برنامه مدیریت مدارک – مدیریت سوابق
مدیریت سوابق
اطمینان حاصل کنید که توجه و حفاظت مناسب به همه سوابق داده شده است و شواهد و اطلاعاتی که در آنها وجود دارد را می توان به طور کارآمدتر و مؤثرتر بازیابی کرد.
مدیریت اسناد از نرم افزار مدیریت سوابق پشتیبانی می کند. مدیریت محتوای سازمانی – ECM – مدیریت سوابق اصطلاحی است که در سال 2005 توسط متخصصان بوده است. ادبیات زیادی در مورد اصطلاحات مربوط به مدیریت اسناد وجود دارد
مدیریت اطلاعات در مدیریت سوابق، حوزه مدیریتی است که مسئول کنترل کارآمد و سیستماتیک ایجاد، دریافت، نگهداری، استفاده و دفع سوابق، از جمله فرآیندهای جمعآوری و نگهداری شواهد و اطلاعات مربوط به فعالیتها و معاملات تجاری در قالب است. از سوابق سوابق اطلاعاتی هستند که در راستای اجرای تعهدات قانونی یا در معامله تجاری به عنوان مدرک و اطلاعات توسط یک سازمان یا شخص ایجاد، دریافت و نگهداری می شوند.
راهحلهای نرمافزاری مدیریت سوابق بر رویههای مدیران سوابق و هر شخصی که در جریان فعالیتهای تجاری خود سوابق ایجاد یا استفاده میکند، کنترل میکند. مدیریت سوابق الکترونیکی در یک سازمان شامل:
- تعیین خط مشی ها و استانداردها
- واگذاری مسئولیت ها و اختیارات
- ایجاد و انتشار رویه ها و دستورالعمل ها
- مدیریت اطلاعات
- ارائه طیف وسیعی از خدمات مربوط به مدیریت و استفاده از سوابق
- طراحی، پیاده سازی و مدیریت سیستم های تخصصی برای مدیریت سوابق
- ادغام مدیریت سوابق در سیستم ها و فرآیندهای تجاری
همه سازمان ها باید محیط نظارتی را که بر فعالیت ها و الزامات آنها برای مستندسازی فعالیت هایشان تأثیر می گذارد، شناسایی کنند. خطمشیها و رویههای سازمانها باید منعکسکننده کاربرد محیط نظارتی در فرآیندهای تجاری آنها باشد. یک سازمان باید شواهد کافی از این انطباق با محیط نظارتی را در سوابق فعالیت های خود ارائه دهد.
یک سازمان باید خطمشیها، رویهها و شیوههایی را برای مدیریت سوابق ایجاد، مستندسازی، حفظ و ابلاغ کند تا اطمینان حاصل شود که نیاز تجاری آن به شواهد، پاسخگویی و اطلاعات مربوط به فعالیتهایش برآورده شده است.
در سناریوی مدیریت سوابق الکترونیکی، سوابق ایجاد، دریافت و در انجام فعالیت های تجاری مورد استفاده قرار می گیرند. برای حمایت از انجام تجارت، پیروی از محیط نظارتی و ارائه پاسخگویی، سازمان ها باید سوابق معتبر، قابل اعتماد و قابل استفاده ایجاد و نگهداری کنند و از یکپارچگی آن سوابق تا زمانی که لازم است محافظت کنند. برای انجام این کار، سازمان ها باید یک برنامه جامع مدیریت سوابق را ایجاد و اجرا کنند که شامل:
- تعیین اینکه چه سوابقی باید در هر فرآیند تجاری ایجاد شود و چه اطلاعاتی باید در رکورد گنجانده شود
- تصمیم گیری در چه شکل و ساختاری رکوردها باید ایجاد و ضبط شوند و فناوری هایی که باید استفاده شوند
- تعیین اینکه چه ابرداده ای باید با رکورد و از طریق فرآیندهای رکورد ایجاد شود و چگونه آن ابرداده به طور مداوم پیوند و مدیریت می شود.
- حفظ سوابق و در دسترس قرار دادن آنها در طول زمان، به منظور برآوردن نیازهای تجاری و انتظارات جامعه.
- اطمینان از اینکه سوابق در یک محیط امن و ایمن نگهداری می شوند.
