برنامه مدیریت مدارک – مدیریت اسناد
مدیریت مدارک – استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد منجر به منبعی از اطلاعات در مورد فعالیت های تجاری می شود که می تواند از اقدامات بعدی و تصمیمات تجاری پشتیبانی کند و از پاسخگویی به سهامداران فعلی و آینده اطمینان حاصل کند.
اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که یک منبع ارزشمند و یک دارایی تجاری مهم است. یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت اسناد برای سازمان ها و جامعه ضروری است تا اسناد سوابق را به عنوان شواهدی از اقدامات محافظت و حفظ کنند.
مدیریت اسناد موثر:
- شما را قادر می سازد تا تجارت را به شیوه ای منظم، کارآمد و پاسخگو انجام دهید
- مدیریت اسناد پشتیبانی و مستندسازی شکلگیری خطمشی و تصمیمگیری مدیریتی را به همراه دارد.
- تسهیل عملکرد موثر فعالیت ها در سراسر یک سازمان
- الزامات قانونی و نظارتی از جمله فعالیت های بایگانی، ممیزی و نظارت را برآورده کنید
- حفاظت از منافع سازمان و حقوق کارکنان، مشتریان و ذینفعان فعلی و آینده
- شواهدی از فعالیت تجاری، شخصی و فرهنگی ارائه دهید
- حافظه سازمانی، شخصی یا جمعی را حفظ کنید
- به شما امکان می دهد خدمات را به طور مداوم و عادلانه ارائه دهید
- ایجاد ثبات، تداوم و بهره وری در مدیریت
- ارائه حفاظت و پشتیبانی در دعاوی از جمله مدیریت خطرات مرتبط با وجود یا عدم وجود شواهد فعالیت سازمانی
- پشتیبانی و مستندسازی فعالیتها، پیشرفتها و دستاوردهای تحقیق و توسعه فعلی و آتی و همچنین تحقیقات تاریخی
- ایجاد هویت تجاری، شخصی و فرهنگی
- مدیریت اسناد به شما امکان می دهد خدمات را به طور مداوم و عادلانه ارائه دهید
- ایجاد ثبات، تداوم و بهره وری در مدیریت
- ارائه حفاظت و پشتیبانی در دعاوی از جمله مدیریت خطرات مرتبط با وجود یا عدم وجود شواهد فعالیت سازمانی
- پشتیبانی و مستندسازی فعالیتها، پیشرفتها و دستاوردهای تحقیق و توسعه فعلی و آتی و همچنین تحقیقات تاریخی
- ایجاد هویت تجاری، شخصی و فرهنگی
مزایای مدیریت اسناد
سیستم مدیریت اسنادبه شما کمک می کند اسناد مدیران و هر شخصی که آنها را ایجاد کرده یا در فعالیت های تجاری خود استفاده می کند سازماندهی، نگهداری و مدیریت کنید. کل چرخه عمر هر سند را با اتوماسیون، اعلان ها و ممیزی کنترل و ردیابی کنید.
سیاست ها و تنظیم استاندارد
- ایجاد و ابلاغ دستورالعمل
- طراحی، پیاده سازی و مدیریت سیستم های تخصصی مدیریت اسناد
- تخصیص دسترسی، مسئولیت ها و اختیارات
- ارائه طیف وسیعی از خدمات مربوط به مدیریت و استفاده از اسناد
- ادغام فرآیند مدیریت اسناد در سیستم ها و رویه های تجاری
- امکانات
فهرست نویسی خودکار
بر اساس رویدادهای سند هستند، تأیید قوانین و اعمال برخی اقدامات ، به شما کمک می کند تا منطق کسب و کار خود را به طور خودکار تنظیم کنید. شما می توانید قوانینی را بر اساس رویدادها تنظیم کنید و به عنوان مثال سند را به مقصد جدید منتقل کنید، امنیت را تغییر دهید، تغییر اسناد را اعمال کنید .
ضبط خودکار متادیتا در مدیریت مدارک
گزینه ای برای ضبط داده ها و پردازش اسناد است. این برای تبدیل جریان های اسناد از هر ساختار به داده های آماده تجاری طراحی شده است
OCR
تشخیص کاراکتر نوری یا OCR، فناوری ای است که به شما امکان می دهد انواع مختلفی از اسناد، مانند اسناد کاغذی اسکن شده PDF
توسط دوربین دیجیتال را به داده های قابل ویرایش و جستجو تبدیل کنید. OCR منبع باز و تجاری وجود دارد.
کنترل نسخه
کنترل نسخه مدیریت تغییرات ایجاد شده در اسناد است. آنها معمولاً با یک عدد یا کد حرف شناسایی می شوند که “شماره تجدید نظر” نامیده می شود. هر ویرایش با یک مهر زمانی همراه است و کاربر تغییر را انجام می دهد. تغییرات را می توان به صورت گرافیکی مقایسه کرد و نسخه های قبلی را می توان بازیابی کرد.
ردیابی
مدیریت مدارک – یک مسیر حسابرسی کامل و قابل تنظیم را ارائه می دهد. که شواهد مستندی از توالی فعالیتهایی دارید که بر همه چیز در سیستم در هر زمان، یک عملیات، رویه یا رویداد خاص تأثیر گذاشته است.
خواندن بارکد
ماژول بارکد فرمت های زیر را پشتیبانی می کند: Codebar، Code 39، Code 93، Code 128، EAN-8 و EAN-13، ITF-14، UPC-A و UPC-A، RSS-14، RSS Expanded، Data Matrix، PDF417 ، کد QR و آزتک. به لطف معماری پلاگین OpenKM ما، امکان گسترش آن به فرمت های دیگر وجود دارد.
OMR استفاده می شود.
برنامه مدیریت مدارک – مدیریت سوابق