اسکن اسناد به PDF با کیفیت بالا + OCR و فایل قابل جستجو
زمان مطالعه 7 دقیقه - بروز رسانی 1405/04/09
اسکن اسناد به PDF با کیفیت بالا
اگر حجم زیادی از اسناد کاغذی، پروندهها یا بایگانی سازمانی دارید، خدمات اسکن PDF آروین پدید امکان تبدیل آنها به فایلهای PDF باکیفیت، کمحجم و قابل جستجو (OCR) را فراهم میکند. این خدمات برای شرکتها، بانکها، بیمارستانها، دانشگاهها و سازمانهای دولتی مناسب است.
اولین قدم به سوی تجربهای بینظیر را از لینک های زیر بردارید!
چاپ دیجیتال
اسکن اسناد و مدارک
تقویم رومیزی و دفترچه های اختصاصی
فهرست مطالب
چه کسانی به اسکن PDF نیاز دارند؟
بانکها
بیمارستانها
دفاتر حقوقی
دانشگاهها
مدارس
شهرداریها
شرکتهای نفت و گاز
شرکتهای خصوصی
آرشیوهای قدیمی
جدول مقایسه
ویژگی | توضیح |
|---|---|
فرمت خروجی | PDF، PDF/A |
OCR | دارد |
اسکن رنگی | دارد |
اسکن سیاه سفید | دارد |
اسکن A4 | دارد |
اسکن A3 | دارد |
اسکن نقشه | دارد |
تحویل | هارد، فلش، FTP |
امنیت اطلاعات | قرارداد محرمانگی |
امکان انجام نمونه اسکن و OCR قبل از اجرای پروژه
یکی از دغدغههای سازمانها و شرکتها، اطمینان از کیفیت فایلهای خروجی قبل از شروع پروژههای بزرگ است. به همین دلیل، در آروین پدید امکان انجام نمونه اسکن و پردازش OCR روی بخشی از اسناد فراهم شده است.
در این مرحله، تعدادی از اسناد شما اسکن و پردازش میشوند تا بتوانید موارد زیر را پیش از عقد قرارداد ارزیابی کنید:
کیفیت تصاویر اسکنشده
دقت تشخیص متن (OCR)
امکان جستجوی کلمات در فایل PDF
ساختار پوشهبندی و نامگذاری فایلها
حجم فایلهای خروجی
سازگاری فایلها با نرمافزارهای بایگانی و مدیریت اسناد (DMS)
پس از تأیید نمونه، فرآیند اسکن و دیجیتالسازی کل آرشیو مطابق همان استاندارد اجرا خواهد شد.
مزیت این روش: انجام نمونه اولیه باعث میشود کیفیت خروجی، سرعت اجرای پروژه و نحوه سازماندهی فایلها پیش از شروع کار مشخص شود و ریسک اجرای پروژههای بزرگ به حداقل برسد.
تضمین محرمانگی اطلاعات
از آنجا که بسیاری از پروژههای اسکن شامل اسناد مالی، حقوقی، پزشکی یا اداری هستند، حفظ محرمانگی اطلاعات یکی از اصول اصلی اجرای پروژه در آروین پدید است.
در تمامی پروژهها، متناسب با نیاز کارفرما، امکان ارائه خدمات زیر وجود دارد:
امضای توافقنامه محرمانگی (NDA)
محدود بودن دسترسی اپراتورها به اسناد
نگهداری امن فایلهای دیجیتال تا زمان تحویل
حذف فایلها پس از تحویل نهایی (در صورت درخواست کارفرما)
تحویل اطلاعات روی هارد، فلش، شبکه داخلی یا فضای ذخیرهسازی مورد توافق
در آروین پدید، پیش از اجرای پروژههای بزرگ، امکان انجام نمونه اسکن و OCR روی بخشی از اسناد وجود دارد تا کیفیت خروجی، دقت تشخیص متن و فرمت فایل نهایی قبل از شروع پروژه ارزیابی و تأیید شود.
تبدیل PDF به فایل قابل جستجو با OCR
OCR چیست؟
OCR (Optical Character Recognition) یا تشخیص نوری کاراکترها فناوریای است که متن موجود در تصاویر یا اسناد اسکنشده را شناسایی و به متن قابل جستجو و پردازش تبدیل میکند. به کمک OCR، فایل PDF شما دیگر فقط یک تصویر نیست، بلکه میتوانید در متن آن جستجو کنید، متن را کپی کنید یا اطلاعات را برای بایگانی و مدیریت اسناد استخراج نمایید.
برای مثال، اگر یک پرونده ۲۰۰ صفحهای را اسکن کنید، بدون OCR فقط تصاویر صفحات را در اختیار دارید؛ اما با OCR میتوانید در چند ثانیه نام افراد، شماره پرونده یا هر عبارت دیگری را در کل فایل جستجو کنید.
چه زبانهایی را پشتیبانی میکنید؟
خدمات OCR آروین پدید قابلیت پردازش بسیاری از زبانهای رایج را دارد، از جمله:
فارسی
انگلیسی
عربی
فرانسه
آلمانی
ترکی
و بسیاری از زبانهای دیگر
در پروژههایی که اسناد به چند زبان تهیه شدهاند، امکان انجام OCR چندزبانه نیز وجود دارد. در ابتدای پروژه، زبان یا زبانهای مورد نیاز بررسی و تنظیم میشود تا بهترین نتیجه حاصل شود.
دقت OCR چقدر است؟
دقت OCR به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله:
کیفیت نسخه اصلی سند
وضوح اسکن (رزولوشن)
نوع فونت
میزان خوانا بودن متن
وجود مهر، دستنوشته یا آسیبدیدگی سند
در اسناد چاپی با کیفیت مناسب، دقت OCR معمولاً بیش از ۹۸ درصد است. در اسناد قدیمی، کمرنگ یا دارای دستنوشته، ممکن است دقت کمتر باشد و در صورت نیاز، بازبینی و اصلاح دستی نیز انجام میشود.
به همین دلیل، پیش از شروع پروژههای بزرگ، معمولاً نمونهای از اسناد بررسی و آزمایش میشود تا کیفیت خروجی ارزیابی شود.
چه زمانی استفاده از ocr پیشنهاد میشود؟
OCR زمانی بهترین انتخاب است که بخواهید اسناد خود را به یک آرشیو دیجیتال کاربردی تبدیل کنید. این فناوری بهویژه در موارد زیر توصیه میشود:
بایگانی الکترونیکی اسناد سازمانی
جستجوی سریع اطلاعات در پروندهها
مدیریت اسناد در سیستمهای اتوماسیون و DMS
کاهش زمان دسترسی به اطلاعات
استخراج متن برای ویرایش یا پردازش
دیجیتالسازی آرشیوهای قدیمی
اگر تنها به یک تصویر از سند نیاز داشته باشید، اسکن معمولی کافی است؛ اما اگر قرار است اسناد در آینده جستجو، بازیابی یا مدیریت شوند، استفاده از OCR انتخابی بسیار کارآمدتر خواهد بود.
اسکن معمولی
اسکن OCR
فقط تصویر
متن قابل جستجو
حجم بیشتر
حجم کمتر
جستجو ندارد
جستجو دارد
مناسب آرشیو نیست
مناسب آرشیو سازمانی
چرا آروین پدید مهر؟
بهجای اینکه فقط بنویسید «ما بهترین هستیم»، این بخش را با شواهد واقعی تکمیل کنید. مثلاً:
بیش از 15 سال تجربه در اجرای پروژههای اسکن و دیجیتالسازی اسناد
اجرای پروژه برای سازمانها، شرکتهای خصوصی و مراکز آموزشی (در صورت امکان نام مشتریان با اجازه آنها)
استفاده از اسکنرهای حرفهای برای حجم بالای اسناد
امکان اسکن در تیراژهای بالا و پروژههای آرشیوی
ارائه فایلهای استاندارد PDF، PDF/A، TIFF و JPEG
امکان انجام OCR فارسی و انگلیسی
مشاوره رایگان پیش از شروع پروژه
سوالات متداول
تفاوت PDF و PDF/A چیست؟
PDF یک فرمت رایج برای ذخیره و اشتراکگذاری اسناد دیجیتال است، اما ممکن است در طول زمان به دلیل وابستگی به فونتها یا نرمافزارهای خاص، در برخی دستگاهها بهدرستی نمایش داده نشود.
PDF/A نسخه استانداردشده PDF برای بایگانی بلندمدت اسناد است. در این فرمت، تمام اجزای موردنیاز مانند فونتها و اطلاعات رنگ در فایل ذخیره میشوند تا سند حتی سالها بعد نیز بدون تغییر قابل مشاهده و استفاده باشد.
به همین دلیل، برای پروژههای آرشیو اسناد، سازمانهای دولتی، بانکها، مراکز درمانی و شرکتهایی که نیاز به نگهداری طولانیمدت اسناد دارند، معمولاً فرمت PDF/A توصیه میشود.
OCR چیست؟
OCR یا تشخیص نوری کاراکترها (Optical Character Recognition) فناوریای است که متن موجود در اسناد اسکنشده را شناسایی و به متن دیجیتال تبدیل میکند.
در فایلهای دارای OCR میتوانید:
- نام افراد یا شماره پرونده را جستجو کنید.
- متن را انتخاب و کپی کنید.
- اطلاعات را در نرمافزارهای مدیریت اسناد پردازش کنید.
- در زمان دسترسی به اطلاعات صرفهجویی کنید.
این فناوری نقش مهمی در دیجیتالسازی آرشیوهای کاغذی و مدیریت هوشمند اسناد دارد.
فایل قابل جستجو چیست؟
فایل قابل جستجو (Searchable PDF) نوعی فایل PDF است که علاوه بر تصویر اسناد، متن آن نیز توسط فناوری OCR شناسایی شده است.
در چنین فایلهایی میتوانید بدون نیاز به مرور تکتک صفحات، تنها با جستجوی یک کلمه یا عبارت، اطلاعات موردنظر خود را در چند ثانیه پیدا کنید.
این نوع فایل برای بایگانی الکترونیکی، پروندههای پرسنلی، اسناد حقوقی، پروندههای پزشکی و آرشیوهای بزرگ سازمانی بسیار کاربردی است.
اسکن رنگی بهتر است یا سیاهوسفید؟
انتخاب نوع اسکن به هدف استفاده از اسناد بستگی دارد.
اسکن سیاهوسفید برای اسناد متنی، قراردادها و مدارک اداری مناسب است و حجم فایل کمتری ایجاد میکند.
اسکن رنگی زمانی پیشنهاد میشود که رنگ اطلاعات اهمیت داشته باشد؛ مانند نقشهها، اسناد دارای مهر و امضا، عکسها، مدارک هویتی یا بروشورها.
در صورت نیاز، کارشناسان آروین پدید پیش از اجرای پروژه، مناسبترین نوع اسکن را با توجه به نوع اسناد و هدف پروژه پیشنهاد میکنند.
هزینه اسکن اسناد چگونه محاسبه میشود؟
هزینه اسکن به عوامل مختلفی بستگی دارد و پس از بررسی نوع پروژه برآورد میشود. مهمترین عوامل عبارتاند از:
- تعداد صفحات
- ابعاد اسناد (A4، A3، نقشه و …)
- رنگی یا سیاهوسفید بودن اسکن
- نیاز به OCR و فایل قابل جستجو
- جداسازی، مرتبسازی یا شمارهگذاری اسناد
- نوع فایل خروجی (PDF، PDF/A، TIFF و …)
- زمان موردنیاز برای تحویل پروژه
برای پروژههای با حجم بالا، پس از بررسی نمونه اسناد، برآورد هزینه و زمان اجرا بهصورت شفاف ارائه میشود.
فایلهای نهایی چگونه تحویل داده میشوند؟
فایلهای اسکنشده با توجه به نیاز کارفرما در فرمتهای مختلف مانند PDF، PDF/A، TIFF یا JPEG آماده و تحویل میشوند.
روشهای تحویل نیز با توجه به حجم پروژه و درخواست کارفرما متفاوت است و میتواند شامل موارد زیر باشد:
- هارد اکسترنال
- فلش مموری
- شبکه داخلی سازمان
- سرور اختصاصی
- فضای ذخیرهسازی ابری مورد توافق
در صورت نیاز، فایلها با ساختار پوشهبندی، نامگذاری استاندارد و شمارهگذاری مشخص تحویل میشوند تا جستجو و مدیریت آنها در آینده آسانتر باشد.
سایر مقالات ما را از دست ندهید
- خدمات اسکن اسناد
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- تقویم رومیزی – هدایای تبلیغاتی
- هدایای تبلیغاتی
- سفارش تقویم رومیزی
- دانلود نرم افزار اسکن اسناد
- قیمت اسکن اسناد
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.