اسکن مدارک

هنگامی که اسناد و مدارک شما اسکن می شوند و روی درایو حافظه فلش USB یا HDD یا رسانه انتخابی شما بایگانی و ذخیره شدند، دیگر نیاز نیست به دنبال فایل‌های بایگانی‌ شده قدیمی در زیر زمین‌های مرطوب و … باشید. ساعت‌های زیادی صرف جستجوی اسناد و مدارک در محیط های کاری تلف می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد که از هر 20 سند، 1 سند در یک سیستم بایگانی اداری البته آن هم به صورت استاندارد گم می‌شود. آمار اسناد و مدارک مفقودی در سیستم بایگانی غیر استاندارد بسیار بیشتر است!

خدمات اسکن مدارک و اسناد

آوردن اطلاعات موردتان به نوک انگشتان شما

MESHDS چیست؟

• MES Hybrid Document Systems طیف گسترده ای از خدمات اسکن اسناد محرمانه و مقرون به صرفه است.
• مدارک و اسناد مبتنی بر کاغذ را به فرمت‌های تصویر دیجیتال تبدیل میکند.
• فایل های اسکن شده را می‌تواند به صورت الکترونیکی ذخیره، بازیابی، ردیابی و مدیریت کند.
• مدارک و اسناد اسکن شده از هر رایانه یا دستگاه تلفن همراه قابل استفاده است.
•  اسکن مدارک و اسناد نه تنها باعث صرفه جویی در فضا می شود، بلکه یافتن مقالات قدیمی را بسیار راحت تر می کند.

مزایای اسکن مدارک و اسناد

صرفه جویی در هزینه

• با بررسی و مقایسه آرشیو و اسکن اسناد و مدارک، مشتریان مزایا و پیشرفت های هزینه قابل توجهی را از تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی مشاهده کرده اند.

صرفه جویی در زمان

• دیگر خبری از بایگانی و بایگانی مجدد اسناد و مدارک نخواهد بود.
• دسترسی فوری به اسناد با چند کلیک.

صرفه جویی در فضا

• فضای اداری ارزشمندی را که توسط کمدهای بایگانی اشغال شده است، آزاد می شود.
• متوسط ​​اجاره دفتر در سال 1400 در شهر تهران در ازای هر متر مربع 1.300.000 تومان است، اگر شرکت شما 20 کابینت بایگانی داشته باشد،و هر کابینت بایگانی به طور متوسط ​​نزدیک به 1 متر مربع فضا اشغال کند.
• شما 25.400.000 تومان برای فضای قفسه ها و اسناد پرداخت می کنید. آن هم به صورت ماهیانه!

صرفه جویی در پول

• برعکس هزینه های گران قیمت و مداوم ذخیره سازی، هزینه های بازیابی گران و زمان بر نیست.

بایگانی دیجیتال

• بایگانی بخش عمده ای از فرآیند بازیابی مدارک و اسناد در سازمان شما می باشد.
• در نتیجه تأثیرات ناشی از از دست رفتن اطلاعات از طریق آتش سوزی، سیل یا اهداف مخرب را محدود می کند.
• متاسفانه هنگامی که فاجعه ای رخ می دهد، هر سازمانی با زمان بسیار چالش برانگیزی مواجه خواهد شد تا عملیات خود را از سر بگیرد و بتواند به کار خود ادامه دهد.

چرا فایل های کاغذی خود را اسکن کنید؟

دلایل مختلفی وجود دارد که سازمان‌ها برای اسکن مدارک و اسناد کاغذی خود انتخاب کردند. در حالی که معمولا یک عامل انگیزشی کلیدی وجود دارد، بسیاری از دلایل زیر اغلب به توجیه پروژه اسکن مدارک و اسناد کمک می کند.

