اتوماسیون اداری با اسکن مدارک

اتوماسیون اداری به ماشین آلات و نرم افزارهای کامپیوتری متنوعی اطلاق می شود که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، دستکاری و انتقال اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام وظایف اساسی به صورت دیجیتالی استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی، و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی، فعالیت های اساسی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می دهد. اتوماسیون اداری به بهینه سازی یا خودکارسازی رویه های اداری موجود کمک می کند.

ستون فقرات اتوماسیون اداری یک شبکه محلی است که به کاربران امکان انتقال داده، نامه و … را در سراسر شبکه اداری می دهد. تمامی کارکردهای اداری از جملهویرایش و تایپ، بایگانی، کپی، فکس، میکروفیلم و مدیریت سوابق، عملیات تلفن و … در این دسته قرار می گیرند.

اتوماسیون اداری چیست؟چگونه گردش کار شما را خودکار می کند؟

بهبود کارایی و بهره وری کمک می کند تا با تقاضای مشتری مطابقت داشته باشید، یک تجربه عالی برای مشتری ارائه دهید و رقابتی بمانید.

با این حال، بسیاری از شرکت ها تمایلی به استفاده از فناوری برای بهینه سازی فرآیندهای روزمره ندارند. این بی میلی اغلب ریشه در ترس از تغییر و عدم اطمینان و عدم درک مزایایی دارد که فناوری می تواند به همراه داشته باشد.

خوشبختانه، اتوماسیون اداری تا جایی تکامل یافته است که مفیدترین سیستم ها به طور یکپارچه با ابزارهای موجود ادغام می شوند.

ذخیره سازی اطلاعات: اطلاعات را در فایل ها، اسناد، تصاویر، صفحات گسترده و فرم ها ثبت می کند.
تبادل اطلاعات در زمان واقعی: به اشتراک گذاری گزارش ها بین کارمندان و مشتریان کمک می کند و تبادل ایمیل آسان را تسهیل می کند.
مدیریت داده: از مدیریت داده های بلند مدت و کوتاه مدت، از جمله مدیریت موجودی، برنامه ریزی مالی و مدیریت بازاریابی پشتیبانی می کند.

نمونه هایی از سیستم های اتوماسیون اداری چیست؟

انتشارات الکترونیک
ارتباطات الکترونیکی
همکاری الکترونیکی
پردازش تصویر و ذخیره سازی اسناد
مدیریت دفتر
طراحی آسان گردش کار اداری
سازگاری با موبایل
ادغام با سایر نرم افزارها

انواع اتوماسیون چیست؟

چهار نوع سیستم اتوماسیون صنعتی در زمینه کاربردهای صنعتی برای فرآیندهای خودکار وجود دارد: اتوماسیون ثابت، اتوماسیون قابل برنامه ریزی، اتوماسیون انعطاف پذیر و اتوماسیون یکپارچه.

دوره اتوماسیون اداری چیست؟

برنامه اتوماسیون اداری بر زمینه اتوماسیون اداری متمرکز است که شامل نرم افزارهای مختلفی است که برای انجام کارهای اداری معمولی مانند MS PowerPoint، MS word و غیره استفاده می شود… این دوره به دانشجویان کمک می کند تا نرم افزارهای مختلف مرتبط با این زمینه و اصول اتوماسیون اداری را بیاموزند.

مزایای اتوماسیون اداری با اسکن مدارک

سیستم و مجموعه با اتوماسیون اداری میتواند بسیاری از وظایف را سریع‌تر انجام دهد، نیاز به پرسنل را از بین می‌برد، فضای ذخیره‌سازی کمتری برای ذخیره داده‌ها مورد نیاز است، و در صورت تغییر در زمان‌بندی، چندین نفر می‌توانند داده‌ها را به‌طور همزمان به‌روزرسانی کنند.

