اسکن اسناد چه مزایایی دارد؟
7 مزیت مهم اسکن اسناد
همانطور که دنیا و تحولات آن روز به روز دیجیتالی ترمی شود، کسب و کارها به گونه ای تحت تأثیر قرار می گیرند . چشم انداز دیجیتال درهای زیادی را برای کسب و کارها باز کرده است تا نحوه عملکرد خود را بهبود بخشند، فرآیندها را مقیاس بندی کنند، کارآمدتر شوند و در نهایت به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهند. به عنوان مثال، دیجیتالی شدن یک جنبه فزاینده مهم در راه اندازی یک تجارت در این عصر است.
دیجیتالی شدن فرآیندهای مختلفی را در بر می گیرد که در آن اطلاعات به قالبی قابل خواندن توسط کامپیوتر تبدیل می شود و یکی از راه های انجام این کار اسکن اسناد است. اسکن اسناد اساساً دیجیتالی کردن اسناد کاغذی است. از طریق استفاده از یک دستگاه اسکن، اسناد کپی چاپی برای ذخیره سازی، امنیت و مدیریت کارآمدتر به تصویر تبدیل می شوند. بسیاری از سازمان ها به طور خاص از اسکن اسناد سود می برند.
کتابخانه‌ها، ادارات دولتی، موزه‌ها و دانشگاه‌ها طبیعتاً به اسکن اسناد روی می‌آورند تا اسناد و سوابق تاریخی را حفظ و بایگانی کنند به گونه‌ای که از تخریب طبیعی و پیری جلوگیری شود. صنایعی مانند شرکت‌های معماری و شرکت‌های ساختمانی برای نگهداری سوابق نقشه‌ها، نقشه‌های معماری و نقشه‌های ساختمانی برای هر زمان که به آنها نیاز داشته باشند، به اسکن اسناد با فرمت بزرگ متکی هستند.
شرکت‌های حقوقی و سازمان‌های پزشکی نیز حجم زیادی از مدارک را جمع‌آوری می‌کنند، و اسکن اسناد به آنها اجازه می‌دهد این سوابق مهم حقوقی و پزشکی را بایگانی کنند و آنها را برای استفاده در آینده ذخیره کنند. اما صرف نظر از صنعت، اسکن اسناد بخش مهمی از دیجیتالی شدن است زیرا شرکت‌ها به سمت «بدون کاغذ» شدن حرکت می‌کنند.
در اینجا برخی از مهمترین مزایای اسکن اسناد آورده شده است:
7 مزیت مهم اسکن اسناد
1.جستجوی سریعتر
مرتب سازی و مدیریت اسناد کپی به سادگی دشواراست. جستجوی اطلاعات مانند یافتن الماس در انبار کاه است، به خصوص اگر به دنبال آن از روی انبوه کاغذهای ذخیره شده در قفسه های بایگانی و جمع آوری شده در طی سالیان هستید. با استفاده از قابلیت جستجو، مرتب‌سازی فایل‌های دیجیتال چند ثانیه طول می‌کشد، به‌خصوص زمانی که فایل‌های دیجیتالی شما به درستی سازماندهی و مدیریت شوند – 7 مزیت مهم اسکن اسناد
2.بهبود دسترسی
با استفاده از شبکه‌های کامپیوتری، اسناد دیجیتال از طریق دستگاه‌های مختلف در سیستم شرکت شما قابل دسترسی هستند، چه از رایانه‌های رومیزی، لپ‌تاپ، تبلت یا حتی گوشی‌های هوشمند استفاده کنید. نیازی به حمل انبوهی از مدارک در مورد کوتاه خود ندارید. حتی لازم نیست برای یافتن صفحات اطلاعات در اتاق ذخیره سازی ساختمان خود باشید. در هر کجای دنیا که باشید، می توانید به اسناد دسترسی داشته باشید.
