اسکن مدارک

هنگامی که اسناد و مدارک شما اسکن می شوند و روی درایو حافظه فلش USB یا HDD یا رسانه انتخابی شما بایگانی و ذخیره شدند، دیگر نیاز نیست به دنبال فایل‌های بایگانی‌ شده قدیمی در زیر زمین‌های مرطوب و … باشید. ساعت‌های زیادی صرف جستجوی اسناد و مدارک در محیط های کاری تلف می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد که از هر 20 سند، 1 سند در یک سیستم بایگانی اداری البته آن هم به صورت استاندارد گم می‌شود. آمار اسناد و مدارک مفقودی در سیستم بایگانی غیر استاندارد بسیار بیشتر است!

خدمات اسکن مدارک و اسناد

آوردن اطلاعات موردتان به نوک انگشتان شما

MESHDS چیست؟

MES Hybrid Document Systems طیف گسترده ای از خدمات اسکن اسناد محرمانه و مقرون به صرفه است.
مدارک و اسناد مبتنی بر کاغذ را به فرمت‌های تصویر دیجیتال تبدیل میکند.
فایل های اسکن شده را می‌تواند به صورت الکترونیکی ذخیره، بازیابی، ردیابی و مدیریت کند.
مدارک و اسناد اسکن شده از هر رایانه یا دستگاه تلفن همراه قابل استفاده است.
اسکن مدارک و اسناد نه تنها باعث صرفه جویی در فضا می شود، بلکه یافتن مقالات قدیمی را بسیار راحت تر می کند.

اسکن مدارک و اسناد

مزایای اسکن مدارک و اسناد

صرفه جویی در هزینه

با بررسی و مقایسه آرشیو و اسکن اسناد و مدارک، مشتریان مزایا و پیشرفت های هزینه قابل توجهی را از تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی مشاهده کرده اند.

صرفه جویی در زمان

دیگر خبری از بایگانی و بایگانی مجدد اسناد و مدارک نخواهد بود.
دسترسی فوری به اسناد با چند کلیک.

صرفه جویی در فضا

فضای اداری ارزشمندی را که توسط کمدهای بایگانی اشغال شده است، آزاد می شود.
متوسط اجاره دفتر در سال 1400 در شهر تهران در ازای هر متر مربع 1.300.000 تومان است، اگر شرکت شما 20 کابینت بایگانی داشته باشد،و هر کابینت بایگانی به طور متوسط نزدیک به 1 متر مربع فضا اشغال کند.
شما 25.400.000 تومان برای فضای قفسه ها و اسناد پرداخت می کنید. آن هم به صورت ماهیانه!

صرفه جویی در پول

برعکس هزینه های گران قیمت و مداوم ذخیره سازی، هزینه های بازیابی گران و زمان بر نیست.

بایگانی دیجیتال

بایگانی بخش عمده ای از فرآیند بازیابی مدارک و اسناد در سازمان شما می باشد.
در نتیجه تأثیرات ناشی از از دست رفتن اطلاعات از طریق آتش سوزی، سیل یا اهداف مخرب را محدود می کند.
متاسفانه هنگامی که فاجعه ای رخ می دهد، هر سازمانی با زمان بسیار چالش برانگیزی مواجه خواهد شد تا عملیات خود را از سر بگیرد و بتواند به کار خود ادامه دهد.

چرا فایل های کاغذی خود را اسکن کنید؟

دلایل مختلفی وجود دارد که سازمان‌ها برای اسکن مدارک و اسناد کاغذی خود انتخاب کردند. در حالی که معمولا یک عامل انگیزشی کلیدی وجود دارد، بسیاری از دلایل زیر اغلب به توجیه پروژه اسکن مدارک و اسناد کمک می کند.

فضای اداری خود را بازیابی کنید:

از اتاق های پرونده، جعبه ها و کابینت هایی که فضای اداری شما را در انحصار خود درآورده اند خسته شده اید؟
نها یک نوع کسب و کار وجود دارد که از اسنادی که در قفسه ها نگهداری شود. درآمد دارد. شرکت های ذخیره سازی اسناد.
اسکن مدارک و اسناد نیازی به ذخیره اسناد کاغذی در فضای اداری نیست و به شما امکان می دهد بر روی تجارت اصلی خود تمرکز کنید.

کاهش ریسک:

چقدر به توانایی خود برای بازیابی از دست دادن اطلاعات اطمینان دارید؟
شما نمی توانید زمان وقوع سیل، آتش سوزی یا حتی چیزی به سادگی ریختن یک فنجان قهوه را کنترل کنید.
سازمان ها به دلیل یک واقعیت ساده، ارزش بالایی برای فایل های کاغذی خود قائل هستند.داشتن یک کپی از آن.
اسکن اسناد به سازمان ها یک نسخه پشتیبان از فایل های کاغذی خود ارائه می دهد تا در صورت بروز فاجعه یا حتی خطای انسانی از آنها محافظت کند.
حفظ اطلاعات حیاتی کسب و کار شما باید یکی از ارکان برنامه بازیابی فاجعه باشد.

امنیت:

چگونه از اطلاعات شخصی و خصوصی محافظت می کنید؟
نگرانی‌های حفظ حریم خصوصی تقریباً در همه سازمان‌ها این روزها مطرح است.
تعداد کمی از سازمان ها برنامه جامعی برای ایمن سازی فایل های کاغذی خود دارند.
ممکن است بتوانید از آنها در برابر دسترسی خارجی محافظت کنید.
اما در مورد سوء استفاده تصادفی یا مخرب کارکنان داخلی چطور؟
اسکن مدارک و اسناد به شما این امکان را می دهد که به سرعت امنیت مبتنی بر قانون را در تصاویر الکترونیکی خود اعمال کنید و اطمینان حاصل کنید که فقط افراد مجاز به اسناد مهم تجارت شما دسترسی دارند.

بهره وری بهتر:

آیا کارمندان شما می توانند به صورت مفید با هم به صورت تیمی کار کنند؟
پروژه های پیچیده نیاز به یک رویکرد تیمی برای اطمینان از موفقیت دارند.
مشکل این است که اسناد کاغذی به راحتی در میان گروه‌هایی از افراد در یک محیط مشترک به اشتراک گذاشته نمی‌شود.
یک رکورد فیزیکی تنها نیاز به فتوکپی دارد تا بین تیم ها به اشتراک گذاشته شود (زمان، پول و اتلاف منابع).
اسکن اسناد به همه اعضای تیم اجازه می دهد تا فوراً به تصویر دیجیتال دسترسی داشته باشند و در زمان مناسب با یکدیگر همکاری کنند.

آزادی عمل:

آیا سوابق کاغذی تیم شما را با دستبند به میز خود بسته اند؟
دفاتر بیشتر به کارکنان اجازه می دهند از خانه کار کنند یا نیروی کار سیار را استخدام کنند.
مشکل کارمندان خارج از دفتر این است که آنها هنوز نیاز به دسترسی به پرونده های کاغذی در دفتر دارند.
اسکن اسناد به کارکنان شما اجازه می دهد تا به سرعت و ایمن به فایل ها از هر مکان، در هر زمان و از هر دستگاهی دسترسی داشته باشند.
فایل های کاغذی شما مهم نیستند، اما اطلاعات موجود در آنها مطمئناً مهم است!
دسترسی سریع و آسان، بسیار مهم است. هرچه اطلاعات خود را باهوش تر کنید، موفق تر خواهید بود.

سایر مقالات ما را از دست ندهید:

خدمات اسکن اسناد
اسکن اسناد مالی و حسابداری
و …

در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.