 فضای اداری خود را بازیابی کنید:

• از اتاق های پرونده، جعبه ها و کابینت هایی که فضای اداری شما را در انحصار خود درآورده اند خسته شده اید؟
• نها یک نوع کسب و کار وجود دارد که از اسنادی که در قفسه ها نگهداری شود. درآمد دارد. شرکت های ذخیره سازی اسناد.
• اسکن مدارک و اسناد نیازی به ذخیره اسناد کاغذی در فضای اداری نیست و به شما امکان می دهد بر روی تجارت اصلی خود تمرکز کنید.

کاهش ریسک:

• چقدر به توانایی خود برای بازیابی از دست دادن اطلاعات اطمینان دارید؟
• شما نمی توانید زمان وقوع سیل، آتش سوزی یا حتی چیزی به سادگی ریختن یک فنجان قهوه را کنترل کنید.
• سازمان ها به دلیل یک واقعیت ساده، ارزش بالایی برای فایل های کاغذی خود قائل هستند.داشتن یک کپی از آن.
•  اسکن اسناد به سازمان ها یک نسخه پشتیبان از فایل های کاغذی خود ارائه می دهد تا در صورت بروز فاجعه یا حتی خطای انسانی از آنها محافظت کند. 
• حفظ اطلاعات حیاتی کسب و کار شما باید یکی از ارکان برنامه بازیابی فاجعه باشد.

امنیت:

• چگونه از اطلاعات شخصی و خصوصی محافظت می کنید؟
• نگرانی‌های حفظ حریم خصوصی تقریباً در همه سازمان‌ها این روزها مطرح است.
• تعداد کمی از سازمان ها برنامه جامعی برای ایمن سازی فایل های کاغذی خود دارند. 
• ممکن است بتوانید از آنها در برابر دسترسی خارجی محافظت کنید.
•  اما در مورد سوء استفاده تصادفی یا مخرب کارکنان داخلی چطور؟
• اسکن مدارک و اسناد به شما این امکان را می دهد که به سرعت امنیت مبتنی بر قانون را در تصاویر الکترونیکی خود اعمال کنید و اطمینان حاصل کنید که فقط افراد مجاز به اسناد مهم تجارت شما دسترسی دارند. 

بهره وری بهتر:

• آیا کارمندان شما می توانند به صورت مفید با هم به صورت تیمی کار کنند؟
• پروژه های پیچیده نیاز به یک رویکرد تیمی برای اطمینان از موفقیت دارند.
• مشکل این است که اسناد کاغذی به راحتی در میان گروه‌هایی از افراد در یک محیط مشترک به اشتراک گذاشته نمی‌شود.
• یک رکورد فیزیکی تنها نیاز به فتوکپی دارد تا بین تیم ها به اشتراک گذاشته شود (زمان، پول و اتلاف منابع).
• اسکن اسناد به همه اعضای تیم اجازه می دهد تا فوراً به تصویر دیجیتال دسترسی داشته باشند و در زمان مناسب با یکدیگر همکاری کنند.

آزادی عمل:

• آیا سوابق کاغذی تیم شما را با دستبند به میز خود بسته اند؟
• دفاتر بیشتر به کارکنان اجازه می دهند از خانه کار کنند یا نیروی کار سیار را استخدام کنند. 
• مشکل کارمندان خارج از دفتر این است که آنها هنوز نیاز به دسترسی به پرونده های کاغذی در دفتر دارند.
•  اسکن اسناد به کارکنان شما اجازه می دهد تا به سرعت و ایمن به فایل ها از هر مکان، در هر زمان و از هر دستگاهی دسترسی داشته باشند.
• فایل های کاغذی شما مهم نیستند، اما اطلاعات موجود در آنها مطمئناً مهم است!
• دسترسی سریع و آسان، بسیار مهم است. هرچه اطلاعات خود را باهوش تر کنید، موفق تر خواهید بود.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

1. خدمات اسکن اسناد
2. اسکن اسناد مالی و حسابداری
3. و …
   

   در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.