3.فضای فیزیکی احیا شده
7 مزیت مهم اسکن اسناد – این بار فضاها و کمدها در فضای کار – تصور کنید که اگر یک سیستم بایگانی دیجیتال داشته باشید، به جای اینکه روی میز اداری خود یا در جعبه ها ریخته شود، تمام فضایی را که شرکت شما می تواند ذخیره کند، تصور کنید. جایی که زمانی یک فضای اداری با کمدهای بایگانی از دیوار به دیوار اشغال می شد، اکنون این اسناد را می توان در پوشه های مجازی که توسط هر رایانه یا دستگاه تلفن همراه قابل دسترسی است ذخیره کرد. اطلاعات ذخیره شده در یک USB می تواند جایگزین تقریباً 30 قفسه بایگانی شود. یک هارد دیسک می تواند 8000 جعبه اسناد اسکن شده را ذخیره کند. اگرچه در برخی موارد، اسناد کپی چاپی همچنان مهم هستند، مانند مورد اسناد قدیمی. قراردادها، فاکتورها، از جمله، ساختن کپی های دیجیتالی از این اطلاعات حتی ضروری تر است زیرا آنها را برای استفاده در آینده حفظ می کند.
4.کارایی هزینه
در حالی که دیجیتالی شدن به خودی خود یک سرمایه گذاری است، اسکن اسناد هزینه های سربار را به طرق مختلف کاهش می دهد.در ببرسی 7 مزیت مهم اسکن اسناد – به عنوان مثال هزینه چاپ، فتوکپی یا خرید کاغذ به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. هزینه فضای فیزیکی و نگهداری نیز حذف می شود. اما مهمتر از آن، هنگام تلاش برای یافتن و دسترسی به فایل‌ها، ساعت‌های زیادی حذف می‌شوند، که ساعات قابل توجهی از کار روزانه شما را کاهش می‌دهد. با فرآیند ساده‌تر سازماندهی و بایگانی اسناد، می‌توانید زمان بیشتری را برای تمرکز بر جنبه‌های مهمتر کسب‌وکارتان آزاد کنید.
5.افزایش بهره وری
دیجیتالی شدن، به طور کلی، بر ارتباطات، همکاری و اتوماسیون تأثیر می گذارد که همگی در طرح کلان ضروری هستند. اسکن دیجیتال مستقیماً بر بهره وری تأثیر می گذارد، به این معنا که کارمندان را در زمان زیادی برای یافتن، پردازش و انتقال اطلاعات صرفه جویی می کند. به طور غیرمستقیم، آزاد کردن فضای فیزیکی در دفتر کار شما را آزاد می کند. تصور کنید اگر همه آن کمدهای پرونده را بیرون بیاورید چه خواهید کرد؟ شاید بتوانید اجاره دفتر را کاهش دهید، یا شاید بتوانید از فضای بازیابی شده برای ایجاد یک محیط کاری که همکاری و کار گروهی را تقویت می کند، استفاده کنید. یک محیط اداری کمتر به هم ریخته می تواند برای بهره وری کارکنان شما معجزه کند.
6.افزایش امنیت
در بررسی 7 مزیت مهم اسکن اسناد – این بار افزایش امنیت – راه های زیادی وجود دارد که اسناد فیزیکی در معرض خطر قرار می گیرند. از بلایای غیرمنتظره (مانند آتش سوزی یا سیل) گرفته تا خطای انسانی (مانند قرار دادن اشتباه یا گم شدن اسناد) تا پیری طبیعی (مانند تخریب کاغذ یا محو شدن جوهر)، اسناد فیزیکی خارج از کنترل شما آسیب پذیر هستند. اسکن اسناد کاغذی به شما امکان می دهد چندین بار از آنها در رایانه، ابزارهای خود یا در فضای ابری نسخه پشتیبان تهیه کنید. این به شما این اطمینان را می دهد که داده های شما برای سال ها و سال های آینده حفظ می شوند.
7.رشد کسب و کار و موفقیت کلی
همه این موارد در کنار هم اجزایی برای طول عمر و موفقیت هستند. چیزهایی مانند ذخیره اسناد ممکن است در سناریوهای روزمره بی اهمیت به نظر برسند تا زمانی که متوجه شوید که حواس شما پرت شده و نمی توانید کار کنید زیرا میز اداری شما با انبوهی از کاغذ پوشانده شده است. با ترویج روش هایی که محیط کاری کارکنان شما را بهبود می بخشد، به آنها اجازه می دهد کارهای خود را با سهولت و کارایی بیشتر انجام دهند، همراه با تلاش مداوم برای انطباق با چشم انداز دیجیتال در حال تحول، در نهایت کسب و کار خود را به سمت موفقیت هدایت می کنید. اسکن اسناد به روش های بی نهایت به کسب و کارها سود می رساند.
سایر مقالات ما را از دست ندهید: