اسکن یا بایگانی

اسکن یا بایگانی ؟ انتخاب شما کدام است؟

خدمات اسکن مدارک و اسناد

پروژه‌های اسکن، از دیجیتالی شدن اسناد و مدارک معمولی گرفته تا سوابق مهم و محرمانه، از بایگانی های قانونی تا سوابق منابع انسانی سازمان ها در سراسر دنیا هنوز آرشیوهای کاغذی بزرگ و حجیمی را دارند. این آرشیوها اغلب فضای ذخیره سازی ارزشمندی را اشغال می کنند، استفاده از آنها دشوار است و توانایی شما را برای چابکی و موثر بودن خود و نیروهایتان محدود می کند.

اسکن اسناد

  • تیم های پروژه اسکن اسناد با شما همکاری خواهند کرد تا خدمات اسکن بایگانی را به شما ارائه دهند و یک پروژه دیجیتالی را برای منعکس کردن نیازهای تجاری و اهداف استراتژی شما برنامه ریزی کنند.
  • تمام مراکز اسکن آرشیو بر امنیت متمرکز هستند و برای اسکن اسناد محرمانه مناسب هستند.

مزایای اسکن بایگانی

  • دیجیتالی کردن آرشیوهای قدیمی شما می تواند به ورود کسب و کار شما به دنیای مدرن کمک کند و دارای طیف گسترده ای از مزایا است.
  • فضای ذخیره سازی بیشتر: با حذف کاغذ اضافی، فضای ذخیره سازی را در محل شما آزاد می کند.
  • مقرون به صرفه: باعث صرفه جویی در هزینه چاپ، کپی و ذخیره سوابق فیزیکی در کسب و کار شما می شود.
  • امنیت بیشتر: مسائل مربوط به اسناد فیزیکی مفقود یا آسیب دیده را از بین می برد.
  • دسترسی آسان تر: فایل های شما در یک مکان ذخیره می شوند و دسترسی، درخواست و ارسال آسان است.
  • صرفه جویی در زمان: روند طولانی یافتن، اسکن و ارسال دستی اسناد را حذف می کند تا کارکنان شما زمان بیشتری برای کارهای مهم داشته باشند.
  • انطباق، امنیت و حکمرانی در قلب هر کار و همینطور پروژه اسکن اسناد و مدارک است.

آرشیو اسناد چیست؟ آیا میتوان آن را خودکار کرد؟

  • بایگانی اسناد فرآیند ذخیره سازی اسنادی است که اکنون دیگر در ذخیره سازی امن مورد استفاده قرار نمی گیرند.
  • آنها اسناد ثابت هستند، اسنادی که نمی توان یا نباید تغییر یا ویرایش شوند، ولی به طور منظم نیاز به دسترسی یا استفاده آنها نیست.
  • بایگانی اسناد برای نگهداری طولانی مدت اسناد ضروری، ضروری است.
  • خوشبختانه، لازم نیست هر سندی را برای سال‌ها نگه دارید، به این معنی که نیازی به بایگانی کردن همه چیز ندارید.
  • با توجه به اینکه یک کارمند اداری به طور متوسط هر سال ۱۰۰۰۰ برگ کاغذ را مدیریت می کند، بایگانی تمام اسناد یک کار غیرقابل مدیریت شدن خواهد بود.
  • اسناد خاصی وجود دارد که باید آنها را برای مدت طولانی تری ذخیره کنید.
  • ممکن است برای برآوردن الزامات قانونی، مقررات و امنیتی خاص، نیاز به آرشیو اسناد داشته باشید.
  • ممکن است نیاز به نگهداری سوابق خاصی داشته باشید.
  • مسئله این نیست که بخواهید این اسناد را نگه دارید، بلکه باید آنها را نگه دارید.

نکات زیادی درباره بایگانی اسناد وجود دارد، از جمله اینکه آیا این روش کاری است که کسب و کار یا سازمان شما باید انجام دهد؟

نکات کلیدی:
  1. بایگانی اسناد شامل ذخیره طولانی مدت اسناد غیرفعال است.
  2. آرشیو اسناد می تواند برای اسناد کاغذی فیزیکی یا برای فایل های الکترونیکی دیجیتال باشد.
  3. شما باید اسنادی را که باید برای اهداف قانونی، نظارتی یا حسابرسی نگهداری کنید، بایگانی کنید.
  4. فرآیند بایگانی اسناد شامل برنامه ریزی، پاکسازی و اسکن اسناد کاغذی است.

آرشیو اسناد چیست؟

  • بایگانی اسناد با ذخیره سازی طولانی مدت اسناد غیرفعال سروکار دارد.
  • آنها اسناد ثابت هستند – اسنادی که نمی توان یا نباید آنها را ویرایش کرد یا تغییر داد، که به طور مرتب مورد استفاده قرار نمی گیرند یا به آنها دسترسی پیدا نمی شود.
  • بایگانی اسناد غیرفعال اغلب به دلایل قانونی یا انطباق یا در صورت نیاز به ممیزی ضروری است. به این ترتیب، اسناد بایگانی شده باید به راحتی قابل بازیابی باشند، حتی اگر در استفاده منظم و روتین قرار نگیرند.
  • فقط اسناد غیرفعال کاندید آرشیو هستند. اسناد پویا مورد استفاده در عملیات روزمره یک کسب و کار برای بایگانی مناسب نیستند – آنها باید در استفاده فعال باقی بمانند.
  • شما می توانید اسناد فیزیکی و دیجیتال را بایگانی کنید. در واقع، دیجیتالی کردن اسناد فیزیکی به یک آرشیو دیجیتالی، رویکرد ارجح برای بسیاری از سازمان‌ها است، زیرا نگهداری طولانی مدت اسناد دیجیتال آسان‌تر و مقرون به صرفه‌تر است. با این حال، برخی از سازمان‌ها آرشیوهای ترکیبی دارند که شامل اسناد فیزیکی و دیجیتالی است.

چه نوع شرکت هایی از آرشیو اسناد سود می برند؟

هر کسب و کار یا سازمانی نیازی به ایجاد آرشیو اسناد ندارد – اما بسیاری از آنها این کار را انجام می دهند.

کسب و کار شما به آرشیو اسناد نیاز دارد اگر:

  • شما اسناد زیادی تولید می کنید.
  • شما باید بتوانید به داده های تاریخی دسترسی داشته باشید.
  • طبق قانون یا مقررات صنعتی از شما خواسته شده است که اسناد خاصی را برای یک دوره مشخص (یا در مورد اسناد مالی، برای طول عمر تجارت خود) حفظ کنید.
  • احتمالاً کسب و کار شما در مقطعی از زمان حسابرسی می شود.
  • این ویژگی ها بسیاری از مشاغل و سازمان ها را توصیف می کند. اگر این مشخصات شرکت شماست، باید از آرشیو اسناد استفاده کنید.

چگونه آرشیو اسناد با پشتیبان گیری فایل ها متفاوت است؟

  1. بایگانی اسناد با پشتیبان گیری از فایل ها یکسان نیست.
  2. بایگانی فقط برای اسناد غیرفعال است، در حالی که پشتیبان‌گیری‌ها برای فایل‌های فعالی که در عملیات روزمره استفاده می‌شوند طراحی شده‌اند.
  3. هدف از آرشیو نگهداری اسناد اصلی در صورت نیاز به دلایل مختلف است.
  4. هدف از تهیه نسخه پشتیبان از فایل، داشتن یک کپی از فایل های فعال در صورت گم شدن یا آسیب دیدن فایل های اصلی است تا از تداوم عملیات اطمینان حاصل شود.
  5. می‌توانید هم آرشیو و هم پشتیبان‌گیری را در محل یا در فضای ابری ذخیره کنید

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

  1. خدمات اسکن اسناد
  2. خدمات اسکن اسناد و مدارک
  3. اسکن اسناد مالی و حسابداری
  4. دفترچه یادداشت
  5. چاپ تقویم
  6. اسکن سند
  7. و …
    در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.