اسکن مدارک چیست؟
اسکن و اهمیت آن چیست؟
پویشی محیطی و فرآیند جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات در مورد محیط خارجی است. این کار برای شناسایی فرصت ها و تهدیدهایی انجام می شود که ممکن است بر تصمیمات استراتژیک سازمان و موفقیت آتی تأثیر بگذارد. اسکن مدارک به سازمان ها کمک می کند فعال بمانند و با تغییرات محیط اطراف خود سازگار شوند.
و سپس بعد از اسکن اسناد، نرم افزار اسکن اسناد یک روش کارآمد برای تبدیل اسناد فیزیکی به فرمت دیجیتال است که مدیریت و دسترسی به آنها را آسان تر می کند.
رایج ترین سوالات اسکن مدارک چیست؟
- منظور از اسکن سند چیست؟
اسکن مدارک چیست؟ اسکن اسناد فرآیندی است که اسناد کاغذی را ضبط می کند و آنها را از طریق یک اسکنر اسناد یا چاپگر چند کاره به فرمت دیجیتال تبدیل می کند. اسکن اسناد معمولاً به عنوان تبدیل سند یا تصویربرداری سند نیز شناخته می شود.
- اسکنر اسناد در پرسش اسکن مدارک چیست؟
اسکنر وسیله ای است که به شما امکان می دهد اسناد فیزیکی، تصاویر یا حتی اشیاء را دیجیتالی کنید و آنها را به فرمت دیجیتالی تبدیل کنید که قابل مشاهده، ویرایش و ذخیره در رایانه باشد. این مانند یک دستگاه فتوکپی دیجیتال است که محتوای یک سند یا تصویر را می گیرد و آن را به عنوان یک فایل ذخیره می کند.
- آیا اسکن یک سند با عکس گرفتن یکی است؟
کیفیت تصویر اسکنر به طور کلی برتر است. یک عکس دوربین را با یک اسکن از همان صفحه مقایسه کنید تا بفهمید کدام یک بهتر است. پرتره ها و مناظر ممکن است به زیبایی توسط دوربین ها ثبت شوند، اما اسناد و عکس ها اینطور نیستند. اندازه فایل عکس اسکنر کمتر از نصف عکس دوربین است.
- اسکنر چیست؟
اسکنر قطعه مهمی از سخت افزار کامپیوتری است که از فناوری حسگر نور برای اسکن و تبدیل یک تصویر فیزیکی یا سند به دیجیتالی که توسط کامپیوتر قابل خواندن است استفاده می کند.
- اسکن را چگونهمی توان توضیح داد؟
اسکن خواندن سریع به منظور یافتن حقایق خاص است. در حالی که اسکیمینگ به شما می گوید که چه اطلاعات کلی در یک بخش وجود دارد، اسکن به شما کمک می کند تا یک واقعیت خاص را پیدا کرده و در دسترس قرار دهید.
- وظیفه اسکن اسناد چیست؟
پس از اسکن در سیستم، فایل ها را می توان فورا جستجو و پیدا کرد. فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و نمایه سازی متن کامل به این معنی است که اسناد را می توان بر اساس کلمات یا عبارات درون محتوای فایل ها جستجو کرد.
دستگاه های کپی مدرن خیلی بیشتر از کپی کردن دارای منفعت هستند. وقتی در دنیای تجارت از دستگاه کپی صحبت می کنیم، به دستگاهی چند منظوره اشاره می کنیم که می تواند اسناد را فکس، چاپ، کپی و اسکن کند.
بیایید در مورد اسکن صحبت کنیم زیرا اسکن مدرن بسیار بیشتر از اسکن برای چاپ است؟
- اسکن به کاربران امکان می دهد فضای ذخیره سازی را ذخیره کنند، استفاده از کاغذ را کاهش دهند، گردش کار را ساده کنند و اسناد را در سرورها و درایوهای مختلف ذخیره کنند.
در اینجا اصول اولیه اسکن و چند نکته برای کمک به شما برای استفاده حداکثری از آن آورده شده است:
هنگامی که انواع مختلف اسکنرها و اسنادی را که نیاز به اسکن دارند در نظر می گیرید، اسکن یک اصطلاح گسترده است. در دنیای اسکن، حتی دایره لغات می تواند گیج کننده باشد و صاحبان کسب و کار را مجبور می کند که سر خود را در مورد دستگاهی که باید انتخاب کنند، گمراه کنند.
وقتی از اسکن سند صحبت می کنیم، صرفاً به فرآیند یک سند یا فرم فیزیکی و تبدیل آن به فرمت دیجیتال اشاره می کنیم.
اسکن سند خیلی پیچیده نیست – با استفاده از یک برنامه در تلفن خود یا استفاده از یک دستگاه اداری با یک اسکنر، می توان یک سند را اسکن کرد و سپس به عنوان یک دستگاه، آدرس ایمیل یا سرور ذخیره سازی فرستاد. اسناد را می توان به طور خودکار با کلمات کلیدی نمایه کرد و متن را برای بازیابی در آینده تجزیه و تحلیل کرد.
نکات اسکن
- اسکن یک سند با استفاده از فرمت مناسب: PDF سند را همانطور که هست اسکن می کند، اسکن فرم داده اطلاعات را از یک فرم بازیابی می کند، اما نه خود فرم را، و یک JPEG تصویر سند را اسکن می کند.
- هنگام در نظر گرفتن قابلیت های دستگاه، با dpi (نقاط در اینچ) گیج نشوید. یک اسکنر می تواند اکثر کارهای اداری را با 300 نقطه در اینچ انجام دهد.
- یک دستگاه مناسب برای کاری که کسب و کار شما انجام می دهد بخرید. اگر چندین عملکرد به طور همزمان مورد استفاده قرار می گیرند، دستگاهی با کیفیت بالاتر بخرید که بتواند از پس استفاده از آن برآید.
- به طور دورهای اسکنر خود را تمیز کنید تا از شر کثیفی یا لکههایی که در طول زمان ایجاد میشوند خلاص شوید. تمیز کردن شیشه اسکن ها را واضح و با کیفیت نگه می دارد.
- هنگام اسکن چندین برگه به طور همزمان، صفحات را به هم بزنید، این کار باعث می شود که صفحات به هم گیر نکنند و دوبار تغذیه شوند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اسکن اسناد و اینکه چگونه می تواند برای کسب و کار شما مفید باشد، با ما تماس بگیرید!