- شناسایی و ارزیابی فرصت ها برای بهبود اثربخشی، کارایی یا کیفیت فرآیندها، تصمیمات و اقداماتی که می تواند از ایجاد یا مدیریت بهتر سوابق حاصل شود.
- تعیین الزامات برای بازیابی، استفاده و انتقال سوابق بین فرآیندهای تجاری و سایر کاربران و مدت زمان نگهداری آنها برای برآورده کردن این الزامات.
- تصمیم گیری در مورد نحوه سازماندهی سوابق به گونه ای که الزامات استفاده را پشتیبانی کند.
- ارزیابی خطرات ناشی از عدم وجود سوابق معتبر فعالیت.
- رعایت الزامات قانونی و مقرراتی، استانداردهای قابل اجرا و خط مشی سازمانی.
- حصول اطمینان از اینکه سوابق فقط در صورت نیاز و یا مورد نیاز ثبت می شوند.
طرح فایل در مدیریت سوابق
طرح فایل یک طرح کلی است که شامل سری سوابق، سازماندهی پرونده، مکان های فایل فعال، دستورالعمل های انتقال فایل، دستورالعمل های نگهداری و ذخیره فایل، و سایر دستورالعمل های خاص است که راهنمایی هایی را برای مدیریت سوابق ارائه می دهد.
طرح فایل نرم افزار مدیریت سوابق ، نحوه سازماندهی سوابق را پس از ایجاد یا دریافت مشخص می کند، یک “نقشه راه” برای سوابق ایجاد شده و نگهداری شده توسط یک واحد سازمانی ارائه می دهد و مدیریت سوابق را تسهیل می کند.
طرح پرونده با جزئیات مجموعه پرونده های سوابق در واحد سازمانی شما و همچنین اطلاعاتی در مورد نحوه مدیریت ، با گنجاندن اطلاعات زیر در طرح پرونده شما ایجاد می شود.
امکانات
طرح فایل مدیریت اسناد ، انواع سوابق در سازمان، محل ذخیره آنها، قوانین مربوط به آنها، برنامه زمانبندی نگهداری و جدول زمانی، نحوه نگهداری آنها و شخص یا افراد مسئول آنها را شرح می دهد:
انواع اقلامی را که سازمان تصدیق می کند که سوابق هستند را شرح دهید.
طبقه بندی رکوردها به طیف گسترده ای از دسته ها.
محل ذخیره رکوردها را مشخص کنید.
دوره های نگهداری سوابق را شرح دهید.
مشخص کنید که چه کسی مسئول مدیریت انواع مختلف سوابق است.
کار با سوابق الکترونیکی و سوابق غیر الکترونیکی.
امنیت
امنیت را با سری فایل رکورد تنظیم کنید.
برای مثال، بر اساس مقادیر فراداده، امنیت پویا خود را برای هر سری فایل ایجاد کنید.
مدیر رکورد
جستجو کردن
طبقه بندی فعالیت های تجاری
طبقه بندی فعالیت های تجاری به عنوان یک ابزار قدرتمند برای کمک به انجام تجارت و در بسیاری از فرآیندهای مربوط به مدیریت سوابق عمل می کند:
- ایجاد ارتباط بین رکوردهای فردی با انباشته برای ارائه یک رکورد مداوم از فعالیت
- اطمینان از نامگذاری سوابق به روشی ثابت در طول زمان
- کمک به بازیابی تمام رکوردهای مربوط به یک عملکرد یا فعالیت خاص
- تعیین حفاظت امنیتی و دسترسی مناسب برای مجموعه سوابق
- تخصیص مجوزهای کاربر برای دسترسی یا اقدام بر روی گروه های خاصی از رکوردها
- توزیع مسئولیت برای مدیریت مجموعه های خاصی از سوابق
توزیع سوابق برای اقدام
تعیین دوره های نگهداری مناسب و اقدامات دفع سوابق.
سیستم طبقه بندی
سیستم طبقه بندی منعکس کننده کسب و کار سازمانی است که از آن نشأت می گیرد و معمولاً بر اساس تجزیه و تحلیل فعالیت های تجاری سازمان است. این سیستم می تواند برای پشتیبانی از انواع فرآیندهای مدیریت سوابق استفاده شود.