کاربرد اسکن اسناد
چرا باید دیجیتال سازی با اسکن اسناد را در اولویت قرار دهید؟
.خدمات اسکن اسناد انعطاف پذیری را ارائه و توسعه می دهد
در اقتصاد امروزی، اسکن اسناد اولویت اصلی برای مشاغل است، به خصوص که مشاغل بیشتری به سمت گزینه های کار از راه دور یا ترکیبی حرکت می کنند. وقتی همه‌گیری جهانی کووید-19 رخ داد، بسیاری از سازمان‌ها برای انتقال از کار حضوری به کار از راه دور تلاش و برای حفظ بهره وری در طول قرنطینه تلاش کردند. این اثر بیشتر تحت تأثیر اطلاعات به دام افتاده در قالب های فیزیکی در مکان های متمرکز قرار گرفت، که دیجیتالی شدن می تواند آن را کاهش دهد. به همین دلیل، دیجیتالی شدن راه ارزشمندی برای تطبیق سریع کسب و کارها با مشکلات اقتصادی و مسائل جهانی است. شما می توانید آن را به عنوان سرمایه گذاری در انعطاف پذیری سازمان خود ببینید.
کارایی و امنیت ذخیره سازی بهتر – کاربرد اسکن اسناد
فایل های فیزیکی بیشتر در معرض از دست دادن، سرقت و آسیب هستند. اگر شخصی با نیت مخرب اطلاعات شما را در اختیار بگیرد، آنگاه فاقد امنیت است. می توانید فرم های دیجیتال را به سرعت سازماندهی مجدد کنید. سیستم های ثبت ذخیره سازی امروزی در ذخیره سازی اسناد و اطلاعات حساس کارآمدتر هستند. می‌توانید افرادی که می‌توانند به فایل‌ها دسترسی داشته باشند، فایل‌ها کجا می‌روند و خود داده‌ها را ردیابی کنید. همچنین به این معنی است که شما همیشه در صورت نیاز به فایل های خود دسترسی خواهید داشت. این می تواند به کاهش هزینه های ذخیره چندین سند در سال کمک کند.
.اسناد اسکن شده را می توان برای محافظت رمزگذاری کرد
تهدیدات امنیت سایبری سالانه بیشتر می شود، اما شما می توانید اقداماتی را برای کاهش این خطرات انجام دهید. رمزگذاری، محافظت از رمز عبور، دسترسی محدود، و سرویس‌های دارای شکاف هوا می‌توانند سند اسکن شده شما را ایمن کنند. تهدیدات امنیت سایبری همیشه هر داستان دیجیتالی را با استفاده از اتصال به اینترنت تهدید می کند. با این حال، اکثر برندهای نرم افزاری معروف، مانند مایکروسافت آفیس و ادوبی، اقدامات امنیت سایبری داخلی دارند و دائماً این ویژگی ها را برای محافظت از کاربران خود به روز می کنند. علاوه بر این، داشتن اقدامات امنیت سایبری خوب مانند رمزهای عبور قوی و چرخان و آموزش دیجیتالی کارکنان می تواند به پرورش فرهنگ کاری که این عوامل را در نظر می گیرد کمک کند. شما زیرساخت دیجیتال امن تری برای اسناد مالیاتی خود خواهید داشت و مراقب داده های حساس خود باشید.
.دسترسی و مدیریت حافظه دیجیتال آسانتر است
دسترسی به راه حل های ذخیره سازی دیجیتال و سازماندهی آنها در دهه گذشته بسیار آسان تر شده است. در صورت نیاز به دسترسی به اطلاعات خود هنگام اسکن اسناد، می توانید به راحتی اسناد خود را کپی، تکرار و ویرایش کنید. یکی از جنبه‌های مهم در مورد اسکن دیجیتالی اسناد این است که انواع اسناد محافظت شده را مورد توجه قرار دهید. ابرداده‌ها می‌توانند اطلاعات بیشتری درباره سند اسکن‌شده شما نشان دهند که سند کاغذی نشان نمی‌دهد، مانند زمانی که نوع فایل ساخته می‌شود، زمان ایجاد آن، و چه کسی سند را ویرایش کرده است. این امر نوعی حمایت را در موارد قانونی فراهم می‌کند، زیرا اسناد فیزیکی فاقد ابرداده هستند و کپی‌های فیزیکی در شرایط نامناسب می‌توانند مجرمانه باشند.
اسکن اسناد خود را با کشورهای مخصوص برون سپاری کنید – کاربرد اسکن اسناد
به عنوان یک کسب و کار، گزینه های زیادی برای دسترسی ایمن تر و سریع تر به فایل های خود از طریق اسکن دیجیتال دارید. دیجیتالی کردن اطلاعات شما را سازگار، اشتراک گذاری و محافظت از آن آسان تر می کند. با بهترین تکنیک‌های مربوط به اسکن، ذخیره‌سازی و پردازش می‌کند تا به شما امکان دسترسی ایمن به داده‌هایتان را بدهد. برای اطلاع از گزینه‌های قیمت خدمات اسکن اسناد و راه‌حل‌های مدیریتی با ما تماس بگیرید.