستم واحد بتواند بیشتر انجام دهد، بهتر است – میتوانید این انعطافپذیری را برای سادهسازی فرآیندهای تجاری خود قرار دهید.
جستجوی توابع برای مکان یابی سریع و دسترسی به فایل های مهم
DMS شما برای بهبود استفاده و دسترسی شما به اسناد در نظر گرفته شده است.
بدون امکان جستجوی فایل های خود، ممکن است نتوانید به اسناد مهم مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. سیستم های مدیریت اسناد مختلف گزینه های جستجوی متفاوتی را ارائه می دهند.
DMSی که انتخاب میکنید به این بستگی دارد که کدام گزینه جستجو برای مورد استفاده خاص شما سودمندتر است.
سابقه سند برای ممیزی و ردیابی
با ردیابی تغییرات سند خود و ممیزی آنها، می توانید اسناد خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که فقط تغییرات مجاز در پرونده های شما اعمال می شود.
این به انطباق با اسناد کمک می کند زیرا قوانین داخلی یا نظارتی شما از شما می خواهند که به دقت حسابرسی کنید.
از این رو، یک DMS که شامل ویژگی های حسابرسی و ردیابی باشد ضروری است.
کنترل نسخه برای اسناد و ذخیره سازی پشتیبان
DMS شما باید یک دنباله کاغذی را از طریق تغییرات ردیابی شده به شما ارائه دهد، که به شما امکان می دهد به نسخه های قبلی برگردید و در یک نگاه ببینید چه کسی در طول زمان این فایل ها را اصلاح کرده است.
در صورت از دست دادن اطلاعات یا اختلال قابل توجه، یک نسخه پشتیبان باید در دسترس باشد.
سهولت استفاده
در نهایت، DMS شما باید به اندازه کافی آسان باشد تا به طور مداوم به آن تکیه کنید و تیم خود را برای استفاده از آن آموزش دهید.
اگر سیستم شما بیش از حد پیچیده باشد، در معرض خطر عدم پذیرش کامل DMS توسط سازمان شما قرار دارید.
“با استفاده از سیستمهای مدیریت اسناد، میتوانید هر اطلاعاتی را به آسانی پیدا کنید و به بهرهوری تیم خود افزوده و زمان خود را صرف نوآوری کنید!”
1. چگونه میتوان اطمینان حاصل کرد که سیستم مدیریت اسناد انتخابی، نیازهای خاص سازمان را برآورده میکند؟
این سوال به بررسی نیازهای خاص سازمان، از جمله نوع اسناد، حجم اطلاعات، و فرآیندهای کاری میپردازد و اهمیت ارزیابی دقیق ویژگیها و قابلیتهای DMS را نشان میدهد.
2. چه اقداماتی برای تضمین امنیت و حریم خصوصی اطلاعات در سیستم مدیریت اسناد باید انجام شود؟
- این سوال به چالشهای امنیتی مرتبط با ذخیرهسازی و مدیریت اسناد دیجیتال اشاره دارد و نیاز به ارزیابی سیاستهای امنیتی، رمزگذاری دادهها و دسترسیهای کاربری را مطرح میکند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.