اسکن اسناد آرشیوی
اسکن اسناد آرشیوی و یا اسکن اسناد و مدارک، به منظور صرفه جویی در فضا، زمان و هزینه از اهمیت بسزایی برخوردار است. شرکت آروین پدید مهر با ارائه طیف وسیعی از خدمات اسکن اسناد و مدارک برای انواع کسب‌وکار و سازمان‌ها در بخش‌های خصوصی، عمومی، خیریه و… آماده ارائه خدمات اسکن بر اساس نیازهای منحصر به فرد مشتری می باشد.
اسکن اسناد و مدارک
- وقتی به اسکن اسناد فکر می کنید، حجم زیاد فایل های موجود در دفترتان دلهره آور است؟
- آیا شما یا کارکنانتان اوقات فراغتی برای حذف فایل های اصلی، اسکن، فهرست بندی و بررسی کیفیت اسناد خود دارید؟
- خدمات اسکن اسناد و مدارک، در بیرون از دفتر و محل کارتان برای اسکن کردن تمام اسناد فعلی و بایگانی شده شما به یکباره ایده آل است؟
- اما آیا برایتان امکان پذیر است؟
- ما شخصاً اسناد شما را جمع آوری می کنیم و آنها را به محل خود می بریم،
- جایی که آنها برای کل فرآیند اسکن اسناد و مدارک نگهداری می شوند.
- ما در طر فرآیند اسکن، اسناد شما را آماده، اسکن، فهرست بندی و بررسی کیفیت می کنیم.
- آنها را در USB یا PDF، TIFF، JPEG در هر فرمتی که مدنظرتان باشد، تحویل می دهیم.
- بررسی های کیفیت پس از اسکن مثلا وضوح تصویر از مراحل مهم انجام کار است.
- اسناد کاغذی را می توانید تحویل بگیرید و یا خرد کنید.
- ارسال فایل‌ها به خارج از محل کارتان به شما این امکان را می‌دهد که اسناد موجود خود را با کمترین اختلال در کسب‌وکارتان و اختلال روند روزانه، به فایل‌های الکترونیکی تبدیل کنید.
- کارکنان می توانند طبق معمول کار خود را ادامه دهند و در صورت نیاز به فایل، آن را اسکن کرده و ایمیل می کنیم.
پنج روش از بهترین راه حل های اسکن اسناد آرشیوی
مدیریت بایگانی اسناد آرشیوی (اسناد کاغذی) می تواند چالش برانگیز باشد، زیرا نیاز به حمل و نقل اسناد، نگهداری آنها برای طولانی مدت، و حتی تهیه آرشیو جدید از آرشیوهای قدیمی که منسوخ شده اند، دارند. امکان فهرست‌نویسی و ذخیره سوابق به‌صورت دیجیتالی، راه‌حل مهمی برای بسیاری از مشکلات مربوط به استفاده بهینه از اسناد است، به‌ویژه زمانی که با اسناد و مدارک و فناوری‌های قدیمی سروکار داشته باشید.
1.اسکن تدریجی اسناد و مدارک
- گاهی برنامه های اسکن اسناد و مدارک با سرعت و طبق برنامه پیش نمی رود، مثلا شرایطی مانند بودجه پیش بینی شده برای دیجیتالی شدن. روند اسکن را تدریجی می کند.
- گاهی اوقات اسکن اسناد و ارسال آنها به خارج از شرکت میتواند از نظر لجستیکی چالش برانگیز باشد.
- و ایجاد اختلال در عملیات فعلی شرکت، باعث تغییر در سرعت روند کار باشد.
2.کاملا بدون کاغذ
- به نظر می رسد استفاده از رسانه های دیجیتال تنها مسیر منطقی است که یک شرکت می تواند برای روند بدون کاغذ شدن طی کند.
- اصطلاح بدون کاغذ، شاید اصطلاحی افراطی و اغراق آمیز باشد. که در کوتاه مدت امکانپذیر نباشد.
- روز به روز کسب و کارهای بیشتری به طور پیوسته به این سمت و با هدف بدون کاعذ شدن حرکت می کنند.
- کاهش مقدار کاغذی که با دیجیتالی شدن استفاده می شود، می تواند مشکلات لجستیکی زیادی را در ذخیره سازی کاهش دهد.
- از آنجایی که منابع طبیعی به طور فزاینده ای افزایش قیمت پیدا می کنند، و باید بازیابی شوند، و حتی با هزینه های گران قیمت بیشتری استخراج شوند، با تبدیل شدن اسناد کاغذی به دیجیتال، استانداردهای نگهداری اسناد و مدارک به سرعت در حال تغییر هستند.
- با برون سپاری پروژه و استفاده از تجهیزات اسکن، معقول ترین اقدامی است که باید در مسیر بدون کاغذ انجام دهید.
3.اسکن ابری از دستگاه‌های مجهز به دوربین
- امکان استفاده از دستگاه های قابل حمل برای اسکن اسناد و سپس نگه داشتن آنها در فضای ابری، بخشی انقلابی از خدمات مدرن اسکن اسناد و مدارک است.
- تصاویری که ثبت می شود را می توان به صورت دیجیتالی ویرایش کرد، حتی موارد متفرقه و پس زمینه سوابق.
- استفاده از یک سرور با نظارت مناسب که توسط شرکتی متخصص در این نوع خدمات مدیریت می شود به این معنی است که اسناد پس از ارسال ایمن هستند.
- استفاده از تجهیزات با کالیبر حرفه ای به طور طبیعی بهترین انتخاب است.
- حتی استفاده از گزینه های ذخیره سازی موجود همراه با تجهیزات کالیبر آماتور ممکن است همچنان قابل اجرا باشد،
- با توجه به اینکه آیا با مقررات صنعت شما مطابقت دارد یا خیر؟
4.اسکن اسناد قدیمی
- گاهی اوقات اسناد قدیمی روی کاغذی هستند که محو شده‌اند،
- یا در شرایط محیطی نامناسب مانند سیل، کپک، جوندگان یا سایر رویدادهای مخرب آسیب دیده‌اند.
- تجهیزات دیجیتالی و استفاده از یک سرویس حرفه ای برای اسنادی که در گذشته با مسائلی از این دست سروکار داشته است،
- این احتمال را افزایش می دهد که آنها بتوانند در زمان اسکن اسناد قدیمی، اسناد را کامل اسکن کنند.
- سایر انواع اسکن که می تواند ضروری باشد شامل سایر اسناد قدیمی تر مانند میکروفیش می شود.
- میکروفیلم برای چندین دهه به عنوان یک محیط ذخیره سازی کوچک استفاده می شد.
- متأسفانه، فیلم فقط تا این حد طول می کشد، و تجهیزاتی که آن را خوانا می کند مدت هاست که از کاربرد اصلی خارج شده است.
- همچنین نگهداری از این تجهیزات هزینه ای غیر ضروری است. اسکن از میکروفیلم یک گزینه مناسب است.
5.دسترسی از هر کجا
- اسکن سند فقط به اندازه قابلیت دسترسی آن مفید است.
- با دسترسی کنترل شده به اسناد که شامل محافظت از رمز عبور است،
- افرادی که نیاز به دسترسی به اسناد اسکن شده دارند می توانند به آن دسترسی داشته باشند.
- در عین حال، حریم خصوصی و رعایت قوانین را می توان حفظ کرد.
سابر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.