خودکارسازی کارهای تکراری و دستی خطاها را کاهش می دهد، در وقت کارکنان صرفه جویی می کند و از فرسودگی شغلی جلوگیری می کند.
اتوماسیون اداری کارآمد فرآیندها را ساده می کند و نتایج کلی بهتری ایجاد می کند.
صرفه جویی در زمان همچنین به معنای صرفه جویی در هزینه است زیرا کارمندان می توانند زمان خود را به کارهای با ارزش بالاتر و سخت تر اختصاص دهند.
اتوماسیون اداری باعث می شود کارمندان از فناوری آگاه باشند، ارتباطات مشتری را ساده کرده و همکاری تیمی را تقویت می کند.
زمان بیشتری را برای کارهای چالش برانگیز آزاد می کند. کار با ارزش به رشد کارکنان کمک می کند و مهارت های بهتر را ارتقا می دهد.
زمانی که کارمندان وقت داشته باشند تا روی کارهای چالش برانگیز تمرکز کنند، کارشان با ارزش تر به نظر می رسد.
همچنین به رهبران این امکان را می دهد تا نقاط قوت کارمندان را بشناسند و به رشد موثرتری کمک کنند.
مجموعه با تمرکز بر کار با کیفیت به جای صرف تمام وقت خود برای مدیریت داده هایی که فناوری به راحتی می تواند آن ها را مدیریت کند، از مزایای مالی قابل توجهی بهره مند می شوید.
ارتباطات را ساده می کند. ارتباطات خودکار در تیم ها باعث افزایش کارایی در سراسر مجموعه می شود.
فناوری های عصر جدید مانند یادگیری ماشینی، هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی می توانند به راحتی ارتباطات داخلی شما را ساده کنند.
فرض کنید تیم شما هر روز به صدها ایمیل پاسخ می دهد. می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت ایمیل برای مدیریت آسان ارتباطات تکراری استفاده کنید، بنابراین تیم شما زمان کمتری را برای کارهای تکراری و زمان بیشتری را برای برقراری ارتباط مؤثر صرف می‌کند.
ارتباطات شفاف منجر به مدیریت بهتر محصول، بهبود همکاری تیمی و پیگیری موثرتر پیشرفت به سمت اهداف شرکت می شود.
به مدیریت داده ها کمک می کند. پاکسازی داده‌ها برای سازمان‌هایی که برای هدایت عملیات روزمره به حقایق تکیه می‌کنند، اولویت اصلی است.
پاکسازی داده ها، مجموعه داده ها را برای شناسایی خطاها یا مشکلات ارزیابی می کند.
محتوای ناقص، دارای برچسب نادرست، خراب یا تکراری می‌تواند مجموعه داده‌های شرکت را ویران کند.
ابزارهای اتوماسیون اداری به جای تکیه بر انسان ها برای شناسایی و حذف داده های مشکل ساز، می توانند وظیفه دنیوی ارزیابی دوره ای داده های ذخیره شده سازمان شما را بر عهده بگیرند.
اتوماسیون اداری به همین جا ختم نمی شود. اتوماسیون اداری علاوه بر خودکارسازی کارهای روزمره، امنیت داده ها را نیز تضمین می کند. ایمن سازی داده ها نیاز به کار دستی و هماهنگی بین بخش ها دارد.
سیستم‌های خودکار برای ذخیره و حفاظت از داده‌های ارزشمند سازمان می‌توانند به کاهش فشار بر تیم‌های فناوری اطلاعات کمک کنند و در عین حال خطر خطای انسانی را کاهش دهند.
از آنجایی که یک سیستم ذخیره سازی داده کار می کند، می توانید از آن برای ایمن نگه داشتن داده های خود و عملکرد روان سیستم ها استفاده کنید.
صرفه جویی در هزینه ها؛ راندمان را افزایش می دهد. خطاهای کمتر به معنای زمان کمتری برای شناسایی و اصلاح آنها است. کارهای وقت گیر و تکراری را می توان به راحتی در فناوری بارگیری کرد و در هزینه های قابل توجهی صرفه جویی کرد، در غیر این صورت صرف فرآیندهای دستی وقت گیر می شود.
نرم افزارها و ابزارهای اتوماسیون اداری معمولاً ارزان تر از نیروی انسانی هستند و برای درآمد شما مفید هستند. در بازه زمانی کوتاه تری کارهای بیشتری انجام می دهید و حاشیه سود خود را افزایش می دهید.

چه کسی می تواند از اتوماسیون اداری بهره مند شود؟

اتوماسیون اداری برای برخی نقش ها بهتر و بیشتر از سایرین مناسب است. بخش‌های خدمات مشتری، تولید محتوا، بازاریابی و ورود داده‌ها به راحتی می‌توانند وظایف خسته‌کننده اما حیاتی را به فناوری انتقال دهند.

1.خدمات مشتری

بخش خدمات مشتری به دلیل انتظارات مشتری برای خدمات 24 ساعته استرس بیشتری را تجربه می کند. در حالی که تعامل انسانی همیشه حیاتی خواهد بود، اتوماسیون می‌تواند بسیاری از وظایف روتین را انجام دهد و نمایندگان خدمات مشتری شما را آزاد کند تا روی درخواست‌های مهم‌تر تمرکز کنند.
فناوری‌های خودکار مانند هوش مصنوعی محاوره‌ای به پاسخگویی به سؤالات اولیه مشتری کمک می‌کنند و پشتیبانی ارزشمندی را برای تیم‌های خدمات مشتری شلوغ ارائه می‌دهند.
هوش مصنوعی محاوره‌ای الگوهای متن و گفتار را تشخیص می‌دهد، هدف را پیش‌بینی می‌کنند و با اسکریپت‌های خودکار طراحی‌شده برای انطباق با سناریوهای روزمره پاسخ می‌دهد. بسیاری از پلتفرم‌های هوش مصنوعی تعاملاتی شبیه انسان ایجاد می‌کنند تا نیازهای مشتری را در زمان واقعی برآورده کنند.
همچنین می توانید با اتوماسیون اداری در مورد نیازها و ترجیحات مشتری اطلاعات بیشتری کسب کنید. مشاهده و ثبت الگوهای خرید و جمع‌آوری بازخورد از نظرسنجی‌ها دو راهی هستند که فناوری می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را برای توسعه ابتکارات بازاریابی جدید و برنامه‌ریزی برای آینده کسب کند. حتی می توانید با استفاده از داده های مربوط به عادات خرید مشتریان، پیشنهادات به موقع ارسال کنید.

ادامه مقاله را از اینجا بخوانید.