چرا اسناد را اسکن کنیم؟
چرا اسناد را اسکن کنیم؟ اسکن و تصویربرداری سند یک گزینه جایگزین برای محافظت از سوابق شما در قالب الکترونیکی مانند سی دی یا سرور خارج از سایت است که می تواند اسناد یک اتاق از فایل را در خود جای دهد. این روش به پشتیبانگیریها اجازه میدهد تا در صورت خراب شدن سیستم رایانه شما در حین فاجعه، در یک مکان امن زنده بمانند.
چرا اسکن اسناد باید یک اولویت برای مشاغل باشد؟
- دیجیتالی کردن اسناد در حال حاضر تقریباً برای هر نوع کسب و کاری رایج است.
- هدف از اسکن اسناد، داشتن راهی آسان برای ذخیره و محافظت از داده های حیاتی است.
- اسکن اسناد به صرفه جویی در زمان و هزینه کمک می کند.
- اسکن و بایگانی اسناد گام بسیار مهمی در سیستم مدیریت سوابق شماست.
- این روش یک لایه حفاظتی ارزشمند برای اسناد، پرونده ها و سوابق شما می دهد.
- پس از اسکن اسناد، می توان آن را بایگانی کرد، خارج از محل ذخیره کرد، یا به طور ایمن از بین برد.
- این سیستم که به کل چرخه عمر یک سند می پردازد، اقدامات لازم را برای محافظت از داده های شرکت و داده های شخصی انجام خواهد داد.
چگونه اسکن اسناد یک دفتر بدون کاغذ را فعال می کند؟
کسب و کارها اسناد قدیمی را به چند دلیل به فرمت های دیجیتال تبدیل می کنند:
1.راحتی
- یکی از بزرگترین مزایای اسکن اسناد، سهولت ذخیره و دسترسی به اطلاعات شما است.
- اگر شرکت شما سوابقی دارد که باید مرتباً نگهداری و به روز شوند، بدون کاغذ شدن به شما کمک می کند تا آنها را بسیار کارآمد مدیریت کنید.
2.کیفیت
- کاغذهای قدیمی را می توان بهبود بخشید تا خواندن آن آسان تر شود.
- اسناد را می توان به راحتی در قالب دیجیتال دستکاری و تغییر داد.
- یافتن ایمن آنها به صورت دیجیتالی بسیار ساده تر از صرف زمان برای جستجو در کابینت پرونده است.
3.کاهش خطر
- اگر سوابق شما به صورت کاغذی نگهداری شود، ممکن است در خطر از دست دادن اطلاعات خود باشید.
- دلایل رایج از دست دادن اطلاعات در اسناد فیزیکی بلایای طبیعی، سرقت، سرقت کارکنان و خطای ساده انسانی است.
- این می تواند برای مشاغلی که داده های حساس را مدیریت می کنند، از جمله مطب پزشکان، دفاتر حقوقی، مدارس/دانشگاه ها و شرکت های ساختمانی مخرب باشد.
- حفاظت از آن اطلاعات در قالب دیجیتال امن در حال تبدیل شدن به یک ضرورت است.
پروژه اسکن اسناد خود را از امروز شروع کنید.
- اجازه دهید یک شرکت حرفه ای و ایمن اسکن اسناد، زحمت پروژه اسکن سوابق شما را برطرف کند.
- شرکت ها اسکن اسناد، نیروی انسانی لازم برای انجام سریع نمایه سازی، اسکن و کارهای پس از تولید را دارند که شامل تبدیل متن از طریق نرم افزار تشخیص کاراکتر نوری (OCR) است.
- این روش یعنی اسکن اسناد به شما این امکان را می دهد اسناد را به سرعت ویرایش کنید یا اطلاعات خصوصی را برای محافظت از مشتریان خود ویرایش کنید.
هدف از اسکن یک سند چیست؟
7 دلیل از مهم ترین مزیت های اسکن اسناد:
- اسکن اسناد اساساً دیجیتالی کردن اسناد کاغذی است.
- از طریق استفاده از یک دستگاه اسکن، اسناد کپی چاپی برای ذخیره سازی، امنیت و مدیریت کارآمدتر به تصویر تبدیل می شوند.
- بسیاری از سازمان ها به طور خاص از اسکن اسناد سود می برند.
چرا اسناد اسکن شده مورد نیاز است؟
- این اسناد به شما یک لایه حفاظتی ارزشمند برای اسناد، پرونده ها و سوابق شما می دهند.
- پس از اسکن اسناد، می توان آن را بایگانی کرد، خارج از محل ذخیره کرد، یا به طور ایمن از بین برد.
- با استفاده از این سیستم که به کل چرخه عمر یک سند می پردازد، اقدامات لازم را برای محافظت از داده های شرکت و شخصی انجام خواهید داد.
از مهمترین دلایل اسکن اسناد چیست؟
اسکن اسناد یک روش موثر و کارآمد برای مدیریت و ذخیره ایمن داده ها بدون مزاحمت و خطرات مرتبط با کار با فایل های کاغذی است.
چرا اسناد کاغذی و اوراق را اسکن می کنیم؟
اسکن اسناد به شما این امکان را می دهد به راحتی اسناد کاغذی و اوراق را به صورت الکترونیکی ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشته باشید. در صورت نیاز به اشتراک گذاری اسناد با دیگران یا در صورت نیاز به دسترسی به آنها از هر نقطه، این روش می تواند بسیار راحت تر و دقیقتر باشد. در نتیجه با اطمینان از صحت سوابق به کار شما سرعت می دهد.
چرا اسکن اسناد بهتر از ذخیره آنها است؟
اسکن اسناد کاغذی و اوراق برای تلاش های دیجیتالی و ذخیره سوابق برای مدیریت فیزیکی است، هر دو ابزارها و روش های خود را دارند. اسکن اسناد می تواند به شما کمک کند تا فضای ذخیره سازی فیزیکی را حذف کنید و فضا را آزاد کنید و همچنین با داشتن آنها از اسناد خود محافظت کنید.
از نیروها و کارمندان در زمینه استعداد و توانایی واقعی آنها بهره ببرید. چون زمان کافی برای تمرکز در کار دارند. در نتیجه امکان موفقیت و ارتقا برایشان فراهم است.
سایر مقالات ما را از دست ندهید:
- خدمات اسکن اسناد و مدارک
- دفترچه یادداشت
- چاپ تقویم
- اسکن اسناد مالی و حسابداری
- خدمات اسکن اسناد
- و …
در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر سایر مقالات ما را از صفحه اول سایت بخوانید.